¿Te cuesta focalizar tu atención en tus tareas importantes?

¿Eres de los que pospones tus tareas importantes para la última hora del día?

¿Tienes tendencia a focalizar tu atención en tareas que a los 10 minutos abandonas?

¿Tienes la sensación al finalizar tu día, de no haber sacado adelante tu trabajo importante?

Ser capaz de focalizar no es sencillo. Es una habilidad, bastante compleja. No solo consiste en saber hacer una tarea, sino de estar preparado y en las mejores condiciones, para realizarla.

Si por algo destacan los grandes líderes es por su capacidad de focalizar. De saber identificar esas acciones que les hacen avanzar. Y orientar su trabajo hacia los resultados. Saber discernir lo importante de lo secundario.

No todas las tareas valen lo mismo. Nuestra prioridad si queremos ganar en competitividad, siempre debería ser focalizar nuestros esfuerzos y atención en esas tareas, acciones y áreas de nuestro negocio, que nos hacen avanzar.

Si tu objetivo es aprender a focalizar para mejorar resultados, te puede interesar conocer y aplicar unos pasos que a mí me ayudan, a focalizar mi energía, en el trabajo importante. Sigue leyendo … 😉

Uno de los grandes mitos en la gestión del tiempo es la idea de que podemos hacerlo todo.

¿La misma pieza puede focalizar su atención y energía en varios frentes a la vez?

Una de las mayores barreras que puede estar frenando tu productividad, es no darte cuenta de las cosas que están reteniendo tu atención. Seguramente, no es algo que te pongas a analizar habitualmente.

Tu rutina diaria está llena de ruido de actividades, que más que sumar, restan.

Solemos inundar nuestra planificación de trabajo con tareas rutinarias y periódicas que generan una carga regular. Tareas como la facturación o el papeleo que ni somos los más indicados para hacerlas, ni aportan valor a nuestro negocio.

En esto ….

¿Qué mejor ayuda que delegarlas en una Secretaria Virtual?

Cuando admitimos que no podemos hacerlo todo, estamos en mejor posición de tomar una decisión clara, sobre lo que vamos a hacer, liberarnos de las actividades que restan y focalizar nuestra energía en lo más importante. Dejando de lado de manera intencionada las cosas que no son prioritarias.

Para focalizar tu energía y atención, en tus tareas importantes, lo primero será identificar cuáles son esas tareas importantes y lo segundo hacerlas.

Consejos para focalizar tu energía en tus tareas importantes #productividad Clic para tuitear

Para identificar esas tareas importantes, tienes que tener claro cuáles son tus prioridades. Y saber priorizar tu trabajo.

Y para pasar a la acción, disponer de las herramientas adecuadas. Herramientas como, los rituales y las listas de tareas. Además de saber delegar eficazmente y gestionar de manera eficiente tu energía.

5 PASOS PARA FOCALIZAR TU ENERGÍA HACIA EL TRABAJO IMPORTANTE

1. SABER PRIORIZAR
2. CREAR RITUALES
3. DELEGAR EFICAZMENTE
4. ORGANIZAR TU TIEMPO
5. RENOVAR TU ENERGÍA

En esta entrada, te hablaré de los dos primeros. Saber priorizar y crear rituales. 😉

# SABER PRIORIZAR

“Las cosas comienzan a encajar con perfección absoluta, cuando estamos concentrados en lo que queremos” Paulo Coelho

Ya he hablado en este blog sobre priorizar y de cómo tomar la decisión de qué tarea realizar en cada momento. Por lo que me limitaré a darte unas pequeñas pinceladas como recordatorio e invitarte a leer “Priorizar sobre tus tareas importantes”.

No todas las actividades y tareas que forman nuestro trabajo, tienen el mismo grado de importancia. Ni las podemos otorgar a todas el mismo grado de trascendencia.

Tu primer paso, para focalizar tu energía en el trabajo importante, es saber evaluar, analizar y clasificar las tareas, para poder priorizar sobre ellas 😉

Para poder priorizar, tienes que.

• Tener identificado cuál es el trabajo importante.
• Ser consciente del valor que aportas realizando tú ese trabajo.
• No dejar colarse a ninguna tarea sin permiso.
• Además de ser realista y flexible con el tiempo que dispones y saber elegir el momento que vas a dedicar a trabajar en tu trabajo importante.

¿Tienes claro cuál es el trabajo importante que debes realizar tú, para que tu negocio o proyecto funcione?

Si lo tienes claro, prioriza sobre ese trabajo.

Si no lo tienes claro, posiblemente emplearás la misma cantidad de energía y esfuerzo en cualquier tipo de trabajo y tarea, sea del tipo que sea. Y se te estarán escapando asuntos que no deberían escaparse. Porque no estarás priorizando sobre tu trabajo importante.

