¿Inbox a cero es sinónimo de ser más productivo?

¿Cuántos correos tienes en este momento sin procesar en tu bandeja de entrada?

¿Cómo mantener tu bandeja de correo limpia y reluciente?

¿Te gustaría optimizar el uso del email y mejorar tu productividad?

El email es un canal de comunicación y una de tus herramientas diarias de trabajo.

No es un recordatorio de lo que tienes que hacer. Ni un chat.

Es una canal de comunicación a través del cual solicitas, envías y transmites información. Además de ser una vía para dejar constancia de tus comunicaciones y hablar con varias personas a la vez.

Es una herramienta muy útil, pero puede llegar a convertirse en un problema, si ante el volumen de correos que te entran, no los gestionas de manera ágil y organizada.

Llegando a ser una de tus tareas rutinarias más pesadas y que más tiempo te roban.

El email es un canal más de comunicación con el exterior. No es un gestor de tareas, de contactos, ni un sistema de archivo de tus documentos.

¿Qué importancia y grado de urgencia tiene el correo electrónico para ti?

La respuesta que des a esta pregunta, dará sentido al objetivo que te plantees, con el uso de esta herramienta para mejorar tu productividad.

¿Inbox a cero o gestionada de manera disciplinada?

Mi actividad profesional de secretaria virtual, me somete cada día a lidiar con un importante número de correos en las diferentes bandejas de entrada que manejo, tanto de las cuentas de mis clientes, como de las mías profesionales y personales.

Correos que contienen mensajes encargándome tareas, propuestas de reuniones, solicitud de información, formularios de contacto de la web, agradecimientos, conversaciones que podrían canalizarse por otros medios, newsletters a las que estoy suscrita, notificaciones de las redes sociales o simplemente publicidad.

Durante un tiempo era de las que pensaba que manteniendo mi inbox a cero era más productiva. Lo que convirtió a esta tarea rutinaria en una de las más importantes de mi día.

Mantener mi inbox a cero, llegó a convertirse en un hábito poco productivo. Y el resultado no me llevó a ser más eficaz.

Sino a dejar en segundo plano algunas de mis tareas importantes, mis tareas claves del día y a procrastinar mi atención al trabajo de verdad.

Realmente …

¿Tienes que atender todos los correos a la vez, para llegar al objetivo Inbox a cero?

¿Todos los emails que te encuentras en tu bandeja de entrada requieren de ser atendidos a primera hora del día o de manera urgente, solo por cumplir el objetivo Inbox a cero?

Detecté que una de las principales fugas de mi tiempo era dedicar una parte importante de ese tiempo a mantener mi inbox a cero sin organización ni planificación.

Algo absurdo cuando mi trabajo invita a una lluvia constante de entrada de correos nuevos en mi bandeja 😉

Y para terminar con esa fuga en mi tiempo, empecé a trabajar de manera disciplinada e inteligente con una de las herramientas principales en mi negocio, el correo electrónico.

Inbox a cero pero con disciplina y gestionada de manera inteligente, con eficacia, optimizando mi tiempo y priorizando sobre lo importante 😉

Tracé un plan de acción, basado en dos de los principios básicos de productividad. La planificación y organización. Y dejé en segundo plano el objetivo sin definir «Inbox a cero».

Me centré en un objetivo más definido …

Clasificar de manera muy ágil mis correos, para poderlos encontrar de manera muy rápida 😉

Pero antes de clasificar, tienes que tomar la decisión de qué hacer con un correo una vez leído.

Y eso debe ser un proceso mental que realices de manera mecánica 😉

¿Elimino el correo, lo muevo a una carpeta o lo etiqueto y mantengo en la bandeja de entrada?

El objetivo de este proceso inicial es que en un corto espacio de tiempo, entre cinco y quince minutos proceses de manera muy mecánica tu bandeja de entrada 😉

Y esta es una de mis primeras rutinas del día, con el primer café de la mañana compruebo mi bandeja de entrada. Una tarea rutinaria que me lleva 10-15 minutos y que forma parte de mi sistema de organización.

Hago un escaneo rápido de mi bandeja, selecciono los mensajes importantes para mí día. Y en base a mi lista de tareas, priorizo sobre lo importante 😉

Dentro de mi planificación diaria reservo varios momentos de mi día para procesar mi bandeja de correo electrónico. Que suelen coincidir con la última hora de la mañana y la última hora de la tarde.

Una rutina básica en mi actividad de secretaria virtual, ya que mi planificación y organización, va muy asociada con la entrada de tareas a través del correo electrónico.

¿Cómo afecta a mi productividad diaria esta rutina?

