¿Por qué y para qué es importante tener un plan de acción en productividad?

¿Tu sistema de planificación es insuficiente, suficiente o excesivo?

¿Llevando un plan de acción aprovechas o pierdes el tiempo?

La clave para ser más productivo no es tener un sistema perfecto de productividad con nombre y apellidos.

La clave está en eliminar lo que te sobra, lo complejo, el despilfarro de tareas y mantener el foco de atención en lo importante. Ese 20% que genera el 80% de resultados.

Te propongo diseñar el  MAPA DE TU PRODUCTIVIDAD. Con tres puntos de parada para llegar a tu destino final, aprender a ser más productivo.

Realizar un ANALISIS DAFO de tu productividad.

Dibujar la CURVA DE TU PRODUCTIVIDAD.

Desarrollar tu PLAN DE ACCIÓN.

1. REALIZAR UN ANÁLISIS DAFO DE TU PRODUCTIVIDAD.

Antes de tomar una decisión estratégica y pasar a realizar un plan de acción, es conveniente realizar un análisis DAFO de tu productividad.

Un análisis sencillo que te ayudará a decidir qué plan de acción puede ser el más adecuado para mejorar tu productividad 😉

El objetivo de este análisis es averiguar qué acciones inmediatas debes implantar en tu productividad para eliminar las amenazas y fortalecer tus debilidades.

Averigua con un DAFO las acciones inmediatas que debes implantar para mejorar tu #productividad Clic para tuitear

El análisis DAFO tiene cuatro palabras básicas que no debes olvidar. DEBILIDADES-AMENAZAS-FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES.

Y este análisis lo dividimos en dos partes.

Un análisis interno, que conlleva averiguar tus fortalezas y debilidades.

Un análisis externo, que conlleva averiguar tus amenazas y oportunidades.

Te propongo un ejercicio. Coge lápiz y papel para escribir lo que significa cada una de estas palabras en tu productividad y empieza a completar tu propio análisis DAFO.

FORTALEZAS.

Una fortaleza es aquello que sabes hacer muy bien. En lo que te consideras muy bueno y además uno de los apoyos básicos a tu proyecto.

Una de mis grandes fortalezas es mi capacidad de organización. Trabajo con varias listas de tareas, una agenda de papel y un calendario. Lo que me ayuda a planificar mí día a día, poder terminar mis tareas y cumplir con los plazos de mis clientes.

Los hábitos y rutinas que te conducen a resultados positivos también son tus fortalezas.

Otra fortaleza importante es, ser tú el dueño de tu tiempo.

En tus fortalezas deberás apoyarte para combatir tus debilidades.

El objetivo de identificarlas es conservarlas y a ser posible potenciarlas 😉

DEBILIDADES.

Suelen ser factores internos de los que dependes y tus propias limitaciones.

Situaciones como la de disponer de pocos recursos económicos o de escasas herramientas y recursos tecnológicos también afectan a tu productividad, ya que te empujan a ser un emprendedor orquesta.

O querer abarcar más de lo que se puede, ser multitarea y no saber delegar. Una de las más comunes de los profesionales y emprendedores perfeccionistas.

El no reconocer los errores o no tener capacidad de cambio.

El objetivo de que las identifiques es poder tenerlas controladas y corregirlas 😉

AMENAZAS.

Aquéllos factores externos de tu entorno que podrían afectar de manera negativa a tu productividad y que no dependen directamente de ti.

Pero sí puedes controlar y evitar a través de una conducta asertiva. Saber decir «NO».

Un ejemplo serían las distracciones e interrupciones que provocan tanto tu entorno personal como profesional y que podrían acabar con tu productividad. Los ladrones del tiempo.

Otro ejemplo podría ser el estrés generado por situaciones de crisis por falta de tiempo.

Estos factores al no depender directamente de ti, te obligarán a trabajar más en reducirlos.

El objetivo de que las identifiques es poder afrontarlas y reducirlas al máximo 😉

OPORTUNIDADES.

