¿Tienes tu propia estrategia de gestión del tiempo?

¿Te valoras lo suficiente como para distribuir cuidadosamente tú tiempo?

¿Partes de objetivos específicos que te ayuden a simplificar tu vida?

¿Cómo organizas, planificas y empleas tu tiempo?

Cada uno de nosotros somos único. Tenemos una percepción diferente de las cosas. Lo que nos lleva a procesarlas de maneras muy diferentes.

No existe un modelo único y apropiado de gestión del tiempo que sirva igual para todo el mundo. Debemos adaptar las estrategias de gestión del tiempo a un estilo apropiado a nuestra situación y a nuestras circunstancias.

Hay estrategias de gestión del tiempo aplicables a la mayoría de las personas y situaciones. Pero otras muchas deberás adaptarlas a tu situación y circunstancias.

El objetivo de estas estrategias no es que trabajes más, sino que obtengas más y mejores resultados. Y simplificar tu vida.

«Siempre tenemos tiempo para todo si lo usamos bien» Goethe.

Si todos los días tienen 24 horas …

¿Por qué una veces te cunde tanto y otras tan poco?

Quizás la respuesta sea tan sencilla, como que la gestión del tiempo no es una de tus principales prioridades.

¿A cuántos profesionales conoces que sean disciplinados con su tiempo?

 «Ganar la partida a los ladrones del tiempo» no es suficiente. Además de combatir con esas distracciones externas que te hacen ser menos productivo. Deberás ser disciplinado contigo mismo y trabajar en aquéllas áreas en las que tú mismo te estás robando tu tiempo.

4 PASOS BÁSICOS PARA SER MAS EFICIENTE EN LA GESTIÓN DEL TIEMPO Y SIMPLIFICAR TU VIDA

DEFINIR OBJETIVOS

Tu primer paso a dar en la gestión del tiempo para ser más eficiente y simplificar tu vida es definir tus objetivos.

Los objetivos son el pilar básico de tu productividad. Esenciales en la gestión del tiempo. Los que van a sostener tu sistema.

Son ese resultado final para el que vas a trabajar, dedicar tu tiempo y recursos.

Definir objetivos es la mejor estrategia para ahorrar tiempo 😉

Planifica un bloque importante de tu tiempo a definir tus objetivos. No puedes aprovechar tu tiempo al máximo si no sabes qué es lo que quieres lograr a corto, medio y largo plazo.

¿Qué es un objetivo?

Un objetivo es algo que quieres y un estado al que te gustaría llegar.

¿Cómo definir tu objetivo?

Tan sencillo como expresándolo en una frase, comenzando con un “quiero”.

Un objetivo no es una consecuencia, es algo que buscas.

“Quiero adelgazar” es lo que buscas

“Buena salud” la consecuencia.

¿Por qué es importante definir objetivos?

• Para dar un significado a la gestión del tiempo. Y centrar de manera clara tu acción.
• Para saber hacia dónde vas y la dirección que debes tomar para alcanzar un resultado.
• Para evitar pérdidas de tiempo innecesarias y mantener tu foco de atención en un fin, controlando lo que haces.
• Para medir tus resultados y sus consecuencias.

Si no sabes cuál es tu objetivo, cómo vas a saber si deberías o no hacer una determinada tarea.

Sin objetivos podrías pasarte la vida haciendo tareas inútiles y de poca relevancia para tu proyecto 😉

Cuánto más tardes en definir tus objetivos, más tiempo estarás perdiendo en acciones poco importantes.

Con objetivos bien definidos, te centras en lo importante 😉

¿Has escrito alguna vez en un papel tus objetivos?

Aunque tus objetivos existen y sabes que están ahí.

¿Crees que los tienes claros?

¿Serías capaz de enumerarlos?

Definir objetivos requiere de unos pasos muy sencillos.

La clave está en pensar por escrito. Al escribir estás materializando  y tus pensamientos se vuelven tangibles y concretos. La simple acción de escribirlos aumenta las posibilidades de lograrlos.

Pasos para definir objetivos.

• Decidir de manera exacta lo que quieres en cada una de las áreas de tu vida.
• Escribirlo de manera clara y medible.
• Establecer un límite de tiempo y  fijar una fecha tope para conseguirlo.
• Hacer una lista de todo lo que tendrás que hacer para cumplir el objetivo.
• Organizar tu lista.
• Trazar un plan para trabajar sobre las acciones de tu lista.
• Empezar de manera inmediata con la primera acción de tu lista.
• Acción diaria. Crear la disciplina de hacer algo cada día que te acerque a tu objetivo.

