¿Sabrías definir qué es una lista de tareas y de dónde parte?
¿Cómo se convierte una lista pura en lista contaminada y qué la contamina?
¿Qué método es el mejor para hacer una lista de tareas?
¿Cómo usar tu lista de tareas para mejorar tu rendimiento?
Es increíble que algo tan sencillo como aparentemente es una lista de tareas, pueda llegar a complicarte, hasta el punto de convertirse en un obstáculo para tu productividad.
Una lista de tareas no es un sistema de organización, es algo tan simple como un conjunto de acciones por hacer y que debes cumplir. Forma parte del conjunto de herramientas de tu sistema de organización.
Escribir una lista de tareas en un papel, parece sencillo, pero tiene truco.
Para que tu lista de tareas sea efectiva, vas a tener que cumplir unas reglas básicas, si no quieres, terminar contaminando tu lista.
Y el único responsable, vas a ser tú. Simplemente, porque la estés usando de manera indebida, sin criterio y organización.
¿Cómo prevenirse, contra la contaminación de tu lista de tareas?
Mi fórmula es sencilla, rápida y eficaz. ¿Te interesa?
Sigue leyendo … 😉
La lista de tareas, es una herramienta básica que no debe faltar en tu planificación y organización diaria. Te va a ayudar a mantenerte enfocado y a ser consciente de lo que tienes que hacer y de lo que has logrado. Además de aprovechar al máximo tu día y ahorrar tiempo.
Puedes trabajar con listas de tareas abiertas o listas de tareas cerradas. Con listas de deseos o listas de realidades. Con listas simples o listas reales.
¿Para qué te va a servir una lista de tareas?
Una lista de tareas es una herramienta que te sirve para cumplir objetivos, para poner en orden tus ideas y para realizar una gestión eficaz de tu tiempo, a través de la adquisición de hábitos.
Tu lista de tareas, no debe centrarse en un objetivo final, sino en las pequeñas tareas que pasito a pasito, te llevarán a conseguirlo.
A la hora de organizar nuestro trabajo y actividad diaria, es una de las herramientas a las que recurrimos, junto con la agenda y el calendario.
¿Por qué deberías confeccionar una lista de tareas?
La respuesta la tienes en este post de @jiazkue “Por qué debemos confeccionar listas de tareas”
Cito literalmente: “Por las consecuencias favorables que acarrea su confección, tanto para nuestra psique, como para que podamos elegir con éxito nuestra próxima tarea”
Pero tu lista de tareas, puede llegar a dejar de ser útil, si la contaminas de errores.
Ideas, consejos y recursos para crear una lista de tareas eficaz #optimizaTuTiempo Clic para tuitear¿Cuándo está contaminada una lista de tareas?
- Cuando pasa a convertirse en un obstáculo, para tu productividad.
- Porque la has convertido en una lista muy larga.
- Estás mezclando diferentes tipos de tareas.
- Tu lista de tareas no responde a un criterio definido.
- No saber cómo establecer prioridades en tu lista.
- No calculas el tiempo de cada tarea.
¿Qué contamina una lista de tareas?
Tus errores al crearla y al trabajar con ella.
Para que una lista de tareas funcione, debe resultar fácil y sencillo realizarla, debería ser automatizable, accesible desde cualquier lugar, concreta, real y que tus avances sean visibles a vista de pájaro.
¿Qué fórmula es el mejor para hacer una lista de tareas?
Te voy a compartir la fórmula, que después de escribir infinidad de listas y probar distintos métodos, finalmente me ha funcionado.
Existen infinidad de tipos de listas.
Y un sistema de organización efectivo, mi opinión es, que debe tener varios tipos de listas 😉
De esto ya te he hablado en la entrada de “Cómo pasar del caos al orden”, y de la importancia de controlar el tráfico de tareas, con la ayuda de las listas. Te recomiendo leer. 😉
Aunque mi sistema de organización funciona con varios tipos de listas. En esta entrada, solo voy a enfocar nuestra atención en una de ellas.
La lista de tareas del día. Es decir, la lista de tareas en acción. La lista de dónde parte mi trabajo diario.
Mi fórmula para la creación de cualquiera de mis listas de tareas del día, está basada en la creación de una lista cerrada, a corto plazo y realista, que tendrá como punto de partida la lista de objetivos de la semana. Compuesta solo de las tareas que voy a terminar en ese periodo de tiempo.
He bautizado mi fórmula, como DCCP las siglas en las que me apoyo para crear mi lista de tareas.
Utilizo un medio de transporte que responde a un dónde, parto de un cuándo, mi mapa de guía es un cómo y el destino final un para qué 😉
Para diseñar una lista a tu medida, es importante que tengas muy identificados, tus hábitos de trabajo.
Por ejemplo, en qué momentos del día, tienes más energía. Que tengas conciencia de cómo usas tu tiempo y en qué enfocas tu atención. Y que no pierdas de vista el contexto y escenario en el que se va a desarrollar tu día.
Fórmula DCCP para crear tu lista de tareas
Antes de ponerte a crear a lo loco tu lista, elige Dónde crear tu lista.
