¿Cómo te presentas ante un potencial cliente?

¿Qué textos acompañan a tus propuestas y presupuestos?

¿Tienes una carta de presentación?

Quieres ofrecer tus servicios profesionales y adjuntar información adicional sobre ellos. Sea antes o después de contactar con tu cliente vas a tener que presentar tu propuesta. Y acompañarla si quieres darle un toque de profesionalidad de una carta comercial.

¿Cómo debe ser esa Carta Comercial de presentación?

¿Qué aspectos debe reflejar?

¿Son importantes la redacción, ortografía y diseño?

La Carta Comercial se ha utilizado siempre para enviar por correo postal asuntos de carácter comercial. Hoy en desuso, se hace a través del email. Lo que nos obliga a adaptar su estructura a este canal de comunicación.

¿Qué es una Carta Comercial?

Una Carta Comercial es un documento formal que te sirve para comunicarte por escrito con tus clientes, proveedores, colaboradores y público en general.

Su objetivo es facilitar o solicitar información de productos o servicios. O simplemente ser un requerimiento a una acción u omisión.

Nos vamos a centrar en utilizarla como portadora de tu marca en la presentación de tu propuesta comercial a través del correo electrónico.

Si eres directo y natural en tu carta comercial te prestarán atención Clic para tuitear

¿Cuál es el objetivo de tu Carta Comercial?

• Despertar el interés de tu receptor
• Acompañar una propuesta o presentación de tus servicios

Vas a tener que explicar con un lenguaje formal y respetuoso, de manera clara y sencilla, tus servicios y la forma en que pueden contactar contigo. Es una Carta Comercial, no personal.

Pero no estás haciendo un requerimiento a algo, sino realizando una oferta. Nada de tono protocolar, más bien afectuoso pero sin abusar de la confianza y con respeto.

Trata a tu destinatario con cortesía y aplica unos protocolos en tu saludo y despedida 😉

A mí no me gusta pasarme y ser políticamente demasiado correcta. Un “tu” bien encajado y un “Buenos días” me parece perfecto.

¿Cómo enviar tu Carta Comercial. Vía email o impresa en un adjunto?

Los adjuntos tienen un gran peligro.

• No ser abiertos por su receptor por la falta de tiempo e interés.
• Que el aspecto de tu carta no se muestre como el original porque el Word de tu destinatario sea diferente al tuyo.
• Y además trabajo doble para ti ya que siempre tendrás que hablar en el cuerpo de tu mensaje de la información que envías.

Yo soy práctica y si tengo un recurso para optimizar mi tiempo lo voy a utilizar.

Tengo un canal de comunicación que me facilita mi trabajo y creo que mi destinatario me va agradecer si le evito un adjunto.

Pero el correo electrónico no es lo mismo que la copia de una carta que envías como adjunto en un documento de Word. Tiene sus propias reglas de escritura y de comunicación.

Hay que atender a cómo se va a enviar y recibir esa carta.

¿Cómo sería la estructura de tu Carta Comercial impresa y como sería la de tu Carta Comercial vía email?

Una carta comercial impresa tiene que tener:

• Un encabezado donde figuren los datos del remitente, destinatario, fecha y el asunto de tu carta.
• En los datos del remitente incluye tu logotipo al lado izquierdo de tu encabezado. Alineado a la derecha el nombre de tu empresa y datos de contacto (dirección, teléfono y dirección de correo electrónico).
• La fecha completa, nada de abreviaturas y precedida del lugar geográfico. Escríbela centrada o ligeramente a la derecha.
• De tu destinatario que aparezca el nombre de la empresa, si es a quien te diriges, una empresa. Si va dirigida a un departamento concreto indícalo y no te olvides de la dirección completa.
• El asunto una breve línea del motivo de tu carta.

La parte del encabezado con el envío vía email te la evitas ya que tienes unos campos específicos para incluir esa información:

• En el campo “para”  es donde debe figurar el verdadero destinatario. El receptor y para quien escribes tu carta comercial.
• En el campo “Cc” utilízalo si también quieres informar a otras personas. Estas no están obligadas a contestar ni a realizar acción alguna.
• El asunto muy importante el detalle de tu información, si quieres que lea tu mensaje el que lo recibe.

¿Cómo debe ser el cuerpo de tu Carta Comercial vía email?

Sea impresa o vía email, el cuerpo deberá contener varias partes.

Comienza con un saludo afectuoso y respetuoso. Pero sin pasarte, nada de “estimado” ni “apreciado” si optas por la vía email. Un “Buenos días Yolanda” es correcto y directo.