Te mueves dentro de un contexto. Aprende a sacar provecho en tu beneficio de tu entorno y circunstancias.

Un ejemplo serían profesionales de otros sectores con los que interactúas día a día en las redes sociales y en los que podrías delegar y externalizar áreas de tu negocio. Has generado a base de compartir, una relación de confianza, sácale partido fomentando la colaboración participativa.

El boca-oreja es otra de las oportunidades que genera tu visibilidad en la nube. Aprovecha tu red de contactos para encontrar profesionales con los que colaborar y trabajar en equipo.

El objetivo de tener identificadas las oportunidades es aprovecharlas y explotarlas 😉

Con tu análisis DAFO sobre el papel apóyate en un análisis CAME.

• Corrige las Debilidades.
• Afronta las Amenazas.
• Mantén las Fortalezas.
• Explota las Oportunidades.

Con una fotografía adecuada a través de tu análisis DAFO podrás realizar la segunda parada dibujar tu CURVA DE LA PRODUCTIVIDAD.

2. DIBUJAR TU CURVA DE LA PRODUCTIVIDAD.

Se trata de hacer un gráfico partiendo de unos datos simples como son tus niveles de energía a lo largo del día, tu lista de tareas y el tiempo de que dispones.

Y en base a esa información confeccionar tu horario productivo.

El objetivo de tu curva de productividad es sacar el máximo partido a tu jornada laboral aprovechando al máximo tus niveles de energía, que no suelen durar más de dos horas seguidas 😉

Tus niveles de energía son los que van a marcar tu  forma de trabajar a lo largo del día.

Se trata de encontrar tus periodos de máxima energía para afrontar las tareas que requieren de máxima concentración y atención.

Y utilizar los periodos de menos energía para el descanso y realizar las tareas más simples y rutinarias, que no requieren de niveles altos de energía.

Imagina que mañana te presentas a un examen. ¿Te quedarías hasta las 3 de la mañana repasando? o ¿Te levantarías a las 5 de la mañana a repasar?

En mi época de estudiante, se decía que un búho se quedaba la noche anterior al examen repasando y la alondra se daba el madrugón para realizar su repaso final.

¿Funcionas mejor por la mañana temprano o te activas por la tarde?

Identificarte con el búho o la alondra, te podría dar la primera pista para dibujar tu curva de productividad 😉

El ser humano por naturaleza es diurno. Activo por el día y duerme por la noche.

Las personas que madrugan y son más activas por la mañana al levantarse, se las denomina matutinas. Suelen guiarse por la lógica y analizan más las cosas.

Por el contrario las personas que no madrugan, intermedias o más activas por la tarde, se las denomina vespertinas. Son más aventureras y se guían por la intuición y los sentidos.

Tendemos a asociar a una persona vespertina como más perezosa a la hora de realizar sus tareas. Lo cual no es cierto.

Simplemente lleva un ritmo diferente y puede alcanzar los mismos niveles de productividad, actividad y energía que una persona madrugadora.

¿Cómo te definirías persona matutina o vespertina?

Aplica tu respuesta a la hora de dibujar tu curva de productividad.

Este sería un ejemplo de la curva que Daniel Grifol nos presenta de una persona productiva, de las que he nombrado matutinas.

Es un ejemplo. Cada uno tiene sus propios ritmos. 😉

Lo importante es …

• Que veas cómo adaptar tus tareas en base a tus ascensos, descensos, picos altos y valles.
• Que respetes tus descansos y no prolongues tu jornada.
• Que tu jornada tenga un comienzo y un final al igual que tus tareas.

¿Qué nos dice esta curva de productividad?