Para definir  tus objetivos sigue el método SMART:

ESPECIFICO: Cuanto más específico y simple sea más éxito tendrás de alcanzarlo. Responde: ¿Qué quiero? ¿Por qué? ¿Para qué? ¿Cómo va a cambiar mi situación actual? ¿Dónde? y ¿Cuándo?

MEDIBLE: Que puedas evaluar que lo estás cumpliendo.

ALCANZABLE: Que no sea imposible, pero que te haga salir de tu zona de confort.

REALISTA: En equilibrio con tu visión, tus valores y recursos para lograrlo.

TEMPORABLE: medible en el tiempo. Fija una fecha para conseguirlo.

Y no olvides …

• Expresar tu objetivo en positivo.
• Ser proactivo.
• Ser consciente hasta qué punto controlas tú el que se pueda cumplir tu objetivo.
• Y las consecuencias más allá de ti, de alcanzar el objetivo.

Cada año o cada 6 meses haz una lista con mínimo, tres objetivos personales y profesionales. Pon al lado de cada uno de ellos una fecha tope y cómo vas a ir midiendo su consecución.

Prioriza esos objetivos como A, B, C. Planea la fijación de esos objetivos y reserva en tu agenda bloques de tiempo para trabajar a solas, al menos dos horas de manera ininterrumpida a la semana, en la consecución de tus objetivos.

En esta guía de Alvaro López Morcillo  tienes la fórmula para alcanzar objetivos de manera eficaz.

“Guía completa para alcanzar objetivos de forma eficaz”

PREVER Y PLANIFICAR

¿Sueles acertar en tus previsiones?

Cuando las cosas salen mal, pierdes más tiempo.

Para empezar a planificar, lo primero es prever las posibilidades.

¿Por qué es importante la previsión en la gestión del tiempo?

Es imposible evitar los problemas. Pero sí puedes limitar su impacto, ahorrar tiempo y esfuerzos.

Cuanto mayor sea tu conocimiento de tu pasado y de tu presente, más probabilidades tendrás de detectar ciertos acontecimientos que podrían afectar a tu futuro.

Por lo general todo suele durar más de lo previsto.

Calcula siempre en tus previsiones más tiempo del que pienses que puedas necesitar 😉

No fijes tus expectativas de tiempo de forma despreocupada. “Dentro de una hora”, fíjalas de manera precisa “A las 12:00 de hoy”.

Tu segundo paso a dar en la gestión del tiempo es planificar con estrategia.

Una de las razones por las que no se alcanzan los objetivos, o no se cumple con los compromisos a tiempo, es porque no somos flexibles en nuestra planificación. No dejamos tiempo a los imprevistos e interrupciones.

Por eso es importante planificar con estrategia y prever desde el primer momento que algo puede salir mal.

Tienes que anticiparte a los posibles obstáculos antes de que aparezcan 😉

Para tener éxito no es suficiente con establecer metas y definir objetivos. Tienes que saber hacia dónde vas y por dónde vas. La planificación será tú guía.

Planifica siendo optimista y realista. Reservando tiempo a los posibles cambios con margen para rectificar. Eso aumentará tu confianza de alcanzar tus objetivos y cumplir con tus compromisos a tiempo.

¿Es lo mismo planificar que programar?

Planificar es hacer una lista con cada una de tus tareas y proyectos. Y asignarles un número de horas de tu semana.

Programar es asignar el momento exacto en el que realizarás cada tarea o acción.

En este post: “Cómo sincronizar tu agenda y calendario para mejorar tu productividad” ya te hablé de estas dos herramientas básicas para planificar y programar.

Pero realmente …

¿Qué es la planificación?

La planificación es un hábito a través del cual en un momento del día, de la semana, del mes y del año, te anticipas a la acción y decides lo que “si” o “no” vas a hacer.

Para ayudarte a desarrollar este hábito he diseñado un programa básico de productividad, con el que trabajar exclusivamente tu planificación y organización. Apoyados de dos rutinas. Una semanal y otra diaria.

Ya te hablé de ello, hace unas semanas en este post: “Lidera tu productividad personal siendo más eficaz”.

¿Cuándo y cómo planificar?