¿En papel o utilizando una aplicación en el móvil?
El dónde es importante, echa un vistazo a tus hábitos de trabajo y decide si en papel, con una plantilla excell o en una aplicación, que puedas descargar en tu móvil.
Ejemplos de aplicaciones que te pueden ayudar son:
¿Cuál es el mejor software para ti?
Antes de tomar la decisión, te recomiendo la lectura de este post en el @elcanasto “El mejor gestor de tareas es …”
Yo utilizo el papel. Soy de las tradicionales. Siempre viaja conmigo mi cuaderno de papel cuadriculado. Me encanta tachar y al final del día, ver las tareas de mi lista cumplidas es bastante reconfortante 😉
Recuerda …
Los hábitos son más importantes que las herramientas vía @elcanasto
Otro punto importante, es Cuándo escribir tu lista. En esta parte influirá el tipo de lista que vas a crear si es a corto, medio o largo plazo.
Una lista a corto plazo, puede ser la lista del día o la lista de la semana. ¿Cuándo escribirla al terminar tu jornada o al comenzar el día? ¿Los viernes o los lunes?
Aunque esté cansada, mi última tarea del día, siempre es planificar mi día siguiente. Y esa planificación conlleva crear la lista cerrada de tareas del día siguiente 😉
Todos los viernes, hay un bloque de trabajo bloqueado en mi agenda, para evaluar mis tareas y objetivos de la semana y planificar la semana siguiente.
Mi lista de tareas semanal, es una lista abierta, de la que partirán las listas de tareas de cada día de esa semana. Y para gestionar esta lista abierta, me apoyo en un tablero Kanban. Ya te hablaré en otra entrada, de cómo lo gestiono a modo individual.
Cuaderno de papel, al terminar mi jornada. Ya tenemos el dónde y el cuándo, para crear mi lista de tareas del día.
Pasamos a la parte más complicada … Cómo crear tu lista de tareas.
Una lista de tareas, se hace para liberarte del estrés 😉
Que tu lista contenga pocas tareas. No apuntes más de 4/5 tareas. Recuerda que si trabajas con una lista cerrada de tareas, anota solo las que vas a terminar en el día.
En este punto, para determinar el número de tareas que vas a realizar ese día, es importante que valores y tengas en cuenta, el tiempo que debes emplear en realizar cada tarea.
Mi lista de tareas la componen tareas abordables. Que son aquéllas que he estimado un tiempo de ejecución entre 2 minutos y una hora.
Una tarea que pueda hacer en menos de 2 minutos, no me cuestiono anotarla, la abordo en ese mismo momento.
Una tareas que requiera más de una hora, la divido en pequeñas tareas.
Tareas concretas. Ve al grano a la hora de definir tu tarea y descríbela en tu lista de manera completa.
Tareas Viables. Debes de ser realista y asegurarte antes de anotar la tarea, de contar con los recursos necesarios para terminarla.
Cualquier tarea que vayas a anotar en tu lista, te aconsejo que cumpla dos requisitos.
- Que sea algo importante que solamente tú puedas hacer (recuerda la alternativa de delegar).
- Y que eso que apuntes, necesite ser realizado en ese día concreto.
Una lista de tareas abierta admite ser dividida por secciones o bloques. Pero tu lista de tareas cerrada, debe contener un único bloque. Solo las tareas que vas a terminar ese día.
Las tareas que anotes en tu lista que respondan a ese único criterio 😉
Y ¡ojo! … Una propuesta no es una tarea.
Recuerda … una tarea es una acción simple.
Y para terminar la fórmula toca completar el para qué de tu lista.
¿Cuál es el objetivo de crear tu lista de tareas cerrada del día?
Cada lista que creas tiene que responder a un objetivo.
Y el objetivo de crear una lista de tareas del día cerrada. Es tan simple como llegar al final de tu día, con todas y cada una de las tareas que forman parte de la lista, completadas y finalizadas.
Es decir tener tú el control de todas las cosas por hacer en tu día, identificar el trabajo y definir sus acciones. Este es el para qué de tu lista de tareas del día 😉
Para que tu lista de tareas del día funcione es importante.
- Que sepas definir las tareas de forma clara y unitaria.
- Analizar tus tareas y centrarse en las que aporten valor.
- Aprovecha la Matriz de Eisenhower, para gestionar las prioridades de tu lista. Recuerda, lo importante aporta valor. Lo urgente, requiere de atención inmediata. En este post “Cómo priorizar sobre tus tareas importantes” tienes la pista para gestionar las prioridades de tu lista.
- Crear una lista completa.
- Encontrar siempre la siguiente tarea por hacer.
- Hacer cada tarea de tu lista.
- Que tu lista sea flexible. Por mi cerrada que la queramos hacer, la realidad es que no podemos planificar nuestro día al 100%.
Y ahora nos toca la parte práctica de esta entrada.
EJEMPLO DE CÓMO CREAR UNA LISTA DE TAREAS A DELEGAR EN UNA SECRETARIA VIRTUAL
Como ya te he indicado, la fórmula DCCP, te puede servir para diferentes tipos de listas de tareas. Y un ejemplo de estas listas, puede ser una lista de tareas a delegar en una secretaria virtual.
