¿Cuánto tardas en encontrar un documento?

¿La información básica de tu cliente, siempre está dónde tú piensas?

¿Cómo afecta a tu productividad una mala gestión de tu archivo documental?

¿Tienes un procedimiento de organización y gestión de tu archivo documental?

Todos necesitamos tener nuestro espacio y tus documentos también 😉

Los nuevos tiempos y las nuevas tecnologías han cambiado nuestra forma y lugares dónde trabajar. Sistemas de almacenamiento en la nube y más puntos de entrada de documentos, sobre los que tomar una decisión.

Cada día generas y recibes más documentos, en papel y formato digital. Montañas de papeles incontrolables.

La falta de organización con tus documentos, te va a implicar aplazar tus decisiones. Y cualquier papel que llegue a tu poder, va a requerir de una decisión. Tirar o archivar.

¿Cómo actuar sobre esa decisión y tomar el control sobre tu archivo documental?

La imagen de papeles apilados en tu mesa de escritorio, en las carpetas de descarga de tu ordenador o en tu bandeja de correo electrónico.

¿Te resulta familiar? 😉

Sea en papel o en formato digital, la realidad es que cada día por tu actividad generas más documentos que necesitan de un lugar.

¿Sabes realmente qué hacer con toda esa documentación y papel que generas?

La gestión óptima de un archivo documental suele ser, una de las asignaturas pendientes de cualquier profesional o empresario.

Se acumula demasiada información, sin saber si realmente es útil. Y se tarda una eternidad en encontrar los documentos.

Pérdida de control, desconcentración de la tarea que estabas haciendo, lo que te conduce al mal humor, acompañado de situaciones de estrés. Lo que finalmente, merma tu productividad.

No tienes a nadie para poner orden en tus documentos.

No llevas un criterio coherente, para clasificar y archivar tus papeles y documentos.

Duplicas información.

¿Cómo resolver tu problema?

2 Pasos sencillos para que la gestión de tu archivo documental no merme tu productividad Clic para tuitear

• Con un procedimiento sencillo como guía, para trabajar tú archivo documental.
• Delegando y externalizando  en un profesional especializado que realice en tu lugar la labor de archivar, organizar y gestionar tu archivo documental.

GUÍA DE GESTIÓN DE TU ARCHIVO DOCUMENTAL.

Tu primer paso antes de ponerte a crear un procedimiento de archivo documental, es tener claro qué debes archivar.

Tu archivo documental, es el almacén de tus papeles y está formado por todos aquéllos documentos que se reciben y originan por tu actividad empresarial o profesional 😉

Documentos que unos casos deberás conservar por imperativo legal, en otros necesitarás para tomar decisiones o simplemente como fuente de información y como apoyo a la tramitación de tus asuntos o gestión de tus tareas.

¿Qué tipo de documentos necesitas conservar por imperativo legal?

Dos normas a tener en cuenta en la conservación de documentos.

LA NORMA MERCANTIL.

El artículo 30 del Código de Comercio

“1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales”.

LA NORMA FISCAL.

El artículo 29 y los artículos 66 a 70 de La Ley General Tributaria, dónde nos indica sobre los libros de contabilidad y otros libros de registro obligatorios que proceden del IRPF, IVA , IS , etc. En este y con carácter general, el plazo de conservación es el plazo de prescripción del impuesto,  4 años. Que es el período en que subsiste el derecho de la Administración a liquidar la deuda tributaria.

 “Artículo 29.2

1. d) La obligación de llevar y conservar libros de contabilidad y registros, así como los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no fuera posible por estar encriptados o codificados.

En todo caso, los obligados tributarios que deban presentar autoliquidaciones o declaraciones por medios telemáticos deberán conservar copia de los programas, ficheros y archivos generados que contengan los datos originarios de los que deriven los estados contables y las autoliquidaciones o declaraciones presentadas.

1. e) La obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias”.

Pero además hay documentos que tienes que conservar durante toda la vida de tu negocio, como son los libros de visitas, actas de inspección o variaciones censales.

Estos documentos que debes conservar por imperativo legal, no suelen ser necesarios en tu actividad diaria.

Algunos de ellos, los consultarás de manera poco frecuente y otros, tendrás que tenerlos a mano, ya que de manera periódica deberás enviar a tu asesoría, gestoría, banco o Hacienda.