La planificación en un proceso a través del cual vas a fijar metas y elegir los medios, herramientas y recursos que te ayuden a alcanzarlos.

En ese proceso y antes de pasar a la acción vas a definir unos objetivos, tareas y medios para lograr las metas fijadas.

Es un proceso en el que avalúas y tomas decisiones.

Puedes planificar en base a la naturaleza de tu objetivo o en base a su duración temporal 😉

Yo siempre planifico de manera temporal. Y baso mi planificación en tres periodos de tiempo.

A largo plazo. Sería una planificación estratégica. Defino los objetivos que quiero alcanzar en mi proyecto a un año vista. Como funciono con el calendario escolar, el momento que dedico en mi año profesional para esta planificación, es el verano.

Es la planificación que te dirá a dónde dirigirte. 😉

Ejemplo: El próximo año voy a lanzar un programa básico de productividad personal para profesionales freelance.

A medio plazo. Es la planificación ejecutiva. La que me sirve para controlar el flujo de trabajo. Evaluar y tomar decisiones. Me ayuda a no dejarlo todo para la planificación a corto plazo. Es la que me da una fotografía del contexto sobre el que debo actuar y tomar mis decisiones.

Esta planificación según las exigencias del guión puedes hacerla de manera mensual o trimestral. Ojo con la mensual, que no se solape con la semanal.

Ejemplo: Este mes diseño la estructura del programa. El mes que viene busco información y organizo los contenidos. Y el siguiente desarrollo mi primer borrador.

Es la planificación que te dirá dónde estás. 😉

A corto plazo. Es la planificación operativa de tu día a día. Es la planificación que te dice qué pasos tienes que dar hoy. En este preciso momento. Y uno de los pilares básicos en la gestión del tiempo.

Parece sencilla, pero no lo es. Existen infinidad de trucos y métodos para hacerla efectiva. No siempre se planifica de la manera correcta. Es cuestión de práctica y de técnica.

Yo la divido en dos momentos temporales.

Planificación diaria, es el momento que vas a dedicar al final de cada tarde, a decidir qué vas a hacer con tu tiempo al día siguiente.

Planificación semanal. Primordial a la hora de proteger tus tareas clave. Y juega un papel muy importante para que tu productividad personal, funcione de manera eficaz.

Dedícale tiempo y que este sea de calidad. Un buen momento es los viernes por la tarde como última tarea de tu semana.

Para conseguir encajar todas tus piezas en tu sistema de productividad personal primero tienes que evaluar, mirar hacia atrás y analizar tu semana anterior. Y luego planificar, anticipándote a la semana siguiente.

¿Planificas de manera estratégica o natural?

Para alcanzar tus objetivos planifica de manera estratégica y temporal Clic para tuitear

PRIORIZAR

Para una gestión eficaz del tiempo no es suficiente con definir objetivos y saber planificarlos. Necesitas conocer en qué y cómo emplear tu tiempo. Tomar la decisión de qué tareas realizar.

Tu tercer paso en una gestión del tiempo eficaz, es aprender a priorizar.

Recuerda que es más importante el valor de las tareas que terminas, la calidad y cantidad de los resultados que consigues. Que la cantidad de horas que trabajas.

¿Cómo distinguir una tarea urgente de una importante?

¿Cuáles son tus actividades de mayor valor?

En “Cómo priorizar sobre tus tareas importantes” ya te hablé de cómo decidir correctamente sobre qué tarea realizar ahora y priorizar.

Diferencié sobre tipos de tareas, dándoles nombres y apellidos.

Se organizaron tus listas de tareas ayudándonos del cuadro de Eisenhower y te di pautas de cómo gestionarlas.

Además de compartir contigo mi fórmula para priorizar sobre tus tareas importantes.

Para una gestión del tiempo eficaz y una buena optimización del tiempo. Debes poner tus prioridades por encima de las de los demás.

Para priorizar correctamente debes …

Disponer de toda la información de por qué es importante un objetivo o una tarea y de cuándo debe estar alcanzado ese objetivo o terminada esa tarea.

La urgencia no es el motivo más importante para hacer algo Clic para tuitear

Si conoces el motivo concreto y la fecha exacta, podrás priorizar mejor y controlar el flujo de tus tareas y tu gestión del tiempo de manera efectiva y eficaz.

Adapta las estrategias de gestión del tiempo a tu caso particular. Hay muchas formas de establecer prioridades para completar tus tareas. Te cito algunos ejemplos de sistemas para priorizar.

