¿Superhéroe de la multitarea o trabajador productivo?
¿Cómo afecta a tu productividad la multitarea?
¿Sufres o disfrutas siendo un profesional multitarea?
Seas nativo o inmigrante digital. Un Millennial o de la Generación X. Seguramente compartirás conmigo un hábito propio de los trabajadores del conocimiento. La multitarea.
La impaciencia, la desorganización, el afán por ser más eficiente, la tecnología, el bombardeo de comunicaciones, el entorno social y el mundo 2.0 nos empuja a desbordarnos de cargas laborales.
Responder una llamada mientras contestas un correo electrónico. Chatear con un amigo mientras lees los titulares de un post. Interactuar en las redes sociales mientras emites una factura.
Atención, memoria, concentración, organización y capacidad de ignorar distracciones son los pilares básicos, para obtener resultados extraordinarios.
¿Eres capaz de mantener la atención y concentración en dos tareas a la vez?
El concepto multitarea lo identificamos con el profesional que es capaz de realizar más de una tarea diferente al mismo tiempo.
La multitarea es una cualidad de los trabajadores del conocimiento muy demandada por las empresas de hoy. Pero relacionada con competencias, capacidades y habilidades para poder realizar varios tipos de trabajos diferentes.
En actividades mecánicas que no requieren de concentración la multitarea sí es recomendable.
Pero en actividades propias de cualquier trabajador del conocimiento puede resultar peligrosa y provocar retrasos y mediocridad en los resultados. Además de consecuencias para la salud como el estrés y la ansiedad.
Dispones de un tiempo para lograr el máximo de lo que quieres lograr. Y tu objetivo es conseguir el máximo resultado con el mínimo esfuerzo.
Nuestro cerebro no está preparado para hacer dos tareas al mismo tiempo y tendemos a cambiar de tarea cada dos minutos 😉
Entendemos la multitarea como un incremento de nuestro potencial laboral.
Nos vemos como los superhéroes de la multitarea. Cuando la multitarea y la productividad son incompatibles y no van de la mano.
¿Cómo sería el perfil de una persona productiva?
- Una persona productiva tiene definidos sus objetivos. Empieza su jornada laboral sabiendo a qué va a dedicar su día. Tiene un rumbo y unas prioridades muy marcadas.
- Una persona productiva no pasa su jornada apagando fuegos y resolviendo urgencias.
- Una persona productiva sabe cuando y como decir “NO”.
- Una persona productiva tiene un método de organización y planificación en el que basa su productividad. Y mediante el que trabaja sus objetivos.
- Una persona productiva mantiene el foco sobre sus tareas importantes, es realista con sus objetivos y termina sus tareas en el tiempo programado.
- Una persona productiva es capaz de mantener el equilibrio entre sus decisiones y acciones.
- Una persona productiva tiene unos hábitos, no se deja influenciar por su entorno y es capaz de bloquear las distracciones.
- Una persona productiva enfoca su atención y concentración en una sola tarea.
- Una persona productiva elige hacer sus tareas, decide cuándo empezar y cómo dar un pequeño primer paso.
¿Cómo definirías la multitarea?
- Hacer dos tareas de manera simultánea.
- Realizar tareas en serie.
Para realizar dos tareas de manera simultánea, las tienes que realizar de manera mecánica y que además no requieran de atención y concentración. Al menos una de ellas. Ejemplo: caminar comiendo un bocadillo.
Y además esas dos tareas que realizas de forma simultánea deberán requerir diferentes tipos de procesamiento en tu cerebro.
Puedes escuchar música mientras lees un libro de productividad. Pero si la música que escuchas tiene letra, desviará la atención de tu lectura y tu comprensión lectora se verá reducida.
Por el contrario si la música que escuchas es simplemente una melodía clásica, posiblemente te relaje y te acompañe en una lectura eficaz y de rápida comprensión.
Realizar tareas en serie como por ejemplo responder una llamada mientras contestas un correo electrónico, no es realizar tareas de forma simultánea.
Lo que estás haciendo es pasar de una tarea a otra en una sucesión muy pequeña de tiempo con la creencia de que lo estás haciendo a la vez.
Transcurre un breve espacio de tiempo que no percibes, entre una tarea y otra. Es el periodo que tu cerebro necesita para adaptarse y acomodarse a la nueva tarea.
El pasar de una tarea a otra de manera repetitiva en intervalos muy cortos de tiempo le va a suponer al final de tu jornada una pérdida importante de tiempo que afectará a tu productividad.
