¿Tus comunicaciones vía email generan confianza?

¿En qué tono te diriges a tus clientes?

Hola,

Hace unos días que llevo dando vueltas a éste tema. Son muchos los emails que respondo al cabo del día tanto a nivel personal o en representación de un Departamento Administrativo. Y todos y cada uno de ellos, con un tono diferente.

Sea cual sea nuestra actividad o profesión, nuestro día a día, gira en torno a las “relaciones públicas” y el email es la herramienta más utilizada para las comunicaciones en nuestro entorno de trabajo.

¿Cómo evaluarías tus habilidades de comunicación? ¿Generas empatía?

“Si sabes comunicar, generas confianza”

Existe un lugar, un medio y un momento para cada tipo de comunicación. Cada día son más los emails que recibo de tipo informal, que carecen de firma y saludo.

¿Eso significa que yo deba actuar igual?

“Mantén siempre un nivel de profesionalidad en lo que envíes”

¿Cuántos emails recibes y envías de media al día? Yo he calculado que unos 120.

¿Cuántas horas de media le dedicas a la semana? Seguro que más de 10. Seguimos girando en torno a una bandeja de entrada que nunca acaba. Y ocupa el 30% de nuestra jornada laboral.

El 90% de los emails que nos llegan, carecen de valor y no son urgentes.

¿Quien gestiona a quien? Tú al email o el email a ti.

Antes del “tono”, hablemos primero de “Optimizar Tiempo” en el uso de ésta herramienta.

Un email bien escrito, evitará un “Pin-Pon” de emails en torno al mismo “Asunto”

Tres recomendaciones:

El Asunto: Claro y Conciso. Para tu receptor será más fácil de localizar y te garantizarás que te lean y no te archiven o excluyan. Y si es importante “Alerta de Importancia” 😉

El Cuerpo del mensaje: Cuanto más simplificado mejor, céntrate en lo verdaderamente importante y cuidando tu redacción, gramática y ortografía.

Tus respuestas: Es conveniente, tener horarios específicos para ésta tarea. Pero no demores más de 24 horas tus tiempos de respuesta. De ésta manera evitas generar incertidumbre y el reenvío de la información. Si no puedes en ese momento, un Ok o un recibido, sería suficiente.

Hay veces que la respuesta es importante y no puede esperar. Quizás lo más apropiado, sea realizar una llamada.

Es importante establecer un orden y rutinas en nuestras respuestas.

Un mensaje incompleto o mal redacto, es sinónimo de recibir más, para completar la información  y/o aclararla.

“Una comunicación efectiva por email es una puerta abierta al éxito profesional” Clic para tuitear

No es lo mismo decir las cosas hablando que por escrito. De ahí la importancia del “tono” de tu email.

Seis “tips” que te ayudarán:

1.- No grites a tu receptor. Si usas MAYÚSCULAS, lo estarás haciendo.

2.- Tu saludo, sencillo y atemporal, te ayuda a tener un contacto personalizado. Mide el nivel de respeto que tienes con tu interlocutor.

3.- Evita mal entendidos y avisa de los destinatarios ocultos. Eres una persona seria y no tienes nada que ocultar.

4.- Tu firma, que sea corporativa y demuestra tus intenciones, incluyendo tus clausulas de seguridad y nivel de responsabilidad de los mensajes enviados. Ten en cuenta a tu receptor y juega haciéndola más concisa y/o informal, si ya sabe cómo y dónde localizarte.

5.- Tu lenguaje, respetuoso. Agradece la atención a tu receptor. Empieza y termina siempre tus mensajes de manera positiva. Eso genera empatía.

6.- Tus archivos adjuntos. “El tamaño SI importa”. Es mejor enviar un solo archivo comprimido que muchos independientes. La mejor opción, utilizar un servicio para compartir archivos con un link, tu destinatario se descarga el archivo. Dropbox.com es una opción muy popular.

Varias cosas tengo muy claras, el buen uso del email, depende de las personas y no de las organizaciones. Al final, son los usuarios los que envían, reciben y responden.

No es necesario usar siempre medios digitales para nuestras comunicaciones.

Un proyecto nunca lo enviaría por email, un conflicto lo resolvería cara a cara y una reunión de 15 minutos me puede ahorrar intercambios de emails.

El email te puede volver perezoso, menos efectivo y evitar el contacto humano.

Me gusta para escribir mensajes formales. Lo veo más serio que un chat. Me permite escribir de manera estructurada y contactar con las personas cuando no están. Me puedo tomar mi tiempo, para escribir lo que quiero transmitir y queda constancia de mis comunicaciones.

Tres claves para tu productividad en el uso del email:

“Usa ésta herramienta para enviar contenido relevante”

“Lee, prioriza, archiva y tira”

“No dediques la primera hora del día a tu bandeja. Desactiva las alarmas de entrada y revisa el menor número de veces posible”

“Estar permanentemente conectado, no es una obligación. No te conviertas en un Yonqui del email”

“Encuentra tu propio equilibrio en su uso y en tu tono”

Nos vemos pronto.

Un fuerte abrazo y siempre #conunasonrisa incluso en el email más formal.

Yolanda 🙂