Hagamos una breve clasificación de los documentos que te puedes encontrar en este tipo de archivo documental por imperativo legal 😉

Libros Oficiales:

• Los obligatorios. Que son los que reflejan los aspectos contables de tu actividad empresarial. El libro de Inventarios y Cuentas Anuales, el Libro Diario y el Libro de Actas.
• Los libros de registro. Ya te hable de ellos en este post. Que serían el libro de facturas emitidas, el libro de facturas recibidas y el libro de bienes de inversión.
• Los libros auxiliares. Como el mayor, que recoge tus operaciones contables, agrupadas por cuentas. El libro de caja o el libro de clientes.

Documentos mercantiles:

• Las facturas recibidas y emitidas.
• Toda la documentación relacionada con tus declaraciones de impuestos.
• Documentación relacionada con la constitución o tu patrimonio. Hablamos de escrituras de constitución de sociedad o de propiedad, estatutos, actas notariales o certificados de inscripción en los diferentes registros como el de la propiedad o mercantil.
• Contratos de naturaleza mercantil, como los celebrados con empresas de suministros, telefonía, proveedores, clientes, alquileres o arrendamientos, bancos y seguros.
• Documentos de Identidad: CIF, DNI, altas en actividad y Seguridad Social de autónomos.

Y si además tienes trabajadores a tu cargo … 😉

Documentos laborales:

Serían todos los relacionados con tus trabajadores.

• Libro de matrícula.
• Libro de Visitas.
• Contratos de trabajo.
• Justificantes de pago de salarios.
• Liquidaciones de seguros sociales.

Además de los documentos que debes conservar por imperativo legal, tienes aquéllos documentos que conservas por tu propio interés.

Por ejemplo, los relativos a tus contactos. Clientes y proveedores.

• Pedidos.
• Presupuestos.
• Albaranes.
• Correspondencia.
• Tus proyectos.
• Informes.
• Cuestionarios.
• Procedimientos y protocolos de trabajo en equipo.
• Manuales, catálogos y tarjetas.

Identificados los documentos que genera tu actividad empresarial, el segundo paso sería decidir y crear el procedimiento que vas a seguir para gestionar tu archivo documental.

Tu procedimiento de gestión de archivo documental, es la forma en que vas a organizar los archivos de tu empresa 😉

Tu protocolo o sistema de organización. Las normas y procedimientos que vas a usar para gestionar tu flujo de documentación. Y los recursos que vas a utilizar para realizar esta tarea.

Sobre las normas, ya te he hablado de qué documentos deber de conservar por imperativo legal.

Tampoco puedes olvidar que en muchos casos, estás trabajando con datos personales. Y tienes la obligación de usar, toda la información que gestionas, de manera responsable.

Y eso también afecta a la gestión de tu archivo documental 😉

Dentro de tus protocolos, no olvides el de gestión de Datos Personales.

En este post de Marina Broca, tienes toda la información de cómo gestionar legalmente los datos personales.

Presta atención especialmente a lo que afecta al proceso de almacenamiento y cómo clasificar y almacenar los datos según el nivel de seguridad asignado 😉

Me sumo a la conclusión final de Marina en este post: “Sin datos personales de clientes, usuarios, suscriptores, colaboradores, empleados, etc, no hay negocio y por tanto, saber recogerlos y gestionarlos  de manera legal y segura es una prioridad para cualquier profesional o empresa” 😉

Pero además, de dar cumplimiento a la normativa legal, tienes que tener tus propias normas en cuanto a tu sistema de archivo, sobre el tiempo que conservarás tus documentos y cómo vas a registrar todo lo que entra y sale en tu negocio.

La diferencia entre no encontrar nada y encontrarlo de manera inmediata va a radicar en cómo y dónde tengas organizado tu archivo documental 😉

Dos normas básicas, para que tu sistema de archivo funcione:

• Que tus documentos estén bien guardados. Donde corresponde.
• Y que cualquiera, que no sea quien los ha archivado, tenga facilidad para encontrarlos.

#mejoraTuProductividad con una gestión eficaz de tu archivo documental Clic para tuitear

¿Dónde busco? ¿Cómo busco?

