¿Qué es para ti un día productivo?

¿Qué podrías hacer cada día antes de las 9 de la mañana para ser más productivo?

¿Eres capaz de gestionar tus compromisos del día sin estrés?

Comenzar tu mañana sin un patrón de día productivo y sin planificación, va a ser sinónimo de caos y agotamiento.

Ese caos y agotamiento va a influir de manera negativa en el resto de tu jornada. Disminuyendo tu concentración y afectando a tu creatividad.

No se puede vivir la vida “a salto de mata”. Sin orden ni planificación.

Tu día no puede ser una sucesión de momentos perdidos. Y menos, terminarlo con la sensación de ¿Qué es lo que he hecho hoy?.

No tiene sentido. 😉

¿Existe una fórmula secreta que te permita cumplir con tus obligaciones y responsabilidades, sin dejar de lado, lo que más te gusta hacer y tu felicidad?

Mi fórmula secreta es la organización y planificación

¿La tuya?

El pasado mes de abril, este blog cumplía su primer año de vida.

• Un año acompañado de muy buenos momentos. Pero también de indecisiones.
• Un año entero enfrentándome sola ante los peligros de mi proyecto.
• Un año de muchas horas sin dormir porque había que tomar algunas decisiones.

No es tarea fácil, organizar tu casa, atender a tu familia, cumplir con tus obligaciones profesionales y además gestionar tu blog. 😉

Reinventarse profesionalmente y desarrollar una nueva actividad después de los 40 es un cambio de vida a todos los niveles.

Cambias tus rutinas, tu estabilidad y tu mentalidad 😉

Los errores son sinónimo de aprendizaje y a base de ensayar mil formas de hacer y resolver, un día sin haberlo planificado en una hoja de tu calendario, llegas al resultado deseado.

Pero el primer paso, para llegar a ese resultado, es reconocer tu realidad y aceptar que habrá muchos días, que aunque quieras, no podrás llegar a todo.

Y la asignatura “Equilibrio hijos-trabajo-casa” no formaba parte del temario en  “La Generación de EGB”, no nos la enseñaron.

Es una asignatura que te enseña la vida, a base de buenos tropezones 😉

Esos tropezones me han ayudado a ser más productiva. Y a encontrar trucos, herramientas, métodos y recursos para organizarme y planificar un día productivo mejor.

Trucos, que me funcionan y me encanta compartir contigo  a través de mis contenidos 😉

No considero mi organización perfecta. No existe la organización perfecta.

Y hay días que mi lista de cosas por hacer es más larga, de las que finalmente consigo hacer. Mi día al igual que el tuyo, tiene 24 horas.

No me considero una heroína, ni una experta en productividad. Todo lo contrario, aún me queda mucho que aprender de buenos profesionales y consultores en productividad.

Pero sí he conseguido algo muy importante. Ser disciplinada con mis horarios y planificar en base a mis circunstancias personales y profesionales 😉

Conocerme, definir mis objetivos, saber organizarme, tener un plan de acción, mantener controlados a los ladrones del tiempo y dibujar mi patrón de día productivo, han sido las piezas básicas para mantener el equilibrio, entre mi proyecto y mi vida personal, en este primer año de blog.

No te empeñes en hacer funcionar las cosas que no funcionan 😉

Este año me ha enseñado, que no pasa nada, por lograrlo de manera diferente a como inicialmente lo habías pensado. Y que no tienes que sacrificar tu vida, para alcanzar tus metas. Tan solo sumar y sumar días productivos, trabajando de manera eficiente.

¿Qué es para ti un día productivo?

• El clásico día, que tienes la sensación de haber avanzado y haber cumplido objetivos.
• Un día exitoso en todo lo que te has propuesto.
• Un día en el que has logrado, vivido y disfrutado.

¿Te sirve de algo, tener días productivos ocasionalmente?

El truco está, en tener días productivos de manera continuada. Bajo un patrón de día productivo. Que lo copies y repitas una y otra vez. Hasta que llegue a convertirse en un hábito arraigado.

Pero …

¿Qué es un patrón?

Voy a aprovechar la definición que nos da Wikipedia en el ámbito de la costura.

“Un patrón, en el ámbito del corte y confección, es una plantilla realizada en papel para ser copiada en el tejido y fabricar una prenda de vestir, cortando, armando y cosiendo las distintas piezas”

Una definición que voy a utilizar para ayudarte a dibujar tu patrón de día productivo.

Y voy a partir de una plantilla, que si quieres puedes copiar. Que es la columna vertebral de mi propio patrón de día productivo.

Es un patrón de día productivo, que intento cumplir de lunes a viernes.  Y aunque soy muy metódica y estructurada, te confieso que no todos los días, hago exactamente lo mismo. Ni sigo el mismo orden.