Empezarás a ser más productivo, cuando tengas identificadas las áreas de tu negocio, tareas clave y acciones, que merecen mayor prioridad por tu parte 😉

Nos cuesta identificar el trabajo importante, porque no sabemos o no nos paramos a determinar la importancia y valor de ese trabajo.

Un trabajo es importante en base a sus beneficios, los problemas que resuelve y sus consecuencias 😉

¿Qué logras realizando ese trabajo?

¿Qué consecuencias conlleva el no hacerlo?

A mayor beneficios y resolución de problemas, mayor importancia.

Cuanto peores sean las consecuencias de no hacerlo, más importancia tendrá hacerlo.

¿En qué grado está alineado ese trabajo con tus objetivos a corto y largo plazo?

Cuanto más alineado esté ese trabajo con tus objetivos a corto plazo, más contribuirá a alcanzar tus objetivos a largo plazo.

¿Trabajas en tus tareas importantes y clave para tu negocio?

En esas tareas que te aportan algo importante. Con un rango superior a otras que no dejan de ser rutinarias, urgencias, interrupciones, llamadas, correos etc.

En esas acciones específicas que te llevan a cumplir metas y objetivos.

O quizás…

La rutina de trabajar en las urgencias de otros, se ha convertido para ti, en una prioridad que consideras que ese es tu trabajo.

#priorizar es una prioridad para focalizar tu energía en el trabajo importante Clic para tuitear

Necesitarás de un método, para identificar tu trabajo importante y así focalizar en él, tu atención y energía.

Un método con el que de una manera rápida, segura y sencilla, puedas identificar tus responsabilidades, reducir tus compromisos externos. Encargarte de un trabajo o delegarlo.

Cuando te llegue una petición, antes de aceptarla.

• Piensa si eres la persona adecuada para abordar ese trabajo.
• Si es el momento adecuado.
• Y si tienes toda la información, recursos y herramientas para realizarlo.

Si a alguno de estos planteamientos hay un “No”, tú no eras la persona más indicada en este momento para hacerlo.

• Delega en otra persona.
• Planifícalo para otro momento.
• Espera a tener la información, recursos o herramientas adecuadas.

Existe una línea muy fina, casi inapreciable, entre aceptar todo lo que llega y ser prudente 😉

Antes de aceptar un nuevo compromiso, evalúa todo lo que tienes sobre la mesa.

Nos encantan los resultados inmediatos. Y no existen dietas milagro ni para adelgazar, ni para reducir nuestras listas de tareas. La velocidad a la que nuestra lista de tareas pierda peso, va a ir relacionada con nuestra capacidad para priorizar, delegar y decir no.

Nos guste o no, necesitamos priorizar para poder avanzar y focalizar nuestra atención y energía en el trabajo importante. Por lo que saber priorizar es una prioridad.

#CREAR RITUALES

“El secreto del cambio está en no enfocar la energía en combatir lo viejo, sino en construir lo nuevo” Sócrates.

Uno de los trucos o secretos, de las personas que sacan adelante mucho trabajo, es que para que les consuma menos energía, lo hacen automático desarrollando rituales.

Rituales que les ayudan a focalizar su energía en el trabajo importante.

Te hoy a hablar de tres rituales que he aprendido de las personas productivas y que a mí me funcionan en mi día a día.

Empecé a trabajarlos durante un mes y terminé convirtiéndoles en hábitos que forman parte de mi rutina diaria 😉

Además de haberme acostumbrado a irme siempre a la cama a la misma hora y a caminar cada día a primera hora de la mañana una hora. Hay tres rituales, que no faltan en la organización de mi jornada. Tres rituales, que si los llevas a cabo, los verás como herramientas que no te podrán faltar en tu productividad.

3 rituales que a mí me funcionan para focalizar mi energía en el trabajo importante Clic para tuitear

1.Un plan en mi agenda de 18 minutos para gestionar mi  día de trabajo.

La manera en la que inviertes tu tiempo, es una decisión estratégica. Por lo que gestionar tu tiempo, también debes convertirlo en un ritual.

Un proceso que debes seguir siempre, pase lo que pase, para enfocar tu atención a tus prioridades del día.

Convierte en un ritual, dedicar 18 minutos de tu día a gestionar tu día de trabajo.

Tres pasos sencillos que te ayudarán:

Desarrolla tu plan de trabajo del día, antes de ponerte a trabajar y encender el ordenador, dedica 5 minutos a desarrollar tu plan del día. Con un papel, tienes suficiente, para decidir que harás en tu día para que sea productivo y eso te acerque más a cumplir tus objetivos.

Planifica en tu calendario para diferentes momentos del día, las cosas que has anotado. Lo difícil e importante, al comienzo de tu jornada.

Si no tienes huecos suficientes en tu calendario, para todo lo que has anotado. Deberás reflexionar sobre tus prioridades y reconsiderarlas.