Un período de tiempo que está perjudicando a tus niveles y hábitos de concentración 😉
A partir de aquí, te voy a hablar de la multitarea desde el concepto de realizar tareas en serie sin tener una planificación y organización. Y bajo un perfil profesional que te defino como el superhéroe de la multitarea.
¿A qué perfil de superhéroe de la multitarea nos enfrentamos?
- Un profesional que asume todas las tareas que le surgen.
- Un profesional apagafuegos
- Un profesional que prioriza sobre las urgencias.
- Un profesional que no evita las distracciones.
- Un profesional que limita su jornada a realizar tareas repetitivas.
- Un profesional al que le cuesta terminar las tareas en el tiempo programado.
- Un profesional al que le puede su día a día y orienta su jornada a tareas que no formar parte de su planificación y estrategia. A tareas que no son sus objetivos para llegar a sus metas.
- Un profesional que se pasa el día pasando de una tarea a otra en intervalos cortos de tiempo y sin planificación.
- Un profesional que parte del tengo que hacer la tarea que tengo que acabar.
Tenemos capacidad de hacer cosas diferentes. Pero no de forma simultánea.
Podemos hacer dos cosas a la vez. Pero que no requieran de atención y concentración.
No existe un método con un nombre y apellido para acabar con la multitarea 😉
Para dejar de ser un superhéroe de la multitarea tienes que someterte a un proceso de cambio en tus rutinas diarias y comprometerte a trabajar en tu productividad personal.
Un proceso en el que van a intervenir tus hábitos, tu sistema de organización y de cómo gestiones tu tiempo y tus propios compromisos para terminar tus tareas.
Podrás apoyarte de herramientas, de técnicas de productividad y de gestión del tiempo. Pero al final se trata de que tú te sientas cómodo y que de esa mezcla en tu batidora, salga tu propio método de productividad personal. Un método que a ti te funcione.
Si te has identificado con el perfil al que nos enfrentamos de superhéroe de la multitarea.
Decirte que eso tiene unas consecuencias y unos efectos.
Superhéroe multitarea: Profesional que se pasa el día pasando de una tarea a otra sin planificación Clic para tuitearConsecuencias de ser un superhéroe de la multitarea.
Para tu salud.
- La desconcentración que supone pasar de una tarea a otra, dispersarse en diferentes actividades y desatender tareas por estar apagando fuegos. Genera fatiga.
- Está científicamente comprobado que hacer varias cosas a la vez dispara los niveles de cortisol, la hormona que nos genera estrés y reduce nuestra capacidad de concentración.
Para tu productividad.
- Te estresas, eso te agobia y esa sensación te provoca distracciones.
- Esas distracciones se convierten en errores.
- La falta de concentración y memoria te lleva a tardar más tiempo en terminar tus tareas. Lo que genera retrasos en la entrega de tus proyectos.
- Pérdida de efectividad y tiempo. Lo que conlleva ampliar innecesariamente tu jornada de trabajo.
Tener en tu cabeza dos tareas simplemente hace ruido. Y para ser efectivo tienes que estar concentrado 😉
Recuerda esta frase de Peter Drucker, “Si hay un secreto de la efectividad, es la concentración” 😉
No sé tú, pero yo soy incapaz de mantener mi concentración en dos tareas a la vez.
Tener varias carpetas con asuntos diferentes sobre mi mesa que requieran de mi atención y en el mismo momento. O varias ventanas con diferentes aplicaciones y asuntos abiertas en mi escritorio.
Y pretender gestionarlo todo a intervalos y de manera conjunta, lo único que me ocasiona es ir a trompicones, no terminar nada a su debido momento y no centrarme en lo que requiere una buena y eficaz gestión.
¿Por qué recurrimos a la multitarea si es dañino para nuestra salud y productividad?
Recuerdas a los ladrones del tiempo y sus consecuencias en formato desorganización e indisciplina.
Trabajar bajo el formato superhéroe de la multitarea es una consecuencia de esa indisciplina y desorganización 😉
Es una buena excusa para justificar la procrastinación.
Nos sentimos bien con la sensación de hacer varias cosas a la vez.
Y porque la tecnología nos invita a no evitarlo. Y nos hace sentirnos eficientes con sus distracciones.
¿Cómo evitar la multitarea?
Tienes muchas cosas que hacer pero poco tiempo para realizarlas.