Es una plantilla que adapto a mis circunstancias y que me sirve de base, en mi planificación diaria y semanal, para cortar, armar y coser, las diferentes piezas que componen el puzzle de mis objetivos y tareas. Y siempre, con hilos de colores.

Es la plantilla que me sirve para arrancar sin tener que pensar.

PATRÓN DE LA SECRETARIA EXTERNA PARA DIBUJAR UN DÍA PRODUCTIVO

Mi patrón de día productivo, está formado por 3 piezas que forman su estructura más básica.

1.- LOS HORARIOS.

El primer paso para comenzar mi día productivo con energía, es respetar una rutina de horarios. Quizás el paso más complicado, ya que es muy fácil poner pretextos.

Cuando trabajas por tu cuenta y debes organizarte y planificarte tu sola, el factor tiempo, siempre es una prioridad 😉

He aprendido a ver la vida, como momentos que me encanta aprovechar y disfrutar. Y me planteo objetivos que me hagan feliz, sin dolores de cabeza.

Procuro empezar el día con energía y lista para todo.

¿Cómo se consigue?

Habiendo descansado lo suficiente 😉

Duermo lo necesario. No me gustaría perderme alguno de esos momentos por haber dormido en exceso.

Darle a tu organismo un patrón de sueño, te ayudará a funcionar mejor 😉

Mi momento del día, es la primera hora de la mañana. Me levanto una hora antes, para disfrutarla.

Suelo desayunar acompañada de mi agenda y blog de notas. Lo primero que me gusta hacer es visualizar mi planificación del día y a partir de ahí, paso a la acción.

Soy alondra 😉

¿Qué significa eso?

Que resulto más productiva en las primeras horas de la mañana. Aprovecho la mañana para realizar tareas clave y tareas creativas. Y la tarde, la dejo para tareas más secundarias.

¿Y en épocas de mucho trabajo?

Si me veo desbordada de trabajo, como cualquier heroína, recurro a jornadas maratonianas de mañana y tarde. 🙁

Pero un día comprobé en primera persona el “síndrome de desgaste profesional” y procuro, no hacerlo de manera continuada y que no se convierta en una rutina.

El “síndrome de desgaste profesional” es la consecuencia de un periodo largo de estrés y sobrecarga de trabajo. Los síntomas quizás los conozcas,  dolores de cabeza, insomnio, ansiedad, distanciamiento afectivo y problemas relacionales, entre muchos.

Una mañana de 6 horas bien planificada, comenzando con energía y con el pensamiento de sacar cuanto antes todo lo que pueda, te aseguro que cunde mucho. Y evita jornadas maratonianas.

A pesar de que no abuso de comidas copiosas, después de comer no soy persona productiva. 😉

Físicamente puedo estar delante de la pantalla, mientras mi cerebro duerme su siesta de manera inconsciente. Y no me queda otra, que de postre tomar 30 minutos de descanso con un trozo de chocolate.

No, no duermo la siesta, pero sí aprovecho para despejarme dando un paseo, hacer un par de llamadas personales o simplemente desconectar y no hacer nada.

Me tomo muy en serio, esto de la productividad. Y el día es para cumplir objetivos. No para cumplir horarios.

Para ser productivo trabaja con la mentalidad de cumplir objetivos y no de cumplir con horarios Clic para tuitear

Cumplidos mis objetivos del día, cierro mi pequeño chiringuito virtual y me vuelvo a activar con un poco de ejercicio físico y mental.

Cuídate física y mentalmente. Y cada día deja un hueco en tu planificación para el descanso, el ejercicio y cultivar tu mente 😉

Convierte ese hueco en una de las partes más importantes de tus rutinas. Porque aunque te cueste, es importante para tu salud física y mental, desconectar también del mundo 2.0.

2.- LOS OBJETIVOS.

En la gestión del tiempo es básico, partir con unos objetivos marcados. Pero no solo en el trabajo o con tu proyecto, también tienen que existir en tu lista, objetivos y retos personales.

Y que formen también parte de tus prioridades en el momento de la planificación de tu día.

Un objetivo es la definición de un resultado final y un propósito 😉

En tu vida hay una serie de áreas de atención en torno a la que te marcas objetivos.

Áreas como la familia, la salud y el bienestar, el ocio, las relaciones sociales y los amigos, tu desarrollo personal e intelectual y la parte profesional de la que forma parte tu proyecto.

Que tu propósito sea llenar cada una de esas áreas de objetivos que te guíen a alcanzar unas metas 😉

¿Qué quiero conseguir como madre?

¿Qué voy a hacer para avanzar en mi proyecto?

¿Cómo voy a mejorar mi salud?

Voy a dedicar tiempo a ayudar a mi hijo con su trabajo de Biología.

Voy a cerrar un acuerdo de colaboración con un nuevo cliente.