• La disciplina de no gestionar el correo según va llegando me vuelve más eficaz.  Ya que no dejo de hacer una tarea programada para gestionar un correo electrónico.
• Puedo estar trabajando concentrada, en una tarea clave e importante con el correo electrónico cerrado.
• Evitar las interrupciones de las molestas notificaciones, cada vez que entra un nuevo correo en mi bandeja.
• Aplicar el principio de la inmediatez en la respuesta, cuando la urgencia o importancia del asunto lo requiere.

CÓMO Y EN QUÉ MOMENTO PROCESAR, PARA DEJAR TU INBOX A CERO.

Lo primero es tomar conciencia del nivel de saturación diario de correos electrónicos en tu bandeja de entrada. De ese nivel va a depender el cómo y cuándo procesar, para dejar tu inbox a cero.

El objetivo es tener controlado y organizado tu correo electrónico y convertir esta rutina en un hábito diario. Y que con ese hábito de manera mecánica mantengas tu inbox a cero.

El hábito de la bandeja de correo organizada 😉

El correo electrónico es una herramienta que trabaja para ti. No lo conviertas en uno de los ladrones de tu tiempo.

¿Cómo empezar a desarrollar este hábito de la bandeja de correo organizada?

Todos los mensajes tengan el formato que tengan entran en tu bandeja con la misma prioridad. Lo que les diferencia es su grado de relevancia.

Al procesar el mensaje tú eres el que vas a priorizar, valorando el remitente, la persona de la que procede el mensaje y el asunto.

Tu mayor o menor productividad en el uso de esta herramienta va a depender mucho de tu habilidad para identificar lo más rápido posible, el grado de importancia del mensaje y clasificar dónde proceda.

Este debe convertirse en un proceso mental que realices de manera mecánica 😉

Yo tengo divididos mis mensajes en 3 tipos de categorías. Clasificadas por prioridades.

• Mensajes de prioridad baja. Son aquéllos que contienen información y que puedo leer en cualquier momento. Un ejemplo son las newsletters a las que estoy suscrita.
• Mensajes de prioridad media. Son lo que yo denomino mensajes de seguimiento. Son mensajes que no interfieren en mi actividad, pero sí requieren de seguimiento por mi parte. Por ejemplo, si un tercero ha dado salida a un requerimiento mío.
• Mensajes de prioridad alta. Son aquéllos que requieren de una acción. Y por lo general que sea rápida y resolutiva. Son mi principal prioridad en mí día a día. Porque son los que contienen trabajo a realizar. Un ejemplo, la solicitud de una tarea por parte de un cliente.

Estas categorías las tengo clasificadas por carpetas en Outlook y por etiquetas en Gmail.

Algunos ejemplos de estas carpetas son: “Rápida respuesta”, “Información”, “A la espera” o “Proyectos”.

De cada una de mis carpetas raíces, derivan otras carpetas para acciones de seguimiento.

Cada uno de los mensajes que recibes por el grado de importancia, tus prioridades y tipología del mensaje va a requerir de una acción u otra. Deberás de tomar la decisión de qué hacer con ese correo.

Inicialmente puedes apoyarte y automatizar un primer barrido de mensajes, para clasificar acorde a tus prioridades. Ayudándote, de los filtros y reglas de los servicios de mensajería.

Por ejemplo, filtrar a una carpeta todos los mensajes de un mismo remitente o con un asunto concreto.

A mí me resulta muy útil, determinados mensajes de remitentes muy recurrentes, archivarlos en una carpeta a la que denomino “A procesar”, para luego ejecutar esta acción de golpe en un bloque específico de trabajo en mi día.

Pero no olvides que ese mensaje va a necesitar siempre ser procesado, si no quieres convertir tu bandeja de correo en un trastero de carpetas con mensajes pendientes de…

Si no necesitas estar informado al minuto reduce tu bandeja de correo al mínimo Clic para tuitear

¿Qué acciones puede requerir un mensaje de correo electrónico para ser procesado?

Cuatro acciones que realizadas de manera organizada y disciplinada, te ayudarán a mantener tu «Inbox a cero».

ELIMINAR

Eliminar porque no te sirva.

¿Cuántos mensajes permanecen semanas deambulando por nuestra bandeja de correo, para al final ser eliminados porque no servían?

Mensajes que deambulaban, simplemente por dejarlo para algún momento mejor, por falta de decisión de no saber qué hacer con ellos.

Si no sabes qué hacer con ellos, lo borras en ese preciso momento. Dejarán de abultar tu bandeja.

No tengas miedo a borrar 😉

ARCHIVAR

Archivar porque no requiere de acción pero contiene información que te pueda interesar.

Guardar sin orden puede convertirse en una auténtica locura. Además de las carpetas predeterminadas. Yo he creado carpetas con diferentes etiquetas para archivar todos aquéllos correos que me llegan con información para revisar o leer. Etiquetas que tengo clasificadas por temáticas.