Habrá ocasiones en las que te resulte inevitable mantener tu foco de atención en una única tarea y que tengas la necesidad de realizar varias tareas de forma simultánea.
Puedes realizar dos tareas de manera simultánea que requieran de habilidades diferentes. Es una buena idea pero siempre que lo realices en momentos puntuales.
Cuando camino escucho música, me relaja y curiosamente es mi gran momento de lluvia de ideas 😉
1. Organizando tu trabajo.
La organización es un hábito que te ahorra tiempo. Pero que requiere de constancia y compromiso por tu parte.
Por mucho que planificas tú día al minuto, si no trabajas con organización y sentido común, no conseguirás llegar al final de tu día con lo planificado terminado.
Organizar tu trabajo es tener organizadas tus cosas, tu agenda, tu calendario, tus archivos, tus actividades y tus proyectos. Todo ello se convierte en tareas que requieren de tu tiempo. Unas más importantes que otras.
Pero que para que tu trabajo sea eficaz deben ir sincronizadas entre ellas. Y las menos importantes facilitar la gestión de las importantes.
Aplica La Ley de Pareto. El 80% de tu éxito depende del 20% de tu esfuerzo 😉
De todas las tareas que realizas a lo largo del día ese 20% es el que más te importa. Descubre cómo enfocarte en ese 20% que produce el 80% de tus resultados.
Y es tan sencillo como llevar una lista con tus tareas importantes por orden de prioridad. Y realizar cada una de ellas cuando le corresponda.
Realizar significa empezar y terminar la tarea planificada en el tiempo programado 😉
Ventajas de aplicar la Ley de Pareto.
- Priorizas sobre lo importante.
- Mantienes el foco de atención en las tareas que te aportan el 80% de resultados.
- Te centras en lo que realmente tienes que hacer.
- Trabajas de forma inteligente y ahorras energía física y mental.
Aplicar la Ley de Pareto al principio te costará. Desarrolla tu creatividad para dedicar tu tiempo y esfuerzo a tus tareas importantes. 😉
Y no olvides para organizar tu trabajo en base a tu lista de tareas, los tres criterios básicos para priorizar.
- Confiando en tu intuición.
- Con información para tomar tu decisión.
- Con responsabilidad.
Utilizando el cuadro Eisenhower para organizar tus tareas:
IMPORTANTE/URGENTE. Tareas a realizar inmediatamente
IMPORTANTE/NO URGENTE. Tareas que aportan valor a tu proyecto y que previamente has planificado cuando realizarlas.
NO IMPORTANTE/URGENTE. Micro tareas, tareas complementarias y que puedes delegar con seguimiento.
NO IMPORTANTE/NO URGENTE. Tareas que puedes descartar o delegar y olvidar por completo. Los ya conocidos Ladrones del Tiempo.
2. Manteniendo el foco de atención en una sola tarea.
Se trata de mantener tu foco de atención en una sola tarea sin distracciones. Trabajar concentrado de manera eficiente y relajada.
¿Cómo trabajar la concentración?
Aprovecha momentos en los que te sientas más enérgico y bien contigo mismo. Porque te vas a meter de lleno en una tarea importante que has decidido realizar y sin distracciones.
Lo más básico.
- Equilibrio en tu alimentación. Cuando empieces un bloque de concentración parte estando bien alimentado, ni con hambre ni con el estómago lleno.
- Tu entorno ordenado. Fuera de tu escritorio todo aquello que te provoca distracciones. Crea un ambiente agradable. Y ten a mano todo lo que necesitas para no levantarte. Material, tu vaso de agua, bolígrafo, libreta, agenda.
Es muy importante tu actitud.
- No pretendas correr. Empieza a trabajar tu concentración poco a poco.
- Comienza con tareas simples que requieran de 10/15 minutos de concentración y según vas alcanzando tus objetivos, aumenta la complejidad de tu tarea en paralelo con tiempo que requiere de concentración. Así hasta que llegues a 60/90 minutos de periodos de concentración sin interrupciones.
- Y después de cada periodo de concentración, siempre toma un descanso. No acumules cansancio. Acumular cansancio te llevará a bajar tu rendimiento y cometer errores. Lo que provoca aumentar el tiempo de trabajo y disminuir la calidad del mismo.
Al descansar un rato consigues recuperar tus niveles de energía y estar más relajado. El descanso te va a permitir poder hacer más cosas. 😉
- Intenta motivarte con recompensas por haber terminado.
- Las preocupaciones y problemas los aplazas para otro momento.