Voy a ir tres días a la semana a clases de Spinning.

Te he puesto un ejemplo de tres cosas importantes para mí, que forman parte de tres áreas de mi vida, familiar, profesional y bienestar, que puedo hacer con mí tiempo, una semana cualquiera.

¿Por qué es importante definir objetivos?

• Siempre debes saber hacia dónde vas.
• Es una manera de evitar tareas innecesarias.
• Podrás mantener el foco de tu atención en un fin, controlando lo que haces.

Para definir tu objetivo lo primero es dar respuesta a una pregunta. Esa respuesta va a definir tu visión y dará forma a ese objetivo con las acciones que debes realizar para alcanzarlo.

Parte siempre de un modelo con 3 preguntas muy básicas.

• ¿Qué es lo más importante que puedo hacer con mi tiempo hoy, esta semana, este mes o este año?
• ¿Qué pasos voy a dar para conseguirlo?
• ¿Con qué recursos cuento para alcanzarlo?

Y te aconsejo, que seas realista y honesto contigo mismo. Utiliza el método SMART.

ESPECÍFICO: Cuanto más específico y simple sea más éxito tendrás de alcanzarlo. ¿Qué quiero? ¿Por qué? ¿Para qué? ¿Cómo va a cambiar mi situación actual? ¿Dónde? ¿Cuándo?

MEDIBLE: Que puedas evaluar que lo estás cumpliendo. Es algo bastante motivador.

ALCANZABLE: Que no sea un imposible, pero que sí, te haga salir de tu zona de confort.

REALISTA: Que esté en equilibrio con tu visión, con tus valores y con los recursos de que dispones, para lograrlo.

TEMPORABLE: Que sea medible en el tiempo. Y puedas fijar una fecha para conseguirlo.

Además de tener unos objetivos definidos para cumplir en tu día y un horario claro y definido. Para que tu patrón de día productivo esté completo, vas a necesitar acompañarte de orden y organización. Y tener un plan que te permita realizar de manera organizada tus tareas y acciones del día, para terminarlas siempre a tiempo.

3.- LA PLANIFICACIÓN.

Debes buscar el orden y la constancia. Y emplear la disciplina.

Planea tu día. Cómo lo vas a comenzar, la ruta que vas a seguir y cómo lo terminarás 😉

En tu planificación hazte siempre la misma pregunta.

¿Qué quiero hacer y conseguir con mi día?

Y lo que decidas hacer, que sea porque te sientes con ganas de hacerlo 😉

Partimos de 3 tipos de planificaciones:

Planificación a corto plazo. Estaríamos hablando de una planificación diaria y semanal. Es una de las piezas clave de tu patrón de día productivo.

La Planificación semanal juega un papel muy importante para que tu productividad personal, funcione de manera eficaz. Es la que va a proteger a tus tareas clave.

Dedícale tiempo y que este sea de calidad.

Treinta minutos un viernes por la tarde es un buen comienzo 😉

Para conseguir encajar todas tus piezas en tu sistema de productividad personal, primero tienes que evaluar y luego planificar.

EVALUAR. Mirar hacia atrás y analizar tu semana anterior.

Revisa tus proyectos actuales.

Identifica y reorienta en la semana siguiente tus objetivos y tareas atrasados.

Reflexiona y gestiona tus cuellos de botella.

PLANIFICAR. Es anticiparte a la siguiente semana. No se trata de hacerlo al milímetro. Simplemente de anticiparte.

Planificación a medio Plazo. Se trataría de una planificación mensual/trimestral.

Cuando te fijas una meta a largo plazo el tiempo juega un papel importante. Y a mayor distanciamiento, mayor desmotivación y aumentarán tus posibilidades de abandono.

La planificación a medio plazo te va a servir de guía y será tu hoja de ruta 😉

De la planificación a medio plazo va a partir toda tu estrategia de planificación semanal y diaria.

Se trata de desglosar objetivos, hacerlos más alcanzables y que eso nos permita mantener el foco de atención y el compromiso en su consecución.

Planificación a largo Plazo. Que sería aquéllo que te gustaría hacer, al año que viene o dentro de cinco años.

Esta es la que a mí, me da más pereza. Poco me oirás hablar de ella. Quizás sea, porque soy muy hormiguita y de avanzar muy poquito a poco. Como me decía mi profe de 1º de EGB “Despacito y con buena letra”.

Planificar no es otra cosa que tomar el control de tu vida y al final es una simple cuestión de disciplina 😉

Planifica dejando tu puerta abierta, pero controlando las interrupciones.

No quieras cumplir muchos objetivos y realizar muchas tareas. Pero sí, finalizarlas todas y de una en una.

