¿Quién es la persona más adecuada para realizar las tareas administrativas de tu negocio?

¿Eres un emprendedor con un pequeño negocio y aún no has externalizado tus tareas administrativas?

¿Has decidido rentabilizar tu tiempo y externalizar  tus tareas administrativas, pero no sabes por dónde empezar?

Piensa en tu trabajo rutinario y realiza un inventario de las actividades administrativas y tareas rutinarias que realizas día tras día. De toda la burocracia que conlleva tu negocio y que te roba tiempo.

Verás que algunas de estas actividades y tareas rutinarias, aunque sean de carácter auxiliar y no estratégico, forman parte de la operativa de tu negocio, lo que las convierte en esenciales. Pero no necesariamente, las tienes que realizar tú.

Seguramente que la mayoría de esas tareas formen parte del área administrativa de tu negocio.

Te darás cuenta que has creado alrededor de estas actividades y tareas un procedimiento rutinario del tipo, “no sé para qué, pero siempre lo he hecho así”.

Y que has asumido al realizar tú esas tareas, unas funciones que no son las que te corresponden para gestionar y dirigir de manera efectiva tu negocio.

No te gusta y te aburre trabajar en este tipo de tareas. Te fastidia tener que realizarlas, porque ocupan tu tiempo y consumen tu energía.

Son una trampa para tu actividad principal, ya que terminan eliminando a las tareas y actividades no rutinarias y extinguiendo tu parte más creativa.

¿Qué hacer ante esta situación?

Existen infinidad de herramientas para automatizar este tipo de tareas y que te lleven a dónde quieres ir, a optimizar y gestionar de manera efectiva tu tiempo.

Pero, realmente …

¿Sabes a dónde ir? 😉

La informática y las nuevas tecnologías están cambiando el trabajo humano y las formas de trabajar. Y muchos empleos que antes eran rutinarios hoy la capacidad informática los ha transformado.

Surge la externalización  de servicios y procedimientos, en empresas de servicios y en profesionales freelance. 😉

Hasta hace poco la externalización era considerada como el medio más adecuado para reducir costes de personal e infraestructura.

Pero se ha demostrado que se externaliza, para mejorar en competitividad y ganar eficacia en aquéllos procesos, en los que internamente no se tiene capacidad para gestionarlos de manera óptima.

Un primer paso para ganar en competitividad es externalizar tus tareas administrativas Clic para tuitear

Cuando nos hablan de externalizar tareas administrativas, procesos básicos para el funcionamiento de nuestro negocio, lo primero que pensamos es que esta forma de trabajar no es para un freelance como yo.

Que la externalización es una práctica más habitual de las grandes empresas y un medio para ampliar horizontes, ahorrando parte del personal y en edificios corporativos.

Pero tú también puedes crecer profesionalmente, ampliando horizontes 😉

Y externalizar tareas administrativas, es un recurso muy útil también para ti, si has decidido liberarte de las tareas rutinarias y enfocar tus esfuerzos, en actividades esenciales y no rutinarias, que te permitan mejorar en competitividad y conseguir resultados tangibles.

Gran parte de esas tareas rutinarias, la forman las tareas administrativas.

Externalizar tareas administrativas, es un buen primer paso para ganar en competitividad.

VENTAJAS DE EXTERNALIZAR TAREAS ADMINISTRATIVAS

Externalizar servicios, no es otra cosa que delegar en un proveedor externo, bien empresa de servicios o profesional independiente, funciones o actividades internas de tu empresa.

Una práctica cada vez más frecuente entre las pymes y profesionales españoles 😉

Funciones o actividades financieras, contables, de marketing o administrativas son cada vez más demandadas. Y se subcontratan baja la fórmula de la externalización.

Tu tiempo es tu mayor recurso y tus clientes, uno de los pilares sobre el que se sostiene tu negocio. Y estos necesitan de una atención constante y de calidad.

¿Por qué no externalizar aquéllas funciones que no requieren de tu figura, como es el caso de las tareas administrativas y delegar en una profesional especializado en su gestión?

Externalizar tareas administrativas, es una decisión estratégica. Localiza las ventajas que supone este tipo de externalización para tu negocio.

Te voy a ayudar, enumerándote algunas de las que considero más importantes.

#1.- COSTES

Para un emprendedor freelance o un profesional independiente, que acaba de arrancar con su negocio. Incorporar empleados para realizar tareas específicas en términos económicos, suele resultar bastante inviable.

Una ventaja de externalizar tareas administrativas es que no asumes costes fijos de personal interno.

El coste de un servicio de externalización, debería ser variable y en función de tus ciclos de trabajo y producción.