Si eres capaz de ir al cine y ver una película concentrado y sin interrupciones, también lo eres para trabajar 90 minutos en una tarea importante. 😉
3. Planificando tus tareas.
Para avanzar en tus metas tienes que conseguir terminar las tareas o subtareas que has programado en tu día. Y lo puedes conseguir planificando por bloques de trabajo tu día.
Si has sido capaz de conseguir periodos de concentración en una hora productiva. Ahora toca ser disciplinado y planificar tus tareas diarias por tiempos y bloques de trabajo.
Un bloque de trabajo es el periodo de concentración que vas a asignar a una tarea 😉
Para terminar esa tarea podrás requerir un solo bloque de trabajo o varios. Eso deberás planificarlo, valorando el tiempo de que dispones, fecha de entrega y volumen de la tarea.
Valorar y conocer el tiempo de que dispones. Algo aparentemente sencillo, pero que nunca gestionamos de la manera correcta.
¿Cómo medir ese tiempo exacto que dedicas a cada tarea, proyecto y cliente?
Hace unos días mi amigo Javi Pastor, nos presentaba una herramienta en su blog.
«Toggl: descubre si un cliente es rentable o no»
He trasteado un poco con ella estos días. Y me ha resultado además de sencilla, muy útil para medir el tiempo exacto que dedico a las tareas de cada cliente y valorar la rentabilidad de un proyecto.
Es una forma de ver si pierdes tu tiempo y tu dinero. Me quedo con esta frase de Javi.
«Antes decía que estaba ocupado, ahora sé realmente si estoy ocupado o si estoy perdiendo el tiempo. Y al verlo reflejado te duele y mejoras para que no te duela verlo» 😉
Sabes el tiempo que vas a dedicar a una tarea. Y el tiempo del que dispones. Perder el tiempo te duele y quieres mejorar para no perder ese tiempo tan valioso.
Tu tiempo es tuyo y tu decides como administrarlo. Va muy ligado a tu productividad y a tus hábitos en su gestión. Ya te hablé de ello en el post de ¿Qué significado le das a optimizar el tiempo?
¿Cómo planificar y organizar ese tiempo para no desviar tu atención a actividades que no toca realizar?
Te voy a citar dos métodos muy similares. Uno derivado del otro.
TimeBoxing o la caja del tiempo.
Se trata de acotar el tiempo que dedicas a una tarea para no invertir en ella más del necesario.
Si partes de que tienes toda la mañana para gestionar tu bandeja de correo electrónico. Emplearás aunque no sea necesario. Toda la mañana en gestionar tu bandeja de correo electrónico.
Si partes de que tienes toda la tarde para investigar y recopilar información sobre una temática para escribir un artículo. Dedicarás toda la tarde a buscar y recopilar esa información para tu artículo.
Es un método apropiado para tareas recurrentes, que tienes que realizar si o si porque forman parte de tu día a día. Tareas que si no las organizas, se convierten en ladrones de tu tiempo.
Es una forma de no saturarte en recopilar información para trabajos creativos y de no matar tu tiempo en objetivos poco precisos.
El objetivo es acotar el tiempo de dedicación a esas tareas rutinarias o con objetivos poco precisos 😉
Dedicas una porción de tiempo a esa tarea y finalizado te olvidas de ella hasta el momento que hayas decidido y programado trabajar sobre ella de nuevo.
Planificas un tiempo de dedicación al día o a la semana para ese tipo de tareas. Y las realizas de una sentada, de manera organizada y sucesiva.
Aprovechando tus momentos o periodos de baja concentración y menos energía 😉
Yo por ejemplo, empleo esta técnica para tareas rutinarias como la gestión y organización de mi correo electrónico a la que le dedico un tiempo al día. O a leer artículos de otros blogs a lo que dedico un tiempo a la semana.
Ese tiempo lo programo y asigno en base a la disponibilidad y programación de mi calendario diario y semanal.
En el caso de las tareas rutinarias diarias lo planifico el día anterior. Y en las semanales los viernes 😉
Es fundamental saber cuánto tiempo tienes y cuánto tiempo quieres dedicar a esa tarea en base a tus prioridades. Ajusta tu caja de tareas a tus necesidades.
Reserva en tu planificación diaria, semanal y mensual un tiempo para este tipo de tareas y distribuye ese tiempo enfocándote en tus prioridades.
Con esta técnica tendrás más claridad de en qué tareas poco relevantes se va tu tiempo. Y poder tomar medidas para que no se conviertan en ladrones de tu tiempo 😉
La técnica Pomodoro.