• De 9 a 10 comenzamos nuestro ascenso calentando motores. Es un buen momento para empezar con poca carga. Tareas cortas que requieran de menos concentración. Revisa tu agenda, tu planificación, tu lista de tareas o tu correo electrónico (revisas no gestionas).
• De 10 a 12 estamos en el valle de nuestra productividad, el período de máxima productividad y actividad. Idóneo para tareas importantes de larga duración y máxima concentración. Máximo nivel de carga.
• De 12 a 14 comienza el descenso de nuestra montaña de la productividad. Iremos reduciendo nuestra carga de forma progresiva. Es un buen momento para realizar tareas importantes pero cortas. Tareas más creativas y entretenidas. Además de aprovecharlo para las reuniones y llamadas importantes que tengamos que realizar.

Tras el descanso de la comida, volvemos a ascender a nuestra montaña de la productividad. Solo que esta vez nuestro pico de productividad no llega al 100%, lo cual significa menos intensidad y carga de tareas.

• De 3 a 4 estamos en pleno ascenso, lo aprovecharemos para tareas cortas y rutinarias. Responder correos, gestionar las redes sociales o pasarnos por otros blogs a comentar.
• De 4 a 5 hemos vuelto a llegar a otro valle de máxima productividad, más corto porque contamos con menos niveles de energía. Lo aprovecharemos para realizar tareas importantes pero de duración media. Alta concentración pero no más de una hora.
• Y a las 5 comenzamos a descender la montaña de un día productivo. Lo que significa aminorar la carga con tareas cortas y más rutinarias, como responder correos y realizar llamadas de última hora, planificar las tareas del día siguiente y organizar documentos, papeles y archivos.

Dibuja tu curva de la productividad para confeccionar tu horario productivo Clic para tuitear

¿Qué hemos conseguido?

• Asignar a nuestro top 3 de tareas importantes  largas, medias y cortas un bloque de trabajo del día dentro los valles en nuestra curva de la productividad.
• Las tareas sencillas y rutinarias nos ayudan a calentar motores y a descender de manera progresiva la montaña de la productividad.
• Marcar plazos y momentos del día para cada tipo de tarea en equilibrio con nuestro nivel de energía.

Con tu curva de productividad dibujada, el siguiente paso sería medir tu productividad durante varias semanas. Para identificar en qué momentos de la semana eres más productivo.

• Con la ayuda de un calendario por días, divídelo en líneas con tramos de 15/30 minutos y anota en cada casilla la tarea realizada.
• Puntúa esa tarea del 1 al 10 en base a lo productivo que has resultado.
• Ponte nota y valora en base a los niveles de energía asignados a esa tarea, el tipo de tarea y los resultados obtenidos.

Una persona matutina que empieza su jornada laboral a las 9:00 de la mañana y de 10 a 12 se dedica a gestionar su correo electrónico. La puntuación en productividad a ese tramo de trabajo sería la mínima. 😉

Ya que ha utilizado un bloque de trabajo dentro de los asignados para niveles de energía más altos y de uno de los momentos más productivos de su día, a una tarea que requiere de poca concentración y nos es prioritaria ni importante para el 80% de resultados en efectividad derivados del 20% de esfuerzos.

Esta información te ayudará en tu PLAN DE ACCIÓN a dividir por bloques de trabajo tu planificación semanal.

3.– DESARROLLAR TU PLAN DE ACCIÓN DIARIO BASADO EN UNA SENCILLA Y FLEXIBLE  PLANIFICACIÓN SEMANAL.

He enfocado mi planificación en dos rutinas muy sencillas. Una semanal que realizo como última tarea los viernes. Y otra diaria en la que empleo mis últimos 15 minutos de mi jornada laboral.

Para desarrollar tu plan de acción diario necesitas de un punto de partida.

• Una lista de tareas ordenada en base a tus prioridades e importancia de las mismas, que guiará el camino de tus decisiones.
• Esas decisiones van a estar condicionadas por los objetivos que te has marcado para cada una de tus tareas.
• Y esas tareas formarán parte de tu plan de acción diario dentro de tu planificación semanal.

Cada uno de mis días parte de tres tareas importantes que voy a realizar y terminar. Mi top 3 de tareas.

• Una tarea importante de larga duración.
• Una tarea importante de duración media.
• Una tarea importante de duración corta.