Lo primero es tener claro cuáles van a ser y dónde van a estar tus espacios de almacenamiento.

Lo normal es tener un archivo físico y otro digital. Y siempre los dos con la misma estructura y nomenclatura.

Tradicionalmente se solía guardar y archivar los documentos en carpetas y archivadores físicos. Con un libro manual, donde se registraba lo que entraba y salía.

Un sistema tradicional, con algunas desventajas. 😉

• Pérdidas de documentos.
• Gastos innecesarios en espacios e infraestructuras para guardar los documentos.
• Ralentizaba el trabajo, por el tiempo perdido, buceando entre archivadores. El tiempo es oro y necesitas un acceso inmediato y desde cualquier lugar a tus documentos.

Gracias a internet, la informática y los avances de las nuevas tecnologías, tienes a tu alcance nuevos sistemas de gestión y archivo documental.

Pero además, los canales de comunicación con el cliente, proveedores, gestoría, bancos, etc, han cambiado y hay medios más rápidos para enviar los documentos en un adjunto o compartirlos en el momento.

Las formas de trabajar han variado y eso también afecta  a tu archivo documental 😉

Lo que conlleva pasar de la documentación impresa al formato digital. Apoyándose en un sistema de gestión documental que te ayude a ahorrar en costes, ser más eficiente, ganar rapidez y agilidad en tus comunicaciones y mejorar tu productividad.

Un consejo, pásate a la digitalización. Y procura tener lo mínimo en papel.

Apuesta por una oficina sin papel y por un sistema de almacenamiento en la nube 😉

¿Qué es una oficina sin papel?

Aquélla que ha pasado de los documentos impresos en papel y almacenados en archivos físicos, a documentos digitalizados y almacenados en espacios como la nube.

Ventajas de una oficina sin papel.

• Reducir costes de infraestructura. Podrías hasta prescindir de tu oficina y poder trabajar en un espacio compartido. Y si trabajas desde casa, ganar espacio en tu trastero y armarios.
• Reducir costes de impresión como la tinta, el papel y los archivadores físicos, que no suelen ser baratos. Además de esos gastos que generamos por los envíos postales o a través de mensajerías.
• Ahorrar tiempo en buceo en archivos físicos, buscando documentos perdidos o mal archivados.
• Automatizar tareas.
• Comunicaciones más rápidas con proveedores, clientes y gestorías.
• Mayor movilidad.

¿Qué necesitas para pasarte a la oficina sin papel?

• Cambiar tu mentalidad. Un documento impreso tiene la misma validez que uno digital.
• Un equipo informático, un periférico como un escáner y un software especializado en la gestión documental.
• Asesorarte de cómo implementar en tu negocio este nuevo proceso administrativo.
• Establecer un nuevo procedimiento de trabajo.

En estos dos últimos puntos te puede ayudar mucho, la figura de una Secretaria Virtual 😉

Tu oficina sin papel, debe ir acompañada de un espacio dónde almacenar todos esos documentos digitales.

Un espacio que puede ser el disco duro de tu ordenador, un servidor o un espacio de almacenamiento en la nube.

Mi apuesta es clara 😉

Con todos mis clientes trabajo con espacios de almacenamiento en la nube. Y la razón no es otra, que este sistema me ayuda a simplificar la mayoría de mis tareas.

Y en mi negocio, son el complemento al almacenamiento local 😉

¿Qué es el almacenamiento en la nube?

Es un espacio que tienes reservado en la infraestructura de discos de un proveedor de servicios de almacenamiento en la nube.

Utilizamos ese espacio para almacenar archivos, ficheros, multimedia y fotos.

Beneficios de este sistema de almacenamiento.

• Facilidad y flexibilidad a la hora de almacenar.
• Disminuyes costes de almacenamiento.
• Rapidez a la hora de compartir e intercambiar información.
• No necesitas tener instalado un software ni preocuparte de sus actualizaciones.
• Puedes utilizarlo desde cualquier dispositivo, con un navegador web y una aplicación que permita el acceso al servidor.
• Capacidad ilimitada y seguridad total.

¿Cuál es el mejor servicio de almacenamiento en la nube?

Mis tres favoritos 😉

DROPBOX.

Sin lugar a duda el rey del almacenamiento y el más conocido.