Es una técnica muy útil de aplicar cuando te encuentras ante un cuello de botella de tareas sin terminar. Y entregables a punto de vencer. O cuando necesitas mejorar tu productividad. Y vencer la procrastinación.
El objetivo para mí de esta técnica es ayudarte con las pausas frecuentes a recuperar tu nivel de energía y mejorar tu capacidad de concentración 😉
Un Pomodoro es una fracción de tiempo indivisible con un objetivo cumplir una tarea o subtarea.
Tiene una duración aproximada de 25 minutos y entre cada pomodoro descansas 3/5 minutos.
Se trata de trabajar por bloques de cuatro Pomodoros y entre cada bloque descansar 15/20 minutos.
Es una técnica que yo aplico y me funciona para proyectos largos o tareas aburridas y muy monótonas. Y me sirve para organizar los bloques de trabajo por horas, que he programado a cada cliente en la planificación de mi agenda.
En una forma de asignar a cada cliente y proyecto un tiempo limitado de mi día. Y me facilita el dividir en subtareas las tareas del día que debo ejecutar para un mismo cliente.
Resulta muy cómoda si te tienes que enfocar en un solo proyecto, durante un periodo largo de tiempo, para no desviar tu concentración y atención de este 😉
A parte la soltura que adquieres, una vez que conviertes en un hábito esta forma de trabajar, te da más visibilidad a la hora de planificar el tiempo que te va a llevar terminar un proyecto.
Esta técnica es otra forma más de trabajar tu concentración sin interrupciones y por bloques de trabajo en la misma tarea. En mi caso por clientes 😉
Metodologías, técnicas de productividad y gestión del tiempo hay muchas.
Pero encontrar la adecuada para cada uno de nosotros y aplicarla no resulta sencillo.
Requiere de tiempo y de un trabajo extra de investigación, probar y aplicar lo que mejor funcione a tu propia productividad.
Puedes decidirte por una y comprometerte contigo mismo a trabajarla y aplicarla.
También puedes diseñar tu propia metodología de productividad, valorando qué método se sincroniza mejor con tus hábitos, rutinas y filosofía de vida profesional.
Siempre realizando tus propios ajustes 😉
No dejes nunca de aprender y leer. Hoy aprovecho para recomendarte un libro. Una reflexión de Robin Sharma a la forma en que vivimos y trabajamos. “Audaz, Productivo y Feliz”
Yo ya lo estoy terminando. Y me está encantando. Si te lo lees, cuando quieras lo comentamos. El objetivo de su autor, es que su lectura nos resulte transformadora.
Te adelanto, que todo depende de tu actitud 😉
“No dispones de días de más, ni de días sin sentido. Hoy mismo puedes tomar la decisión de aspirar a una meta más alta, de ser quien siempre has deseado ser” Robin Sharma
¿Cómo has conseguido trabajar centrado en una única tarea?
¿Te consideras un superhéroe multitarea?
¿Cómo te presentas ante una tarea. Tengo que hacerla o yo elijo hacerla?
Consigue llegar a ser como dice Robin Sharma en el vídeo de presentación de su libro. Un maestro de tu trabajo. Con energía y como lo han hecho los mejores.
“Sueña en grande, empieza pequeño, actúa ahora” Robin Sharma
Las personas productivas centran su foco de atención en lo que merece la pena, sus máximas prioridades y tienen conciencia de cómo utilizar su tiempo. Se vuelcan en la excelencia 😉
Como siempre te digo. Será un placer que me acompañes en los comentarios del blog. Encantada de tenerte, compartiendo tus experiencias con la multitarea. Seguro que algo bueno tengo que aprender de ti. 😉
Y ya sabes que por las redes nos seguimos viendo.
Siempre #conunasonrisa
Yolanda 🙂
Muy bien trabajado, es extenso pero concreto y ordenado , se entiende bien.
Buenos días Susana:
Te agradezco la valoración. Es la primera parte de una guía algo más extensa pero de lectura sencilla, que en una semanas pondréis descargar.
Gracias por pasarte.
Te deseo una feliz semana. 🙂
Te mentiría si te dijese que he llegado hasta el final … pero quiero dejarte un chiste y un recurso que me fue muy útil para salir de la multitarea. A la noche lo termino.