Gestiona tu día de trabajo, hora por hora. Y dedica un minuto de cada hora, a volver a centrarte.

Al final de tu jornada de trabajo, sin distracciones y dispositivos por medio. Dedica 5 minutos a evaluar tu plan. Qué ha funcionado, en qué has estado más concentrado, cuáles han sido tus mayores distracciones. Piensa, sobre lo que te ayudaría de hoy a ser más productivo mañana. Y decide, cuál será tu tarea más importante para el día siguiente.

2. Organizar mi jornada en ciclos de 90 minutos

Convierte en un ritual, el trabajar por ciclos de 90 minutos, seguidos de pequeños descansos.

Resulta todo más fácil, cuando marcas una hora para dejar de trabajar en una tarea o proyecto.

La idea de trabajar por ciclos, tiene el objetivo, de que puedas trabajar siguiendo los ritmos naturales de tu cuerpo.

Y aunque al finalizar el ciclo no estés cansado, para igualmente a recargar energía. Porque si no lo haces, terminarás más tarde pagando las consecuencias, cuando en medio de una tarea importante, empieces a estar cansado y pierdas la concentración, desviando tu atención en distracciones.

Poder dividir tu día, en bloques de 90 minutos para trabajar más concentrado, seguidos de pequeños periodos de descanso, para renovar energía. No siempre es posible. Pero inténtalo siempre que puedas. Es una táctica, que ayuda también a no procrastinar.

Cuando no puedas trabajar por bloques, al menos reserva uno al día, para focalizar tu atención y energía en la tarea más difícil o importante.

3. Dirigir mi camino con la ayuda de mi diario laboral.

Y el tercero de los rituales que te aconsejo, para mí el más chulo y gratificante. Invertir los últimos 15 minutos de mi día, antes de apagar la luz para dormir, en dirigir mi camino con la ayuda de mi diario laboral.

Este ritual, es como tener al final del día una reunión contigo mismo. Con el fin de revisar cómo progresas en tus objetivos, qué tareas siguen quedando pendientes y qué proyecto importante podrías abordar mañana.

Un diario laboral, no lo veas como un compromiso a largo plazo. Sino más bien como una herramienta para ser más productivo. Para mejorar tu foco y focalizar más. Para controlar tus progresos y planificar. Para estar satisfecho y motivado con tu trabajo. Y una herramienta que te ayudará también a desarrollar tu paciencia.

Si te decides a trabajar con un diario laboral, empieza dándote el plazo de un mes. Trabaja solo con un objetivo pequeño a corto plazo, sobre el que escribirás en tu diario.

No escribas un testamento, con 100/125 palabras es suficiente. Y simplemente, sin preocuparte por la manera de expresarte, describe una reflexión o un acontecimiento de tu día, sobre ese pequeño objetivo que te marcaste, escribir en tu diario laboral durante un mes.

Cuando haya transcurrido ese mes, tú mismo te vas a sorprender del progreso.

Controlar tu progreso, es básico para tu motivación a seguir trabajando. E importante para tu productividad 😉

Acostúmbrate a tener tu diario laboral y un bolígrafo en tu mesilla de noche. Te servirá como recordatorio.

Ese diario, elige que sea en un formato bonito y especial. Que te motive y te inspire.

Antes de ponerte a escribir, deja tu mente en blanco unos minutos. Luego reflexiona sobre tu día y permite que tus pensamientos vayan solo hacia esos acontecimientos que hoy han sucedido, en forma de progresos, cosas buenas o reveses. Escribe sobre todo aquello que ronde tu cabeza en tu momento de reflexión.

Y ocasionalmente, cada 4-5 días lee tu diario y repasa tus progresos.

Ahora que llega el verano, quizás te interesen unos “Rituales estivales para mantener la productividad en verano” 😉

Hasta aquí, he llegado con los dos primeros pasos para focalizar tu energía en el trabajo importante.

En la siguiente entrada «Explorando cómo focalizar tu energía en el trabajo importante», continuaré con los tres siguientes, Delegar eficazmente, Organizar tu tiempo y Renovar tu energía.

Si te ha parecido interesante la información de esta entrada. Te recomiendo la lectura del libro: “Céntrate en el trabajo importante”

Es uno de los libros que forman parte de mi biblioteca de productividad. Y que además, me ha servido de fuente bibliográfica para los contenidos de este post.

“Tu tiempo es tu mejor inversión. No pierdas tiempo en focalizar tu energía en cosas poco importantes. Prioriza y crea rituales. No gastes tiempo de más” @yolandapd

Y ahora te toca a ti …

¿Qué herramientas y recursos utilizas para focalizar tu energía en el trabajo importante?

Te espero en los comentarios.

Un fuerte abrazo, siempre #conunasonrisa

Yolanda 🙂