Continúa con una breve introducción, donde indiques el motivo de tu carta y que de paso a tu mensaje principal.

Llega el momento de lucirte. Tu mensaje principal. En el que vas a comunicar y transmitir tus objetivos. Que son despertar interés y que abran tu oferta adjunta.

Aprovecha y habla brevemente de tu oferta y de sus beneficios pero muy brevemente que hay una oferta adjunta

Cinco consejos en tu mensaje principal:

1. Ser breve, corto y al grano.
2. Ser claro y conciso.
3. Ideas ordenadas y comunica sólo las ideas principales.
4. Que sea fácil de leer.
5. Atención a la gramática, ortografía y puntuación.

El que lo envíes por correo electrónico no te exime de cumplir las reglas básicas en tu carta comercial 😉

Y ya para terminar el cierre  y tú despedida. Siempre cordial.

Recuerda que esperas una respuesta, invita a ella. “A la espera de tu respuesta, un saludo”.

No te olvides de la Firma, en el caso del envío vía email, es donde aparecerán tus datos de contacto 😉

Soy embajadora de mi marca personal y de las que incluyo mi foto, logotipo, nombre, teléfono, dirección de correo electrónico y como me gusta estar visible y que me encuentren por las redes, lo facilito.

¿Cómo debe ser el tono, la gramática, la ortografía y la puntuación?

En cuanto al tono en el post de “Tiempo y Tono de tus comunicaciones”

Ya te lo decía que no es lo mismo decir las cosas hablando que por escrito.

Y te daba seis tips para ayudarte  ¿Recuerdas el número uno?

No grites a tu receptor. Si usas MAYÚSCULAS, lo estarás haciendo.

Escribir correctamente es importante y cada día son más frecuentes los emails recibidos, sin saludos, sin una estructura coherente en el cuerpo del mensaje y con frases del tipo “Hola q tal”.

Nos comemos letras y actuamos como si del chat de un quinceañero se tratara.

Una carta comercial no es un SMS es una embajadora de tu marca personal Clic para tuitear

Que sepas que a ese quinceañero, cuando redacta un trabajo o la respuesta a la pregunta de un examen, esa costumbre se le considera como falta de ortografía y baja puntos.

Tu destinatario no va a ser diferente al profesor del quinceañero.

¿Cómo evitarlo?

Solo tienes que recordar las reglas básicas de la ortografía  y detectar ciertos errores ortográficos para no cometerlos.

Te recomiendo leer éste post sobre la ortografía y el lenguaje SMS de Saúl Sánchez.

“Haciendo esto espantas a tus clientes” 

Desde que te enseñaron esas reglas hemos avanzado.

Lo que te interesa es invitar, atraer, persuadir y motivar al destinatario de tu carta comercial a leer tu propuesta

Hoy tenemos una modalidad de escritura diseñada para eso.

¿Porqué no aplicar en tu Carta Comercial las técnicas de Copywriting?

¿Qué te impide hacer que tu mensaje sea irresistible?

Yo no la veo como una técnica exclusiva para una web/blog o para las redes sociales.

Y hay muy buenos contenidos de grandes profesionales, que te pueden ayudar a trabajar esta técnica.

Yo ya lo estoy haciendo. Y poco a poco lo voy viendo en mis resultados. Todavía me queda mucho por aprender y mejorar. Y en esa línea me mantengo.

Tengo varios referentes a los que sigo en redes sociales y estoy suscrita a sus blogs, tres ejemplos de ellos son: Javier Pastor, Maïder Tomasena y Rosa Morel.

Conseguir a través de tu Carta Comercial guiar a tu destinatario hacia tu oferta no debería resultar complicado para ti.

Pero si no tienes tiempo o no te gusta esa tarea. La puedes anotar en tu lista para cuando decidas delegar en una Secretaria Virtual el área administrativa de tu negocio 😉

Espero haber dado en el clavo. Porque mi objetivo es ayudarte a avanzar en la gestión de tu negocio.

Como ves los documentos más simples pueden también ser embajadores de tu marca. No pierdas la oportunidad de usarlos como recurso.  ¿Te lo habías planteado? 

Soy muy pesada. Pero tu opinión a mí también me ayuda a mejorar. Por lo que te invito una vez más a participar y comentar en el blog. Sabes que siempre te responderé con la mejor la las sonrisas.

Un fuerte abrazo,

Siempre #conunasonrisa

Yolanda 🙂