Bill Gates dijo en una entrevista: «El hombre no puede hacer dos cosas a la vez: mascar chicle y ver la tele»
Me hizo tanta gracia que decidí ser hombre (jajaja)
Mido le tiempo que necesito para cada tarea, y sólo me pongo tres tareas importante al día. (mi negocio, mi plan B, mi familia). Necesito 3 a 4 horas para escribir un artículo para mi blog 😉
Por eso a las 9:30 dejo las RRSS para seguir con mis tareas programadas.
Te dejo Yolanda … Un abrazo!
Buenos días Ana:
Ya advertí que era un poco largo el post. Se agradece tu sinceridad. Y lo valoraré a la hora de escribir, no extenderme mucho y facilitar la lectura. Que el tiempo es oro. 😉
Gracias por ese toque de humor, que nunca viene mal.Y por pasarte a compartir tu planificación.
Un abrazo!
Yolanda!! Qué estupendo regalo nos traes hoy!!
Los lunes siempre me asomo a tu Blog porque sé que puedo encontrar respuestas a mis actividades diarias que de repente se amontonan y se me complica atenderlas y allí me vuelvo multitarea y menos eficiente..
Estas recomendaciones quiero analizarlas bien y leérmelas más de una vez, Creo que uno de mis problemas a veces es no saber de decir que no y atender nuevas tareas sin haber culminado las pendientes.
Las frases motivadoras que incluyes me encantan.. das dinamismo y energía positiva al leerlas..
La técnica Pomodoro la has explicado estupendamente. 25 minutos concentrada y descansar 5, ok.. anotado.
Qué súper aprender de buenas expertas..
Gracias amiga por esos súper consejos. Me encantará conocerte el viernes!!
Feliz semana 😀
Muy buenas amiga Hilaida:
Qué alegría me dan tus palabras y leer tus comentarios.
Estás siempre ahí, regalándome tu apoyo incondicional, día tras día.
Ya sabes que me encantan las frases motivadoras y si al compartirlas genero energía positiva, feliz de hacerlo.
Me alegro mucho, que los consejos que comparto en este blog te resulten de utilidad. Y me animas a seguir trabajando para seguir aportando.
Con muchas ganas de que llegue el viernes y por fin conocernos y compartir un café.
Un fuerte abrazo!
Si es que ya lo decía el refranero español, que es sabio: «Quién mucho abarca, poco aprieta».
Por último, y a modo de anécdota, aunque seguramente ya la conocerás, decirte que Pomodoro significa tomate en italiano y que esta técnica está inspirada en los típicos relojes de cocina con forma de tomate que se usan para controlar el tiempo de cocinado de los alimentos. Me encanta la cocina y siempre me resultó curioso como a alguien debió encendérsele la bombilla pensando en productividad mientras cocinaba.
Un saludo y gracias por tus contenidos.
Buenos días Javier,
Lo primero darte las gracias por pasarte a comentar.
Ya conocía el significado de Pomodoro. Y te confieso que yo dispongo de uno de esos relojes y no precisamente está en la cocina. Lo tengo junto a mi pantalla y me acompaña cada día en mis tareas.
Un saludo!
Yo era un enganchado a la multitarea cuando estaba en la Universidad. Era capaz de estar jugando a la consola, estudiando, viendo un programa de televisión y hablando por el Messenger (suena prehistórico) a la vez.
Cuando comencé a trabajar como freelance pensé que sería una habilidad útil. No podía estar más equivocado. En cuanto mandé a la mie*** la multitarea, me apliqué la técnica Pomodoro y empecé a hacer tracking del tiempo todo cambió. Pasé de trabajar 10-12 horas diarias a echar 6-8, sin exagerar.
En definitiva: decidle adiós a la multitarea, seguid este primer capítulo de la guía de Yolanda y empezad a aprovechar el tiempo.
Un abrazo
PD: ¡gracias por el enlace! Y no hace falta que pidas permiso, utiiza mis posts para lo que se te ocurra 😀
Hola Javi,
Qué alegría me da tenerte por aquí comentando tu época universitaria.
Y más aún, que te hayas despedido de la multitarea.
Gracias por compartir con nosotros tus técnicas de productividad y planificación.
De nada por el enlace. Y gracias de nuevo, por permitirme compartir el post.
Y seguiré pidiendo permiso, así tengo otra razón para contactar más contigo.
Un abrazo enorme crack!
Me lo he leído todo y muy concentrado y me doy cuenta de lo bien que me sé la teoría pero que aún fallo mucho en la práctica (me cuesta identificar el 20% de pareto)
También uso toggl y preparó mi día con anticipación pero es cierto que rara vez consigo acabar las tareas que me propongo.