ONEDRIVE.

No tiene el rendimiento del anterior, pero aprueba y con nota.

GOOGLE DRIVE.

Quizás poco aprovechado. Pero combinado con la parte ofimática de Google Docs, resulta bastante productivo. En paralelo con Dropbox, es con el que trabajo habitualmente. 😉

Con un método y protocolo para digitalizar tus documentos y un sistema de almacenamiento en la nube, toca desarrollar la estructura de tu archivo documenta y su nomenclatura.

Crear tu propio sistema de clasificación.

Dos pasos muy sencillos 😉

El primero definir la nomenclatura de tus carpetas y ficheros.

Para definir la nomenclatura de tu archivo digital, utiliza un patrón de colores y etiquetas para distinguir y resaltar tus archivos. Un ejemplo 😉

• Rojos, para archivos que contengan documentos con los que trabajas de manera habitual en tus tareas y proyectos.
• Azul, para archivos que contengan información de clientes, proveedores y colaboradores.
• Verde, para los archivos que contengan tu documentación más personal.

6 Tips sencillos para definir tu nomenclatura:

• Que sea sencilla, práctica y directa.
• Sigue siempre un mismo patrón para todos tus archivos.
• Utiliza nombres cortos y breves.
• Para resaltar alterna las mayúsculas con minúsculas FACT1T_xzrt
• Para destacar utiliza símbolos @clientes *tareas
• Agrupa utilizando fechas y palabras clave. CURSO_20160617

El segundo paso sería,  crear el esqueleto de tu archivo.

¿Cómo sería el esqueleto de un archivo documental?

Lo más sencillo es, que estructures tu archivo documental por carpetas que organizas por niveles.

¿Qué tipo de documentación deberá ir a cada carpeta? ¿Cuántas carpetas deberían contener tu archivo documental?

Estos son algunos ejemplos, de las carpetas del mío.

• CARPETA DE DOCUMENTOS CORPORATIVOS.

Donde se encontrarán tus documentos de identidad (escrituras, CIF, NIF representantes, alta en actividad, Seguridad Social, seguros, pólizas bancarias …).

Un consejo, son documentos que su punto de entrada será en papel y tendrás archivados en tu archivo físico. Pero que vas  a tener que enviar de manera habitual a diferentes organismos y bancos. Crea una copia digital y en paralelo un archivo digital, para poderlos encontrar y enviar con agilidad.

• CARPETA DE DOCUMENTOS CONTABLES:

En esta carpeta se encontrarán.

Las facturas de tus clientes. Una vez emitida y contabilizada la factura, la archivarás en esta carpeta.

Las facturas de tus proveedores.

Los documentos de caja y bancos.

Un consejo, los niveles de tu carpeta los puedes hacer por ejercicios fiscales.

• CARPETA DE DOCUMENTOS FISCALES.

Donde archivarías todo lo relacionado con tus impuestos. IVA, IRPF, Sociedades y otras declaraciones con hacienda.

Al igual que la carpeta de documentos contables, es muy práctico tenerla organizada por ejercicios fiscales.

• CARPETA DE DOCUMENTOS LABORALES.

Estaría comprendida por los documentos relacionados con tus trabajadores. Contratos, altas y bajas, nóminas y seguros sociales.

También organizada por ejercicios fiscales.

• CARPETA CLIENTES.

Con todo lo relacionado con pedidos, presupuestos, facturas, documentación aportada y generada en lo relativo a vuestra colaboración.

• CARPETA PROVEEDORES.

Dónde archivarás, presupuestos, pedidos, albaranes y facturas recibidas de ese proveedor.

• CORRESPONDENCIA.

A lo largo de tu día, recibes infinidad de información, ya sea en catálogos, revistas, newsletters, información que puede serte útil en un futuro inmediato, lo que podemos denominar, correspondencia comercial.

Pero además estaría tu correspondencia empresarial, esas cartas o documentos que escribes y recibes por asuntos de trabajo a por asuntos profesionales. Un reclamo, un ofrecimiento, una petición o simplemente un escrito de acompañamiento a un presupuesto, informe o entrega de un trabajo o prestación de un servicio.

Esta sería su carpeta de archivo.

Y recuerda …

Para que tu sistema y procedimiento de archivo funcionen y no merme tu productividad.