#2.- CALIDAD Y ESPECIALIZACIÓN DE LA GESTIÓN

Tú no puedes especializarte en todas las áreas de tu negocio. Ni estar informado de todos los cambios y normativas de cada uno de los sectores que las componen. Lo que conlleva no poder llevar a cabo todos los procesos de tu negocio con la misma calidad.

Al externalizar tareas administrativas en un profesional especializado…

No solo cuentas con su experiencia, conocimientos y recursos.

Cuentas además con una mayor calidad en su gestión que si lo hicieras tú de manera interna.

Ya que está profesionalizado en ese tipo de tareas. Y actualiza de manera continua, sus conocimientos en las distintas materias que conlleva su trabajo.

Lo que le permite, realizar mejor sus funciones que tú. Que no estás especializado en esta materia.

Y conseguir tiempos de respuesta más rápidos en este proceso de tu negocio.

#3.- CONCENTRACION EN TU CORE BUSINESS

Tu actividad principal es la razón de tu negocio.

En un entorno tan competitivo como es el actual. No puedes dejar de buscar, elementos diferenciadores de tu competencia. Ni perder el foco en desarrollar las áreas que son el núcleo de tu negocio.

Lo que conlleva destinar todos tus esfuerzos en incrementar tu competitividad.

Si diriges tus esfuerzos en mantener a flote áreas auxiliares y poco estratégicas como la administrativa, los desviarás de la razón principal de tu negocio y eso te puede suponer una importante pérdida en competitividad.

Al externalizar tareas administrativas y/o departamentos auxiliares de tu negocio, te va a permitir centrarte exclusivamente en lo esencial e importante. Lo que te genera resultados. Y aumentarás la productividad y eficiencia de cada una de las áreas.

Además de ampliar tu margen de maniobra y de adaptación con mayor flexibilidad a las necesidades del mercado. Sin necesidad de tener que ampliar recursos e infraestructuras.

Una vez localizadas tus ventajas, es importante tener definidas esas actividades auxiliares que al externalizar, vas a delegar en un profesional externo y que este asumirá como funciones dentro de tu negocio.

Hablamos de externalizar tareas administrativas.

Y dentro de los tipos de externalización me voy a enfocar en el modelo de un profesional independiente como es mi caso, una Secretaria Virtual

TRES BLOQUES DE SERVICIOS DE SECRETARÍA Y ADMINISTRACIÓN VIRTUAL, QUE PUEDES EXTERNALIZAR Y DELEGAR EN UNA SECRETARIA VIRTUAL

El principal objetivo, cuando decides externalizar tu departamento administrativo y confiar las tareas que conlleva su gestión a una secretaria virtual. Es que pueda cubrir todas tus necesidades de gestión, organización, planificación y administración dentro de un mismo bloque y paquete de servicios.

Y tú puedas invertir tu tiempo con plena libertad y tranquilidad, en las actividades que generan un verdadero aporte de valor a tu negocio 😉

Tu abanico de necesidades puede ser muy amplio. Para identificarlas y paquetizarlas en diferentes grupos de soluciones, es importante separar por bloques los diferentes tipos de gestiones, en base a la naturaleza de las mismas.

Te lo he sintetizado en los tres bloques principales de servicios administrativos que comúnmente te realizaría una secretaria virtual.

¿Qué tipo de tareas administrativas puedes delegar en una secretaria virtual? Clic para tuitear

#1.- LA GESTIÓN DE PROVEEDORES

Este bloque de servicios abarca dos tipos de actividades o tareas.

Las propias de un departamento de compras. Y las propias de un departamento de administración.

Las actividades propias de un departamento de compras, serían las relativas a la elección del proveedor. Una tarea importante, ya que contar con buenos proveedores es determinante para el éxito de tu negocio.

Es importante poder elegir entre varios candidatos y no jugártela todo a la misma carta

Una elección correcta irá precedida de 4 fases, con sus correspondientes tareas.

• FASE 1. Búsqueda de proveedores. A través de internet, por las redes sociales, en bases de datos, páginas amarillas, directorios, medios de comunicación o por fuentes internas y colaboradores de tu propia empresa. Tarea de investigación.
• FASE 2. Solicitud de información. Establecer un primer contacto, a través del que se solicita al posible proveedor información. Ese primer contacto, suele realizarse a través de los representantes comerciales.
• FASE 3. Proceso de evaluación. Con la información recogida, toca hacer un estudio exhaustivo de la información, descartar lo que no interesa.

Abrir la ficha del proveedor y realizar la correspondiente comparativa, calidad/precio, descuentos, plazos de entrega.

Analizar su perfil, referencias, clientes, filosofía y dinámica de trabajo. Comparar sus requisitos de cobranza, con tus ciclos y previsiones de ventas. Y que se ajuste a tu tesorería.

• FASE 4. Selección. Una buena selección no solo se debe fundamentar en criterios económicos y de calidad. Hay que valorar también factores como los servicios post venta, experiencia, reputación, organización, situación económica, atención que ofrece al cliente o localización.