DIEZ TIPS QUE TE AYUDARÁN A TENER UN DÍA PRODUCTIVO

• Empieza antes de las 8 de la mañana.
• Ten planificado tu día desde ayer.
• Ponte 3 objetivos a cumplir pase lo que pase.
• Comprométete con tu día, sin interrupciones ni distracciones.
• Mantén tu foco de atención en las tareas clave de tu día.
• Haz ejercicio.
• Duerme 7 horas.
• Descansa 20/30 minutos después de la comida.
• Práctica el hábito de la lectura al menos 45 minutos al día.
• Di «No» a la pereza y procrastinación. Haz todo lo que tengas que hacer en cada momento y cumple con tu planificación.

10 Tips que me ayudan a tener un día productivo #mejoraTuProductividad Clic para tuitear

Tienes un patrón de día productivo. Utiliza los hilos adecuados, para gestionar de manera eficaz tú tiempo. Y que esos hilos sean siempre de colores. 😉

El patrón de día productivo es solo una pieza que necesitas como plantilla, para fabricar un traje a tu medida.

Que tu patrón de día productivo sea tu referente para cortar, armar y coser el resto de tus piezas 😉

Cierra los ojos y reflexiona …

¿Voy a tomar el control de mi vida diaria priorizando sobre lo que me gusta o sobre mis obligaciones y responsabilidades?

Espero tu respuesta en los comentarios 😉

“La diferencia entre desperdiciar el tiempo y desperdiciar el material. Es que del tiempo desperdiciado no se aprovecha nada. El tiempo es muy fácil de desperdiciar y muy difícil de corregir porque no deja una mancha en el suelo como el aceite.” Henry Ford

Este primer año de blog, me ha regalado muy buenos momentos.

He conocido a personas maravillosas, con algunas de las que he podido dervirtualizar.

Muchas de estas experiencias ya te las compartí en ese primer capítulo del Bitácoras de La Secretaria Externa.

Dónde con preciosas calabazas de colores y acompañada de mi pequeña ardilla «Talismán», simbolicé la recogida de mi cosecha y daba la bienvenida al otoño.

Aquí la tienes hoy también rodeada de flores y disfrutando de la primavera. 😉

Ya estamos en primavera y tengo que reconocer que los frutos del invierno han sido increíbles. Y han ido acompañados de bonitos secretos. 😉

• Álvaro López Morcillo descubrió “Cómo hice de mi juego favorito mi medio de vida”
• Concepción Sanjerónimo “Mis secretos sobre productividad y organización”
• De una manera muy divertida, con Cova Díaz, desvelamos algunas de esas debilidades que nos hacen ser poco productivos. “La Clave de la eficiencia es la actitud”
• Con su especial dulzura María Mikhailova, me sacó la mejor confesión. Mi historia de reinvención. “Cómo he transformado mi proyecto en vocación”.
• Y el último, pero el más primaveral, recién salido del horno ayer. Una amena charla con Óscar Feito, que disfruté enormemente, hablando de la externalización y dónde compartí 4 secretos, que si vas a dar el paso a lanzarte y delegar, te vendrá muy bien escuchar. «Cómo subcontratar tu negocio sin perder el control»

Y como respondía a un comentario, en la entrevista con María, de mi fiel amiga Hilaida (siempre ahí dispuesta a dártelo todo en visiblenlanube) 😉

“No podemos quedarnos de brazos cruzados pensando que las oportunidades van a llegar. Hay que salir de la zona de confort y crearlas”

Y una buena forma de empezar, es dibujando ese patrón que en tu día a día, te va a acompañar a diseñar un día productivo 😉

Mi proyecto, “La Secretaria Externa” se sostiene, porque grandes personas y excelentes profesionales,  han confiado en Yolanda Pérez las tareas administrativas de sus negocios.

Juntos, trabajamos en equipo, para mejorar nuestra productividad y optimizar nuestro tiempo. “Delegar es Confiar”. A todos vosotros.

Gracias de corazón, por darme la oportunidad de viajar en vuestros barcos y dejarme participar en la aventura de vuestros proyectos. Sin vosotros esto no sería posible 😉

Parto hacía un segundo año de aventuras. Fiel a mis horarios y a ser yo la dueña de mi tiempo, con nuevos pequeños objetivos que cumplir como destino y un plan que me guiará. Y estaré encantada de seguir disfrutando de tu compañía.

Esta aventura empezaba, con “Una película, una canción y los valores que me transmiten”

”Todos para uno y uno para todos”. Los tres Mosqueteros.

Lealtad, amistad, trabajo en equipo, valor y compromiso. Es el mejor resumen que puedo hacer de mi primer año de blog 😉

Gracias por leerme.

Gracias por ayudarme siempre con tu #generosidadSocial compartiendo y recomendando mis contenidos.

Gracias por darme estos 41 momentos de estar aquí contigo.

Un fuerte abrazo. Siempre #conunasonrisa

Yolanda 🙂