¿Cómo detectar la necesidad de una Secretaria Virtual?

¿Qué recorrido tienes que realizar para trabajar con este tipo de perfil profesional?

¿Cuáles son las ventajas de trabajar con una Secretaria Virtual?

¿Estás preparado para trabajar en equipo con una secretaria virtual?

Arrancamos una nueva temporada del blog.  Y no se me ocurre mejor manera que iniciar este nuevo viaje, hablándote de mi mejor compañera. Una compañera que está ahí, día a día, que tiene su propio estilo y marca personal.

Una compañera a la que agradezco siempre #conunasonrisa lo que me enseña y lo que aporta a otras profesionales. Siempre con tiempo disponible para ser más productiva. Y con un valor añadido, su tiempo. Un tiempo que los que trabajan apoyados en ella, ven como una inversión.

Seguro que ya has adivinado, que la compañera de la que hablo es mi profesión 😉

Y entiendo que si estás leyendo este post, es porque profesionalmente, da igual que seas una pyme o profesional independiente, has llegado a un punto, que necesitas el apoyo de una secretaria.

Pero no tienes el volumen suficiente de tareas, ni dispones de infraestructura, para contratar a una secretaria convencional.

¿Quién puede ayudarte con la gestión de esas tareas rutinarias, recurrentes, temporales o puntuales, que hoy por hoy, están impidiendo tu crecimiento profesional como emprendedor?

Seguramente, ya tienes la respuesta. Incluso te encuentres en búsqueda activa de un perfil que encaje en tu proyecto.

¿Te imaginas la libertad de tener a un profesional como yo, colaborando en tu equipo, solo cuando lo necesites?

SECRETARIA VIRTUAL. EL BASTÓN DE APOYO QUE NECESITAS PARA CRECER Y AVANZAR

A lo largo de estos últimos meses me he encontrado cada vez más profesionales, en búsqueda activa de una secretaria virtual 😉

Profesionales y emprendedores, que han llegado a un punto de sobrecarga, que necesitan de un profesional,  que les pueda ayudar con sus tareas administrativas y que además, les sirva de apoyo para organizarse de manera eficaz y mejorar su productividad.

Por lo que con esta puesta en escena, me ha parecido bastante  interesante, arrancar este nuevo curso escolar, hablando de mi profesión y la figura que veo representada y le da nombre. La figura de una secretaria virtual.

Para ello, he dibujado en el mapa de este viaje,  tres tramos que nos sirvan de guía, en nuestro  trayecto, de búsqueda activa de una secretaria virtual.

El primer tramo, va a consistir en detectar tu necesidad de delegar tareas y ver si ha llegado el momento de trabajar con una secretaria virtual.

En el segundo tramo, vamos a ver cómo encontrar la solución de secretaria virtual, que mejor encaje con tu perfil.

En el tercer tramo, te invito a evaluar las ventajas para tu negocio, crecimiento profesional y productividad que supone externalizar las tareas administrativas en una secretaria virtual.

Si estás en búsqueda activa de una secretaria virtual, te interesa leer este post 😉 Clic para tuitear

Cada tramo es una orientación y recomendación, basada en mi experiencia de más de seis años de ejercicio de mi profesión.

El orden de cada tramo, es orientativo.

Eres tú el que debe diseñar, el mapa de tu viaje. Y llegar a tu destino, con la opción que mejor encaje con tus objetivos 😉

Pero ojo !!!

El  crecimiento de tu negocio no va a depender de este viaje ni de mí.

Lo único que puedo garantizarte, es que todas esas tareas que hoy están paralizando tu evolución profesional, tan pronto las delegues, dejarán de ser tu cuello de botella 😉

Lo más prioritario en el punto en el que se encuentra hoy tu negocio o proyecto, es conseguir para que puedas avanzar, optimizar tu tiempo mejorando tu productividad  y que de esa manera puedas realmente, enfocarte en lo que  verdaderamente es importante.