Hoy sin ir más lejos he ocupado 4 horas en preparar una carta de ventas que aún no he finalizado. Me ha comido 4 veces más el tiempo que había pensado dedicarle, e incluso no lo he acabado. Es un claro ejemplo de no saber medir el tiempo que llevan algunas tareas, siendo excesivamente optimista o poco realista más bien en la distribución del tiempo.
Me leeré el libro que propones y te seguiré leyendo para seguir creciendo.
Un abrazo!
Buenos días Alvaro,
Qué alegría tenerte por aquí y leerte.
Qué fácil resulta la teoría y qué complicado lo hacemos para llevarlo a la práctica. Lo pienso muchas veces, al escribir.
Lo de terminar las tareas que te propones, no solo es cuestión de planificación. Muchas veces los imprevistos y distracciones ponen su granito de arena, para que no lo consigamos.
Por eso es fundamental ser generosos con nuestro tiempo y el que asignamos a cada tarea. Es uno de mis trucos, para poder terminar lo que he planificado para mi día.
También hay veces, que nos enfocamos en realizar tareas, que quizás podríamos delegar y esas cuatro horas, que en tu caso has empleado en realizar una carta de ventas, aún sin terminar, emplearlas en otras actividades más dentro de ese 20% que generan el 80% de resultados.
Si te lees el libro, lo comentamos. Es muy sencillo y yo voy a empezar con un hábito que propone, que me apetece mucho.
Un abrazo!
gracias Yolanda por tu post, quiero comentarte que en enero 2016 tengo programado iniciar mi carrera como secretaria virtual, y te he tomado como un modelo a seguir, me gusta leer tus posts porque se han convertido en catedras por la experiencia que transmites. Gracias y bendiciones por compartir tus tips, experiencias y comocimientos.
Buenos días Celina:
Me alegro mucho de poder contar con una compañera más dentro de este mundillo. En lo que puedas necesitar, ya sabes donde me tienes.
Te agradezco tus palabras y que te hayas pasado por el blog a dejar tu comentario.
Y desearte muchos éxitos con tu proyecto.
Un fuerte abrazo!
Hola!
Soy nueva en tu blog y me encanta!
Pensaba dedicarme a secretaria virtual pero nose como empezar. Soy recibida de Lic. en Administración. Tengo poca experiencia laboral, siento que me falta mucho.
Como puedo hacerlo? Que se requiere saber?
Realmente estoy perdida. Se que en otros países hay para estudiar, pero aca en Argentina no encontré buenos lugares.
Hola Tamara:
Bienvenida al blog. Espero que los recursos de los que hablo te puedan ayudar a enfocar tu profesión.
Tienes varias entradas en el blog donde te presento la figura de La Secretaria Virtual. Como resultado de mi experiencia y en primera persona. Si tienes tiempo, estaría encantada de que los leyeras y si te apetece compartas tus impresiones en los comentarios.
Un consejo, emprender no es dejar de aprender. Todo lo contrario. Tienes una habilidades y si has pensado dedicarte a esta profesión, es porque eres conocedora de ellas. Potencia esas habilidades y conviértelas en una solución en forma de servicio. Cuando tengas claras y desarrolladas esas habilidades y servicios, sigue aprendiendo y conviértete en la mejor profesional de aquéllo que te diferencia.
Te deseo muchos éxitos en el camino que desees tomar 😉
Un fuerte abrazo!
Que tal Yolanda.
Muchas gracias por tu información tan importante para mi que apenas estoy entrando en este mundo de emprendedores.
Te cuento que siempre pensé que tenía bien organizado mi tiempo, pero con lo que comentas, no es así. No me alcanza el día para terminar mis proyectos.
No se diga en la concentración. El estrés me provoca estar presionado y querer terminar todo en un plumazo y como bien dices, genero más estrés y menos productividad como resultado.
Tomaré en cuenta tus consejos y los aplicaré en mi diario vivir.
Muchas gracias por tus atenciones y estoy a tus órdenes.
Un saludo desde Cancún, México.
Buenas tardes Alejandro:
Gracias por pasarte y dejar tu comentario.
Espero que estos consejos te ayuden con tu planificación y esos niveles de concentración vayan en aumento.
Como te indico en el post, quizás te venga bien empezar poco a poco. Y según vayas descargando tareas pequeñas verás como el estrés disminuye.