SISTEMAS PARA PRIORIZAR

Análisis ABC.

Permite priorizar de manera objetiva.

La primera opción que te propongo para fijar tus prioridades es la más aconsejada por todos los expertos en gestión del tiempo. La llaman el “abuelo” de las estrategias de priorización. Y se la considera la más práctica.

¿En qué consiste?

Las actividades o tareas se clasifican con un valor A, B o C.

A/ URGENTES/IMPORTANTES. Tareas que debes hacer pronto porque las consecuencias pueden ser graves o desastrosas. Tareas críticas e inmediatas.

Y tareas importantes porque te pueden ocasionar resultados extraordinarios.

B/ IMPORTANTES/ NO URGENTES. Son tareas igual de importantes que las del grupo A, pero no son urgentes. Si las pospones demasiado tiempo, pueden convertirse en urgentes.

C/ NO URGENTES/NO IMPORTANTES. Tareas que puedes aplazar sin que las consecuencias sean desastrosas o alarmantes. Tareas que pueden estar en esta lista de manera indefinida o con el tiempo pasar a las listas B o A.

Al priorizar recuerda que el tiempo precede a la importancia 😉

Una tarea urgente se hace antes que una tarea crítica.

Para empezar con este sistema de clasificación. Haz una lista al azar de todas tus tareas pendientes y califica cada una con A, B, o C. Y a partir de esta lista dirige la programación en tu agenda.

Posiblemente esta calificación te suponga la reorganización temporal de alguna de las tareas que ya tenías programadas y anotadas en tu agenda.

Como parte de tu rutina diaria al planificar el día siguiente revisa tus listas A y B.

Y los viernes como parte de tu rutina semanal y junto a la planificación semanal la lista C, también, por si necesitas ascender alguna tarea a las listas B y A.

El análisis ABC, suele combinarse con el principio de Pareto

Prioriza con Pareto.

Concentra el 80% de tu tiempo y energía en el 20% de tu trabajo que es verdaderamente importante.

Trabaja de forma inteligente y en los asuntos apropiados Clic para tuitear

Si en 20% de tus tareas proporcionan el 80% de tus resultados. De cada 10 tareas de tu lista escoge dos e invierte en ellas tu tiempo y tus energías.

En vez de intentar hacer todas las tareas de tu lista, haz las más importantes de cada cinco de ellas.

Método POSEC.

Consiste en priorizar a través de la organización, racionalización, por economía y contribución.

Priorizar tu tiempo y definir tu vida por objetivos.

Organizar las cosas que tienes que realizar para tener éxito (Familia-Finanzas).

Streamline. Racionaliza lo que no te gusta hacer pero debes de hacer (Trabajo-tareas).

Economiza lo que debes hacer o tienes el gusto de hacer, pero no es urgente. (Ocio).

Contribuir a esas pequeñas cosas que marcan la diferencia. (Obligaciones sociales).

Esté método se basa en la teoría de Abraham Maslow sobre la jerarquía de las necesidades.

Priorizar con un sistema de recompensas.

La pregunta básica cuando vayas a priorizar será …

¿Cuál es la recompensa?

El objetivo es emplear el tiempo en términos de valor y rendimiento.

El rendimiento puede ser de índole económica, emocional, social o práctico por citar algún ejemplo.

Partes de una lista de tareas que representan un valor. Y valoras la recompensa a cada una de esas tareas como alta, media o baja.

¿Qué va a influir en tu decisión?

Tus emociones y el contexto.

¿Qué ganas tú con esto?

La respuesta, es lo que te va a motivar a priorizar sobre una tarea.

Un sistema de recompensas es práctico para tener en cuenta tanto tus valores personales como de trabajo y así priorizar tareas 😉

Y como último consejo, a la hora de priorizar elimina lo que no es prioritario.

Confecciona una lista de cosas que no deberías hacer. Esto te ayudará a tener más tiempo y más energía para hacer otras cosas.

Incluye en tu lista tareas de baja prioridad y aquéllas que podrías delegar.

Asigna un coste a tu tiempo y mide el valor de esas tareas en términos monetarios y lo que podrías ganar delegando esas tareas de tu lista de cosas que no deberías hacer, de baja prioridad y que puedes delegar.

DELEGAR

¿Cuáles de tus tareas aportan más valor a tu trabajo?