Tienes dos opciones y la decisión solo la puedes tomar tú.

Puedes dedicar las 24 horas del día los 7 días de la semana a sacar tú solo todo el trabajo. Primera opción, ACAPARARLO TODO.

O puedes contar con una persona como bastón de apoyo, en la que puedas delegar con confianza parte de tu trabajo y responsabilidades. Segunda opción, DELEGAR EN UNA SECRETARIA VIRTUAL.

Yo lo tengo claro, pero entiendo que no es fácil ni sencillo, tomar la decisión. Pero la opción de acapararlo todo, tampoco es la ideal. No existe un punto intermedio, salvo que encuentres una zona de confort y decidas no avanzar y quedarte cómo estás.

Si me pides opinión, no seré objetiva. La segunda opción es la mejor alternativa 😉

Existen varias razones, espero ser convincente y que me des la razón al finalizar la lectura del post.

TRAMO 1 DEL VIAJE … ¿HA LLEGADO EL MOMENTO?

El mejor momento para buscar el apoyo y ayuda de una Secretaria Virtual

Es cuando tienes la sensación de no llegar a nada. Cuando tú proyecto o negocio, requiere de toda tu atención y no tienes horas suficientes para dársela.

Estas son las razones que me daba hace poco un profesional freelance, que buscaba una secretaria virtual, que le habían hecho comprender que había llegado el momento.

  1. Empezaba a tener un alto volumen de negocio.
  2. Sus actividades se duplicaban.
  3. Cada vez necesitaba de más tiempo para organizarse.
  4. Las tareas administrativas y burocráticas se habían incrementado, pero no su tiempo para ejecutarlas correctamente, en tiempo y forma.
  5. El crecimiento de su actividad, originaba mayor volumen de emails que responder y llamadas que atender.
  6. Su actividad se alimentaba principalmente de la relación con el cliente.
  7. Y su cartera de clientes pedía a gritos más reuniones, viajes y asistencia a eventos.
  8. Necesitaba invertir su tiempo en tareas más relevantes para su negocio.
  9. No había espacio para las tareas administrativas.

Por lo que si tienes la sensación de no llegar a nada y al menos se dan tres de las razones, de nuestro amigo freelance, también ha llegado tu momento de buscar ayuda 😉

Cómo encajar la figura de una secretaria virtual en tu proyecto #delegar Clic para tuitear

¿Qué debes tener claro a la hora de dar el paso?

El paquete de tareas y responsabilidades que vas a delegar 😉

Aquí tienes una pequeña reflexión-ayuda, para empezar a confeccionar lo que yo defino como un paquete básico de administración externalizada, con el que empezar a delegar en una secretaria virtual.

Tu escenario se representa de la siguiente manera.

  1. Parte de tu tiempo lo dedicas a responder emails y atender el teléfono. Además de atender y gestionar las urgencias de tus clientes.
  2. Otra parte importante de tu tiempo, la dedicas a planificar tu agenda, gestionar tus citas y organizar tus reuniones y viajes.
  3. Las tareas burocráticas y organización de archivos y documentos se llevan la palma.
  4. Y te pasas el día posponiendo las aburridas tareas de facturación, gestión de pagos y cobros.
  5. Atender tus redes sociales y enviar tu newslewtter, ya se ha convertido en una misión imposible.

La primera pista, ya la tienes para empezar a crear tu lista. Seguro que la amplías 😉

Pero tener clara tu lista de tareas que vas a delegar. No es suficiente.

Necesitas perder el miedo a delegar y aprender a delegar 😉

Es algo que solo se consigue a través de la confianza.

Te recomiendo la lectura de este post y Supera el miedo a delegar. Te puede servir de guía para aprender a delegar y traspasar responsabilidades a tu secretaria virtual.

Además de aprender a delegar. También deberás aprender a trabajar en equipo con una secretaria virtual.