Confecciona tu planificación semanal con un top 3 de tareas importantes Clic para tuitear

¿Cuándo y cómo planificar la semana?

Es una de las tareas reservadas cada viernes al último descenso de la montaña en mi curva de la productividad. Este bloque de trabajo lo componen dos tareas de mi rutina semanal.

La primera reflexionar sobre lo que ha sido, he conseguido, no he logrado, lo que puedo mejorar y en lo que he mejorado durante la semana que he cerrado.

A partir de esa reflexión y de la información obtenida empiezo a preparar mi siguiente semana. Lo que sería la segunda tarea de este bloque de trabajo.

Con la claridad de lo qué es lo más importante que voy a realizar con mi tiempo esa semana. Decido qué tareas voy a realizar esa semana y qué compromisos voy a  atender. Y voy trasladando toda esa información a mi agenda y calendario.

Arranco con las tareas importantes de larga duración para cada día de la semana. Continuando con las de media y corta duración.

A continuación planifico las tareas creativas de la semana. En qué van a consistir y qué días las voy a asignar dentro del descenso de mi curva de productividad de la mañana, de cada día en qué he decido realizar ese tipo de tareas. Suelo emplear un par de días para este tipo de tareas.

El siguiente paso es asignar 2/3 bloques a reuniones. Bien ya programadas o para programar a lo largo de la semana. Estas tareas ocupan los 2 bloques, que quedan libres en mi semana, en el descenso de mi curva de productividad de la mañana.

Y por último planifico las curvas ascendentes de la mañana y tarde del lunes.

Siempre dejo un hueco para los imprevistos. La parte flexible en mi planificación diaria y semanal, está en el descenso de la montaña de la tarde de cada día 😉

¿Cómo gestiono la planificación diaria?

Es una rutina que como mucho me lleva 15 minutos.

Lo primero dedico un momento a la revisión de lo planificado para el día. Repaso si he cumplido con los objetivos programados y reajusto en mi planificación semanal, si no lo he logrado

A continuación visualizo mi programación semanal de tareas importantes para el día siguiente y modifico si es necesario.

Reviso mi lista de tareas menos importantes y rutinarias, citas y compromisos. Los asigno un bloque de trabajo y traslado a mi agenda y calendario.

Al finalizar esta rutina tengo una radiografía de mi día siguiente con un enfoque claro y sencillo de lo que voy a realizar. Y sobre qué tareas importantes voy a priorizar y mantener mi foco de atención ese día 😉

Y con este plan de acción termino mi viaje del 2.015 por este mundo de la productividad.

No quiero despedirte sin antes compartir contigo mi última entrevista de este 2.015. Donde charlo con Cova Díaz en su blog Marketing Para Inquietos  , sobre debilidades productivas.

Y cómo ella presenta la entrevista finalizo esta serie de cómo aprendí a ser más productiva.

“La clave de la eficiencia es la actitud” 

Si valoras tu tiempo o el de alguna persona importante de tu entorno, haz como yo, regala y regálate tiempo esta Navidad.

Aprovecha el momento, cambia tu actitud y básate en la sencillez para ser más productivo.

Hoy te digo hasta pronto. El tramo de mi primer viaje con este blog ha terminado. Pero desde la alegría de mi Navidad.

Porque la verdadera alegría de la Navidad no son los regalos ni la actitud de dar y recibir. No son los adornos, el árbol o las velas.

La verdadera alegría de la Navidad es el corazón y el calor de las personas de nuestro día a día, la generosidad de compartir con ellos ese día a día y la esperanza de continuar y seguir caminando, por esos senderos que nos guían, hacia la cima de la montaña de nuestros sueños, nuestras metas, nuestros objetivos y tareas del día a día. 😉

¿Cuál es tu verdadera alegría de la Navidad?

Como siempre te digo estás invitado a pasarte por los comentarios y compartir tu plan de acción, cómo gestionas tu planificación semanal y cuál es tu alegría de la Navidad.

Feliz Navidad, siempre #conunasonrisa

Yolanda 🙂