Una de las preguntas clave en la gestión del tiempo es …

¿Cuál es el uso más valioso de mi tiempo en este momento?

Haz lo que mejor sepas hacer y trabaja en tareas en las que estás especialmente capacitado 😉

Trabaja para mejorar las cosas más importantes que haces y el resto plantéate, cuánto tiempo te lleva realizaras y qué pasaría si las delegaras.

Todas aquellas tareas que te cueste más a ti que a otra persona realizar, significarán una pérdida de tu tiempo 😉

¿Cómo delegar de una manera eficaz?

Lo primero es superar el miedo a delegar y a perder el control sobre la tarea o sobre tu proyecto. Tú no eres la única persona capaz de hacer bien esa tarea.

Una de las actitudes más recurrentes a la hora de tomar la decisión de delegar una tarea, es pensar que podemos hacer una tarea más rápidamente y mejor que los demás. Falta de confianza en los demás.

En el post: “Miedo a delegar ¿Cómo superarlo? Inseguridad o confianza” te hablé de empezar a delegar con 4 pasos sencillos.

Delegar de manera eficaz requiere de sensatez y reflexión 😉

Para delegar de manera inteligente lo primero es asignar las tareas a personas capaces de realizarlas a un coste menor, que si las hicieras tú.

Una fórmula es recurrir a la externalización 😉

3 consejos para delegar de manera inteligente.

• Delega para mejorar.
• Muestra tu confianza.
• Realiza un seguimiento de las tareas que delegas.

Una vez que aceptes que los demás pueden hacer algunas tareas igual o mejor que tú, sigue las siguientes recomendaciones.

Con una lista de las tareas que realizas actualmente, decide qué tareas son importantes para tu proyecto y negocio. Y qué tareas son beneficiosas para mejorar su rendimiento.

Representar gráficamente el flujo de tareas, te puede ayudar a identificar el resto de tareas que podrías delegar 😉

¿Quién podría hacer esa tarea?

Encuentra a la persona adecuada. Con formación, experiencia y conocimientos para realizar esa tarea o trabajo.

Explícale la tarea y porqué es importante esa tarea. Porqué has elegido a esa persona. Qué resultados esperas y qué expectativas tienes en ella.

Responde a todas sus preguntas, que no queden dudas y asegúrate que ha entendido la tarea.

Fija un inicio y un final de la tarea muy definido. Siempre con tiempo suficiente.

Programa reuniones de seguimiento a mitad del proyecto para comentar y evaluar los progresos y resolver los problemas.

Documenta la delegación desarrollando un breve memorándum.

Registra por escrito la tarea, persona a la que se la delegas, fecha en la que se la asignas, fecha para la revisión del estado de la tarea y fecha límite de entrega.

Da la autoridad y la autonomía necesaria para realizar el trabajo. Y facilita el acceso a todos los recursos necesarios.

Controla el progreso de la tarea y cuando esté finalizada evalúa los resultados.

Nunca delegues en exceso, te puede llevar a creer que estás eludiendo tus responsabilidades y con ese pensamiento delegar te resultará más difícil.

Convierte estos 4 pasos básicos: Definir objetivos, Planificar, Priorizar y Delegar en hábitos cotidianos. Practica una y otra vez hasta que sean automáticos.

Asegúrate cada día que trabajas, para dar a tu tiempo, el mayor valor posible.

Cuanto más practiques estos pasos básicos más trabajarás para ti y obtendrás más y mejores resultados. Lo que te llevará a simplificar tú día a día y tu vida 😉

Empieza desde hoy a simplificar tu trabajo y que tu principal objetivo sea ese. Traza un plan y trabaja todos los días en esa simplificación.

• ¿Necesitas un empujón para ayudarte a desarrollar estos 4 pasos?
• ¿Quieres potenciar tus conocimientos y habilidades para mejorar tu productividad?
• ¿Has decidido empezar a delegar tareas y trabajos para optimizar tu tiempo?

Sabes, que puedo ayudarte. Escríbeme y cuéntame qué necesitas.

¿Cuál crees que es el modo más rápido para llegar desde donde estás a ser más productivo?

Pásate por los comentarios y comparte tu respuesta 😉

Gracias por leerme y si crees que este contenido puede interesar, ayúdame con la difusión y compártelo por las redes.

Un fuerte abrazo, siempre #conunasonrisa

Yolanda 🙂