Cualquier cosa que necesites, ya sabes donde estoy.
Un abrazo!
Yolanda, que gran post has hecho y veo que es solo la primera parte.
Te confieso que unos tres años atrás estaba en el club de los multitareas anónimos.
De a poco fui aprendiendo a ser más productivo y organizarme mejor. Siempre entendiendo que el tiempo de planificación es muy importante para todo lo que viene después.
Como bien mencionabas identificar el 20% que me produzcan el 80% de los resultados.
Dividir las tareas tediosas en mini-tareas y hacerlas utilizando la técnica Pomodoro.
Todo eso hace que lleguemos a medir los tiempos para saber donde estamos parados.
Aunque debo confesarte que es muy difícil implementar todo esto, el ser humano tiende a procastinar y muchas veces nos queda comodo perderse entre muchas cosas.
Por eso siempre afirmo que para cualquier proyecto que tenga una buena planificación y sea impulsada por una misión que te mueva es algo que nadie puede parar.
Espero con ansias la segunda parte que seguro hay mucho más jugo para sacar.
Un abrazo.
Buenos días Lihuel:
Me encanta tu comentario. 😉
Es la perfecta introducción a la segunda parte de esta Mini-Guía y que ya estoy preparando.
Ya te adelanto que va con un regalo para descargar 😉
Has tocado varios puntos clave para evitar la multitarea:
– Aprender a ser más productivos y a organizarse. Hábitos
– Identificar ese 20% que nos produce el 80% de resultados. Objetivos claros, reales y alcanzables.
– Medir los tiempos. Planificación y Programación.
Lo que me demuestra que has trabajado bastante en tu productividad y que lo tienes muy claro y controlado.
Muchas veces tendemos a procrastinar por pereza y comodidad. Y lo justificamos con la desorganización.
Tendemos a procrastinar por la necesidad de liberarnos temporalmente del estrés y de la presión.
Muchas veces no somos capaces de enfrentarnos a nuestras propias exigencias, al miedo al fracaso y a la imperfección.
Con un poco más de tiempo y trabajando sin presión, pienso que se evitaría bastante esa tendencia a la procrastinación.
Y para ello es fundamental conocernos, ser durante unos días espectadores de nuestra productividad, llevar un diario de lo que hacemos y con esa información diseñar el mapa que nos conduzca a mejorar nuestra productividad.
Te he dado varias claves de la segunda parte de la guía. Ya lo comentaremos.
Te agradezco tus comentarios y que nos hayas regalado un pedacito de tiempo, compartiéndolos con nosotros.
Gracias por pasarte.
Un abrazo 🙂
Hola Yolanda,
Me ha gustado mucho este post.
La verdad es que aunque me planifico las actividades que voy a hacer cada día… 2 ó 3 .. muchas veces me pasa que «de la nada» surge una tarea urgente imprescindible y super importante….y cuando preguntas para cuando se debe entregar, la respuesta no es «ayer» porque no sería lógico, pero casi es la respuesta que me darían. Es algo que me molesta pero son tareas que debo hacer. Así que con un poco de suerte, solo acabo 1 de las actividades que tenía planeada en mi día.
La técnica pomodoro no la conocía, pero me parece una buena forma, como dices, para realizar las tareas monótonas.
Muchas gracias por compartir tus letras, te seguiré leyendo!
Un saludo!
Gabriela.
Buenos días Gabriela:
Lo que comentas de las urgencias imprescindibles y super importantes para «ayer» a mí, me da también mucha rabia.
Pero he aprendido a respetar mi tiempo y mi productividad. Y a decir «NO». Aunque por supuesto no de forma radical, siempre hay excepciones. 😉
Las urgencias, derivadas de una mala gestión de tareas y circunstancias por parte de terceros. No son nuestras urgencias. Trabajamos con una planificación y programación. Que sea respetada por parte de terceros, es una prioridad y un hábito, que debemos inculcar a todo nuestro entorno profesional y personal.
Yo me planifico por bloques de trabajo y la verdad que la «Técnica Pomodoro» aunque no la sigo al dedillo, porque ya he implementado en mi forma de trabajar, mi propia técnica de productividad. Considero que cuando te encuentras ante un cuello de botella, para arrancar y desatascar, es una buena fórmula. Así como para gestionar de manera organizada tus tareas rutinarias.
Te agradezco que te hayas pasado y compartido tu experiencia en tu comentario.
Un fuerte abrazo y espero verte más veces por el blog. 🙂