Son correos que están a la espera. Y que una vez leídos van a la papelera. Ya que mi bandeja de correo, no es mi sistema de archivo.

RESPONDER

Responder de manera rápida a los mensajes es una de las mejores armas para mantener el objetivo inbox a cero. Y si solo requieren de una acción que te lleve menos de dos minutos, hazlo de manera inmediata según lo estás leyendo.

Suelen ser mensajes, que invitan a la conversación. Evita el pin pon de correos y si es necesario, cambia a otra vía de comunicación más eficaz.

Recuerda que cuantos más correos envíes más recibirás. 😉

Reflexiona antes si es necesario mandar ese mensaje y sobre las expectativas de su receptor de esperar una respuesta inmediata.

Habrá mensajes, que por el tipo de asunto pueden requerir de una misma respuesta. En estos casos usa plantillas específicas donde ya tengas un modelo de respuesta para el cuerpo de mi mensaje.

Y otros que requerirán de más tiempo que dos minutos en su respuesta. Lo que les convertirá en una tarea a anotar y planificar en la lista que corresponda.

ANOTAR

Anotar lo que implica una tarea asociada.

Un mensaje puede llevar asociado la ejecución de una tarea. Una vez anotada esa tarea, en mi lista correspondiente, elimino ese mensaje y anoto en mi calendario el recordatorio correspondiente.

Ejemplo, la solicitud de un cliente del envío de una factura en un día concreto.

Mi bandeja de entrada no es un recordatorio de mis tareas 😉

Un mensaje de correo que requiera una respuesta y que de por si esa respuesta, se convierta en tarea, si esa respuesta necesitas más de dos minutos, no será inmediata.

Por lo que planificaré y programaré en mi agenda a esa tarea, un bloque específico de mi tiempo.

E incluso puede pasar que para dar respuesta requiera de múltiples tareas. Ejemplo, una consulta que necesita de una labor de investigación por mi parte para dar la respuesta.

Pasa a mi lista de proyectos. 😉

Este tipo de mensajes no suelo eliminarlos una vez respondidos, ya que por lo general suelen invitar a un seguimiento. Los paso a mi carpeta de prioridades medias y de seguimientos.

Son de los pocos que suelo mantener archivados durante un largo periodo de tiempo.

Un truco si tienes demasiados mensajes en tu bandeja y no te da tiempo a procesarlos. Crea una carpeta con la etiqueta «A REVISAR» y los mueves ahí. Planifica una tarea para procesar única y exclusivamente esa carpeta y luego la eliminas.

De esta manera, la sensación al abrir tu correo será de «Inbox a cero» y de organización 😉

Pero además de crear el  hábito de mantener tu bandeja de correo organizada, tendrás que planificar en qué momento de tu día realizar esta rutina de escanear y procesar tu bandeja de correo electrónico.

Cuando trabajo con mis clientes la planificación semanal de sus tareas. Esta es una de las tareas que denominamos rutinarias.

Y a la que reservamos bloques de trabajo de poca intensidad, aprovechando los tramos de menos energía de su curva de productividad.

¿Este tipo de tareas rutinarias las deberías hacer tú personalmente o las podrías delegar en una Secretaria Virtual?

Una de mis funciones más rutinarias como secretaria virtual es precisamente, mantener al día organizadas y procesadas las bandejas de correo electrónico, de los profesionales con los que colaboro.

Y que el resultado sea «Inbox a cero» de manera disciplinada.

Por tiempo y costes, resulta más rentable que este tipo de tareas que no forman parte de tu actividad principal las delegues en una secretaria virtual.

Y tú una vez que las has derivado, solo tienes que preocuparte de su seguimiento mediante revisiones periódicas, en las reuniones con tu secretaria virtual.

Recuerda que delegar no te exime de tu responsabilidad. Preocúpate de realizar revisiones periódicas de las tareas delegadas con tu secretaria virtual 😉

Si vas a delegar este tipo de tarea en una secretaria virtual no caigas en trampas como …

• Que el email sea más, que un canal de comunicación. No lo utilices como un gestor para controlar las tareas delegadas en tu secretaria virtual.
• Que en la cuenta de correo delegada a tu secretaria virtual, no convivan asuntos personales y correos basura con los asuntos de tu prioridad delegados.
• Separa y etiqueta lo que vas a gestionar tú, de lo que va a gestionar en tu bandeja de entrada, tu secretaria virtual.
• Y ante una urgencia, no uses este canal, la vía telefónica es mucha más rápida.

Para mí inbox a cero es no dedicar un minuto más de lo necesario a la gestión de mi email Clic para tuitear

Estos son algunos de los tips que me han ayudado a ser más productiva en el uso de esta herramienta.