Y en segundo lugar, estarían las actividades propias de un departamento de administración.

• Gestión de las facturas recibidas, que conlleva comprobar que cumplen los requisitos legales, lo pactado y que es conforme al producto o servicio recibido.
• Hacer las correspondientes previsiones de pagos.
• Registro y contabilidad.

Pero además no puedes pasar por alto, dentro de este grupo de actividades a externalizar, la negociación.

• Definir y concretar los términos de los contratos.
• El seguimiento de la relación con el proveedor.
• Y las correspondientes renovaciones.

#2.- LA GESTIÓN DE CLIENTES

Sea del tipo que sea tu actividad y tu perfil profesional. No dejas de tener un negocio que desde el momento que realizas una actividad para un tercero, al que denominas cliente, sea por venta de servicios o productos, va a requerir mensualmente de unas tareas rutinarias.

El cliente es la base de tu negocio. Y no solo es que hagas bien tu trabajo. También es importante que le dediques tiempo 😉

La falta de tiempo suele provocar abandonar tareas que la eficacia en su gestión, marcarán la diferencia.

Para tener controlado esta área de tu negocio te aconsejo externalizar estas tareas.

• Por una parte la facturación. Que abarca la emisión, envío y contabilidad de tus facturas.
• La gestión y seguimiento de los cobros de tus facturas. Es por lo general una de las tareas en las que más tiempo se invierte, si quieres que todo esté organizado y al día.
• La atención propia del cliente y la comunicación que requiere el día a día como es, atender  y responder a sus peticiones, sugerencias o reclamaciones.

#3.- LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y SECRETARIAL

Aquí entraría la parte de la organización y planificación de tus tareas más rutinarias. Y que no han sido ubicadas en los dos grupos anteriores.

Te voy a citar una serie de tareas que formarían parte de este grupo.

• La gestión de tu agenda.
• Elaboración y envío de presupuestos.
• Redacción y revisión de documentos.
• Tareas de archivo.
• Presentaciones.
• Búsqueda de información.
• Organizar viajes y eventos.
• La gestión de tu bandeja de correo.

Localizadas las ventajas y definidas las actividades. Toca externalizar tareas administrativas. 😉

Busca y selecciona el perfil profesional que más se adapte a lo que buscas. Crea un protocolo de trabajo y empieza a trabajar en equipo con tu secretaria virtual o empresa de servicios.

Te he seleccionado cuatro artículos, que te pueden ayudar con esta parte.

• Claves para trabajar en equipo con una secretaria virtual
• Cómo crear tu protocolo de trabajo en equipo con otros profesionales freelance
• Atención al cliente ¿Delegar en una secretaria Virtual?
• ¿Qué necesitas saber de una Secretaria Virtual antes de contratarla?

Si vas a emprender o lo has hecho ya, decirte, que la externalización es un buen recurso para ayudarte a optimizar tu tiempo, centrarte en la actividad principal de tu negocio y mejorar tu productividad.

Pero a pesar de todo lo que te he contado, siempre se cometen errores. Te voy a enumerar algunas de las equivocaciones, que más se cometen.

• No tener claras las funciones y actividades que forman parte de tu “Core Business”. Lo que es suceptible de externalizar y lo que debes de realizar tú directamente.
• No hacer una labor de seguimiento y evaluación, desde el primer momento de la externalización.
• No tener previstos los posibles errores. Tú eres el que responde ante el cliente final. Firma un contrato de colaboración y prevé con una cláusula de penalización, las consecuencias ante un error o retraso.
• Pérdida de control, distanciamiento y dependencia sobre las tareas delegadas.
• Pérdida de tu toque personal. Nunca olvides que tu proveedor de servicios o secretaria virtual, es también un embajador de tu marca.
• Falta de protocolo de trabajo en equipo, seguridad y confianza.

Externalizar ¿Sí o no? …

Te dejo este artículo de Sandra Perez Negreira.

Externalizar servicios en nuestro negocio ¿Sí o no?

Si has decidido dar este gran paso para ganar en competitividad y empezar a externalizar tareas administrativas y delegar en una Secretaria Virtual, espero que te haya sido de utilidad toda esta información.

Y por supuesto si estás en el proceso de elección, te animo a escribirme. Quizás podamos trabajar juntos. 😉

Y dime tú …

¿Todavía no lo tienes claro y piensas que la externalización no va contigo?

Te animo a pasarte por los comentarios y que me cuentes, esas dudas o experiencias al externalizar tareas administrativas o cualquier tipo de tarea auxiliar, no estratégica para tu negocio.

Y como siempre, #optimizaTuTiempo y #mejoraTuProductividad

Un fuerte abrazo #conunasonrisa

Yolanda 🙂