¿Cómo se consigue? En este post tienes algunas claves que te ayudarán a conseguirlo. Claves para trabajar en equipo con una Secretaria Virtual

TRAMO 2 DEL VIAJE … BUSCA Y ENCUENTRA LA SOLUCIÓN

Busquemos y Elijamos a tu Secretaria Virtual

Cómo seleccionar una secretaria virtual alineada con tu perfil profesional Clic para tuitear

Cada día somos más las profesionales que ejercemos esta actividad. Con infinidad de roles y funciones. Así como de etiquetas que definen al profesional. Puedes buscar secretarias virtuales, asistentes virtuales, administrativas virtuales, secretarias virtuales administrativas, telesecretarias …

Mi consejo es que no busques encajar un puesto en tu proyecto. Ni una etiqueta que defina a un profesional 😉

Encuentra a …

  1. Un profesional que cubra tus necesidades de manera eficaz.
  2. Un profesional en sintonía contigo, que comparta tu idea de negocio, dispuesto a convertirse en embajador de tu marca, una persona motivada y que se involucre.
  3. Un profesional con habilidades de comunicación que se desenvuelva con soltura en todos los canales de comunicación y atención al cliente.
  4. Un profesional con habilidades tecnológicas, para simplificar, sistematizar y automatizar  la gestión de tus tareas.
  5. Un profesional con habilidades de organización, para optimizar los tiempos y mejorar la productividad.
  6. Un profesional con habilidades de protocolo, para desempeñar el papel de embajadora de tu marca en reuniones y eventos.
  7. Un profesional con muchas ganas de aprender y poner en práctica lo aprendido.

En cualquier negocio y organización el papel que desempeña una secretaria es fundamental. Realiza funciones administrativas, organizativas, de atención al cliente. Y son la vía de comunicación con el entorno exterior.

Estos dos post, te pueden servir de ayuda para aclarar ideas:

Qué necesitas saber de una Secretaria Virtual antes de contratarla.

Externalizar tareas administrativas. Un paso para ganar en competitividad.

¿Cómo empezar tú búsqueda?

Una opción es realizar una búsqueda a través de Google, con palabras clave como (secretaria virtual, asistente virtual, secretaria externa, soporte administrativo virtual).

Prueba con la Red Profesional LinkedIn y sácale provecho. Para mí, es la herramienta perfecta, para atraer clientes. Un perfil de alto impacto bien trabajado, es una apuesta segura.

El 90% de mis clientes me han llegado a través de ella 😉

Te interesa un perfil, que te cuente su historia, el valor que aporta a su mercado y te diga cómo puede ayudarte, ese es el primer paso para crearte una buena impresión.

Además valora y coteja, la información que se te facilita en el extracto y datos como la experiencia, educación, actitudes y valoraciones. Y por supuesto las recomendaciones.

Te pongo como ejemplo, mi propio perfil 😉 LINKEDIN 

El boca oreja, también funciona en algunos ecosistemas  sociales. Puedes probar por tus redes de contactos y ecosistema social en el que te muevas.

Otra alternativa, es arrancar con un proceso de selección y que sea la interesada, la que llegue a ti. Aunque corres el riesgo, de perder profesionales, que no apuestan por este tipo de procesos, para la captación de su cliente ideal. Yo soy un ejemplo 😉

TRAMO 3 DEL VIAJE … EVALUANDO TUS VENTAJAS

Ventajas y beneficios de trabajar con una Secretaria Virtual

De poca ayuda, te va a servir, si me limito a facilitarte una lista de las ventajas y beneficios de trabajar con una secretaria virtual.

De sobra sabes, que …

  1. Es una opción con la que puedes ahorrar tiempo y dinero.
  2. Aporta imagen de profesionalidad a tu negocio y calidad de marca.
  3. Te da la libertad profesional y empresarial que necesitas para avanzar  y hacer crecer tu negocio.
  4. Te aporta seguridad y confianza en la resolución de un tipo de tareas que no son las tuyas.
  5. Contar en tu equipo de colaboradores con una persona capacitada y con experiencia, disponible cuando la necesitas.