• Identificar la procedencia de la documentación que recibes y generas en tu negocio.
• Asignar una carpeta donde depositar esa documentación.
• Revisar y limpiar de lo que no te sirve, de manera periódica tus archivos.
• Tener un mecanismo y proceso de archivo  sencillo y hacerlo de manera automatizada.
• Digitalizar todos tus documentos. Escanea y archiva tu pdf.
• Utilizar solo el archivo de papel, con el mínimo de carpetas AZ. Y solo para documentos que por imperativo legal, tienes la obligación de conservar el papel.
• Tener tu archivo centralizado en una única ubicación.
• Al igual que con el resto de tus tareas, establecer una rutina para gestionarla en bloque, con un tiempo limitado y en horas de menor energía.

Organizar tus documentos a través de un sistema de clasificación te ahorrará tiempo Clic para tuitear

El segundo paso, y para mí el más importante, para que la gestión de tu archivo documental no merme tu productividad, es delegar esta tarea administrativa, en un profesional como una secretaria virtual.

DELEGAR EN UNA SECRETARIA VIRTUAL, LA GESTIÓN DE TU ARCHIVO DOCUMENTAL.

Para ganar tiempo y mejorar tu productividad el truco está en simplificar tus procesos. Y apoyarte de herramientas y recursos que te ayuden a ser más eficaz en tu día a día.

No puedes perder tu tiempo en gestionar tareas administrativas como la gestión de tu archivo documental. Esas tareas no forman parte del 20% que produce el 80% de resultados. Generan estrés y te hacen perder tu foco de atención.

Deshacerte de realizar tú, este tipo de tareas, delegándolas en una secretaria virtual, te va a suponer…

• Más tiempo libre.
• Mejorar tu concentración.
• Más dedicación a la actividad principal de tu negocio.

Pero una secretaria virtual, no solamente debe encargarse de las tareas básicas de archivo, como recopilar, procesar y archivar. O de la búsqueda y envío de documentación.

Te va a ayudar a mantener tus documentos en un lugar ordenados. Y a agilizar los procedimientos y comunicaciones que tu empresa o negocio, tiene con terceros, para el envío de documentos 😉

Tu rapidez de respuesta, se va a valorar y es lo que marca la diferencia. Enviar de forma rápida a un cliente un presupuesto, la copia de un contrato o el informe de un servicio, será sinónimo de cliente contento. 😉

Una secretaria virtual encargada de este tipo de tareas administrativas, es una pieza clave en tu organigrama 😉

Es la pieza que sincroniza con tus proveedores, clientes, colaboradores, bancos y gestoría el envío de tus documentos.

¿Por dónde empezar a trabajar con una secretaria virtual, en la gestión de tu archivo documental?

• Lo primero y más importante, es crear juntos un método claro y eficaz para organizar tus documentos y que de manera mecánica se pueda decidir, a dónde llevarlos en el momento de ser recopilados, procesados y archivados.
• A partir de ahí, dar la confianza necesaria y autonomía suficiente, para que gestione de manera eficaz y profesional, la ruta de tus documentos, desde que se generan o entran en tu negocio, hasta que llegan a su lugar de destino.

Este post también, te puede ayudar 😉

Dentro de mi paquete de soluciones, como secretaria virtual, la gestión del archivo documental de mis clientes forma parte de mis servicios.

¿Quieres que también gestione el tuyo y dar el uso apropiado a tu archivo documental? 

Si has decidido hacerlo y tomar el control de tu vida diaria, escríbeme y hablamos. 😉

Organizarse en el trabajo es fácil, también lo es la organización de tus documentos. Una buena organización supone aumentar la eficacia y aprovechar al máximo tú tiempo.

“Para ser el jefe de la pista, piense siempre que hay un momento y un lugar para cada cosa. Las personas bien organizadas saben que todo es cuestión de disciplina” Kenneth Zeigler

¿Cómo organizas tus documentos? ¿Hay una invasión de papeles sin archivar en tu escritorio?

Te toca… 😉

Te espero en los comentarios y ya sabes, si te ha gustado ayúdame con la difusión en las redes sociales #generosidadSocial

Un fuerte abrazo, siempre #conunasonrisa

Yolanda 🙂