1.- Como canal de comunicación, valoro mucho el tiempo en mis respuestas. 24/48 horas es el tiempo que estimo apropiado de respuesta. Todo aquello que dejes sin responder más de un mes, habrá perdido valor para su remitente. Por lo que no será tan grave si lo borras hoy.

2.- Por lo general la mayoría de los mensajes no requieren de respuesta inmediata. Planifico las reuniones con mi bandeja de entrada. 2/3 al día y en tramos muy específicos. Tengo horas fijas en mi agenda para revisar, procesar y leer mis correos.

3.- He perdido el miedo a borrar. Si por el camino se elimina algo importante. Mi papelera, me conserva esos mensajes unos días, siempre lo podré recuperar.

4.- Cuando estoy ausente por un largo periodo de tiempo, por ejemplo de vacaciones, automatizo un mensaje de respuesta con una información muy concreta y detallada del periodo que estaré ausente.

Y es cuando aprovecho para usar filtros y reglas para los mensajes que entran en ese periodo, queden directamente archivados en la carpeta “En vacaciones”.

5.- Utilizo carpetas comodín para archivar temporalmente mis mensajes hasta que decido procesarlos.

6.- Un email bien escrito evita un pin pon de correos a su alrededor. Cuido mucho el tono y redacción en mis comunicaciones a través de esta herramienta. En este post “Tiempo y Tono de tus comunicaciones” tienes 6 tips que te pueden ayudar en este sentido.

7.- Estar permanentemente conectada al correo electrónico no me ayuda a ser más productiva. Solo está abierto cuando estoy trabajando con la herramienta.

Las notificaciones de correos entrantes, por lo general siempre las tengo desactivadas. De esta manera no interrumpen mi concentración.

8.- Me apoyo de plantillas para responder determinados tipos de mensajes. Como son los de seguimiento, los de envío de presupuestos o información sobre mis servicios, determinados mensajes de agradecimiento y de presentación como profesional de mi sector.

Para determinados tipos de mensajes que suelo enviar de manera cotidiana, no partir de cero, me ahorra mucho tu tiempo 😉

9.- Tengo configurada mi firma o la de las cuentas que manejo de mis clientes, para que se inserte de manera automática al final de cada mensaje.

10.- Reviso cada mensaje solo una vez. Y una vez leído, clasifico, elimino lo que no me sirve, archivo lo que necesito y respondo lo importante. De esta manera dejo mi inbox a cero, ahorro tiempo y mejoro mi productividad.

La revisión y organización de mi bandeja de correo es uno de mis hábitos diarios. Soy muy consciente que el buen uso de esta herramienta me ayuda a optimizar mi tiempo y a mejorar mi productividad.

Hace unos días, María una de mis suscriptoras me escribía en privado y me comentaba. 😉

Yolanda, hace poco tiempo que te sigo y la verdad es que me estás haciendo mi trabajo más llevadero.

Siempre he asistido a empresarios y soy una mujer entusiasta con mi trabajo; pero… ¿y que siempre haya un pero?  jajaja … en esta última etapa de mi vida me estoy enfrentando a la persona mas complicada que he conocido.

Necesito ideas para controlar su correo electrónico; el problema es poder solventar su capacidad de enviar/ recibir/ y no borrar nunca ningún correo.

Su inseguridad a «perder el control» a perder información, a no estar completamente a la última de todo y de todos, convierte su correo en un saco sin fondo que he de ayudarle a limpiar.

Ya he intentado usar categorías, colores, prioridades, reservar un rato todos los días en su agenda, bloquear días enteros para limpiar correos, pero no veo la forma.

¿Puedes darme alguna idea o recomendarme algún artículo sobre este tema?

María no es una excepción y todos en algún momento nos hemos visto con nuestra bandeja de correo como un saco sin fondo.

¿Has sufrido en primera persona esa misma sensación? ¿Qué consejos le darías a María?

Como siempre te digo, estás invitado a pasarte por los comentarios del blog y compartir tu experiencia y trucos para dejar al final de tu jornada tu inbox a cero.

Y además, si crees que puede ser interesante y que podemos ayudar a otras personas con el contenido de este artículo, a mejorar su productividad, con el uso de esta herramienta. Ya sabes, un poco de #generosidadSocial y ayúdame compartiéndolo por las Redes Sociales. 😉

Quizás ha llegado el momento de plantearse el «Reto Inbox a Cero» y luchar contra la sobrecarga de correos. Si quieres que trabajemos juntos en este objetivo, ponte las pilas y llámame o escríbeme 😉

Un fuerte abrazo siempre #conunasonrisa

Yolanda 🙂