Te confieso, que al final esta lista de ventajas y beneficios  es algo genérico. No deja de ser teoría adornada, que viste muy bien en cualquier portfolio de servicios. Incluido el mío.

La experiencia me ha demostrado, que las  ventajas te trabajar con una secretaria virtual, eres tú y no terceras personas, quien debes listarlas y llevarlas con estrategia y planificación, a la parte práctica 😉

Y la mejor manera para evaluar las ventajas y beneficios de una Secretaria Virtual para tu negocio y para ti a nivel profesional, es haciendo un diagnóstico de tu situación.

¿Qué te hace falta? y ¿Qué puedes hacer para mejorar tu situación?

Diagnóstico para detectar tus ventajas de contratar a una #secretariaVirtual Clic para tuitear

El diagnóstico de tu situación, debería partir definiendo tu objetivo.

¿Qué objetivo quieres conseguir delegando en una Secretaria Virtual?

Un ejemplo, podría ser: “Hacer crecer mi negocio”.

A partir de ahí, pongamos todas las cartas sobre la mesa, que mejor describen tu escenario actual.

  1. Qué recursos tienes a tu alcance para conseguir tu objetivo. ¿Esos recursos son insuficientes o estás haciendo un mal uso de ellos?
  2. Cuál es tu capacidad de trabajo. Realiza un inventario de tus habilidades. Evalúa tus hábitos de trabajo. ¿Qué podrías mejorar?
  3. Cuánto quieres hacer crecer tu negocio.
  4. Qué ritmo de trabajo te vas a marcar, en base a tu capacidad, habilidades y recursos.
  5. Qué está impidiendo hoy que no llegues a todo y seas poco productivo. ¿Qué tipo de tareas lo impiden?
  6. Evalúa el contexto y entorno en el que te mueves. ¿Es el apropiado para el crecimiento que te has marcado?
  7. Detecta tus distracciones más comunes y a tus ladrones del tiempo. ¿Podrías evitarlos?

De tus respuestas, te saldrán tus propias  ventajas de trabajar con una Secretaria Virtual. Que no son otras que tus por qué y para qué, necesitas de una Secretaria Virtual 😉

Reflexiona …

Muchos de nosotros nos tomamos mucho tiempo en atender lo que es Urgente, pero no el suficiente tiempo en aquello que es Importante. – Stephen Covey.

A partir de ahí …

  1. ¿Puedes asumir la figura de una secretaria virtual en tu negocio, sin que afecte a otros procesos?
  2. ¿Estás preparado para afrontar los cambios que supone delegar?
  3. ¿Tienes capacidad para alinear la figura de una secretaria virtual con la operativa de tu negocio?

Si necesitas ayuda con tus tareas administrativas, en la organización y planificación de tu negocio. Has echado un vistazo a mi perfil en LinkedIn, te has interesado por lo que publico en el blog, compartes mi filosofía de trabajo y mis tarifas están en línea con la inversión que tenías pensado realizar, para optimizar tu tiempo y mejorar tu productividad, CONTACTAME y hablamos.

El primer paso lo tengo claro, evaluar tus necesidades , si te puedo ayudar y considero que mi perfil encaja con lo que necesitas, te propondré un plan de trabajo, para arrancar nuestra colaboración.

“El tiempo del que dispones tiene una única dirección, sacar lo mejor de ti mismo. Mi objetivo es ayudarte a conseguirlo” @yolandapd 😉

Y ahora te toca a ti …

¿Has pensado en las consecuencias de no delegar tus tareas administrativas cuando empieza a crecer tu negocio?

«La delegación efectiva representa tal vez el mejor indicador de la administración efectiva, simplemente porque es fundamental para el crecimiento personal y organizacional.» (Stephen R. Covey)

Aquí lo dejamos, te espero en los comentarios. Y si me ayudas con la difusión, te estaré siempre  agradecida.

Un fuerte abrazo, siempre #conunasonrisa

Yolanda 🙂