Si hubieras tomado la decisión de empezar a trabajar con una Secretaria Virtual, partiendo del objetivo, disponer de más tiempo cada día para desarrollar tu actividad principal. Empleando mi fórmula DCCP.
¿Cómo crearías tu lista de tareas a delegar?
De esta lista que te propongo, partirá el trabajo diario, semanal o mensual de tu secretaria virtual.
Ejemplo de cómo crear una lista de tareas a #delegar en una #secretariaVirtual Clic para tuitearRecomendaciones para crear la lista de tareas a delegar en tu secretaria virtual.
Diseña una plantilla excell, con las pautas que te doy a continuación.
Crea una lista principal con dos bloques de tareas.
Bloque 1, Tareas Internas. En este bloque de tu lista de tareas, puedes describir las que solo tú puedes realizar y son parte de lo que es tu actividad principal.
Bloque 2, Tareas Externas. Describe todas aquellas tareas que podría realizar otra persona.
El bloque de tu lista de tareas externa, divídelo por categorías. No te recomiendo más de 5 bloques de categorías. Un ejemplo podría ser, atención al cliente, contabilidad/facturación, social, organización.
Cada una de tus categorías debe contener cuatro secciones.
- La primera sección es en la que vas a describir las diferentes tareas de esa sección.
- La segunda sección los programas o herramientas que utilizas para ejecutar las tareas de esa sección.
- La tercera sección la frecuencia con la que la realizas, si diariamente, semanalmente o mensualmente.
- La cuarta sección, computo final del tiempo estimado en ejecutar las tareas de esa categoría al cabo del mes.
Con tu plantilla excell creada, ya tendrías el dónde de esta lista de tareas a delegar en una secretaria virtual.
Ahora toca el cuándo. Te recomiendo la lectura de la entrada anterior: “Secretaria virtual: El bastón de apoyo que necesitas para crecer y avanzar”.
Partimos de la base, que ya tienes claro que vas a delegar.
El mejor momento para crear esta lista, es cuando te encuentres con tus revisiones de la semana. Evaluando y reflexionando sobre tus avances. Y organizando y planificando la semana siguiente 😉
Bloquea en tu calendario un bloque de trabajo, de la semana siguiente, para crear tu lista de tareas a delegar en una secretaria virtual.
Y si has seguido mis recomendaciones y en tu sistema de organización existen las listas de tareas del día, cuando te toque crear la del viernes, suma la tarea de crear la lista de tareas a delegar en una secretaria virtual.
Pasamos a la parte más complicada de la lista el cómo crear este tipo de lista.
El concepto inicial de esta lista es que vuelques todo aquello que tienes que hacer y que te ronde por la cabeza. Ya verás, que cuando te arranques a describir tareas, de manera mecánica te irán saliendo otras. De momento vuelca tareas, que ya habrá tiempo para organizar y priorizar sobre categorías y secciones de cada categoría.
Describe tareas específicas y lo más precisas posibles.
En cuanto al número de tareas, para este tipo de lista no vamos a poner límite.
De momento es una lista de volcado de tareas ya existentes que quieres delegar.
Vamos a considerarla cerrada, si o si. Para empujarte en tu decisión y que toda tarea que entre en esta lista, no salga de ella.
Es decir, que no cambies de opinión mañana, si te encuentras menos motivado en el proceso de delegación 😉
Lista cerrada, en el sentido de que son tareas que vas a delegar en una secretaria virtual, si o si.
Tareas abordables y viables. Abordables en el sentido, de que si una tarea lleva más de una hora, divídela. Viables, asegúrate de contar con las herramientas y recursos necesarios para que tu secretaria virtual las pueda ejecutar.
Y hemos llegado al final de la fórmula. Al para qué de tu lista.
Para crear el objetivo principal, el para qué de tu delegación.
Piensa en esos deseos y proyectos que te gustaría arrancar si tuvieras más tiempo libre 😉
Y qué cosas podrías hacer, si dejaras de hacer otras. Es decir, en tus ventajas de delegar en una secretaria virtual.
Y aquí lo dejo …
¿Necesitas un empujón para delegar tus tareas administrativas?
Déjame ayudarte 😉
Dentro de mi paquete de servicios y soluciones como Secretaria Virtual existe el de consultoría en organización y gestión administrativa. Un servicio enfocado a ayudarte a poner orden y a organizar las tareas administrativas de tu negocio.
Siempre, antes de arrancar cualquier colaboración, una de las cosas que pido, es que me faciliten la lista de tareas a delegar, con las pautas indicadas.
Aquí tienes una plantilla de ejemplo. ⇓
LISTA DE TAREAS A DELEGAR EN LA SECRETARIA EXTERNA
Escríbeme y envíame tu lista de tareas. Es una pequeña acción que a ti solo te llevará cinco minutos y yo estaré encantada de ayudarte.
“Cinco minutos bastan para soñar toda una vida, así de relativo es el tiempo.” -Mario Benedetti
Un fuerte abrazo, siempre #conunasonrisa
Yolanda 🙂
