¿Es lo mismo Optimizar el Tiempo que Gestionar el Tiempo?
¿Qué relación tiene Optimizar el Tiempo con la Productividad Personal?
¿Necesitas Optimizar el Tiempo y Liberarte del Estrés?
A estas alturas del año estás cansado y seguramente necesitas unas vacaciones. La rutina del día a día te provoca un desgaste psicológico. Ese cansancio y desgaste se traduce en estrés. Pierdes tu tiempo en optimizar el tiempo.
Puedes estar estresado sin darte cuenta y ese estrés solo lo podrás eliminar si reconoces los síntomas y las causas.
¿Reconoces haber vivido alguna de estas situaciones?
- Sensación de que una situación te supera
- Falta de concentración y disminución de memoria
- Lentitud de pensamiento
- Desmotivación
Te pasas el día superando obstáculos para lograr tus metas. Y posiblemente no sepas que lo que más te limita es tu actitud ante la falta de tiempo.
¿Cómo eliminar esa barrera que te impide Optimizar el Tiempo?
Aprendiendo a administrar, aprovechar y disfrutar el tiempo 😉
¿Sufres o disfrutas de tu tiempo?
Necesitas administrar tu tiempo según tus necesidades y forma de ser. El tiempo es el que es. Un día dura veinticuatro horas y eso no se puede cambiar. Pero sí la forma de administrar tu día. Empieza haciendo tres cambios en ti mismo:
- Tus actividades
- Tus prioridades
- Tus expectativas
¿Sabes que una de las causas más importantes del estrés es la falta de tiempo?
La falta de tiempo es el resultado de:
- Querer hacer mucho en poco tiempo
- Una mala planificación
- Fijar metas por encima de tus posibilidades
Se habla mucho en cuanto a técnicas y herramientas para optimizar el tiempo.
¿Qué técnicas has probado para optimizar el tiempo?
¿Qué herramientas has incorporado para automatizar tus tareas con la idea de optimizar el tiempo?
¿Son efectivas, las sacas partido o te roban más tiempo?
¿Cuánto tiempo te lleva ponerlas en práctica para luego abandonar?
Es mucha la información que navega por la red sobre optimizar el tiempo. Se trata de procesarla, organizarla y desarrollar tu propio método 😉
Tienes un dolor que se llama falta de tiempo y te produce estrés. Simplemente es la consecuencia de que algo no va bien en tus rutinas diarias.
Cuando tienes un dolor ¿Vas al médico o te tomas lo primero que pillas?
¿Qué protocolo de actuación tiene tu médico ante tu dolor?
- Te pregunta sobre tu dolor y toma nota.
- Te hace un chequeo y te diagnostica tu enfermedad.
- Te aporta una solución en forma de tratamiento.
Tenemos identificado tu dolor, la falta de tiempo.
Vamos a hacer un chequeo y a detectar a tus enemigos. Esos virus que te impiden optimizar el tiempo.
- Las prisas es el virus que afecta a los resultados de tus acciones, traducidos en errores que necesitan de tu tiempo para ser corregidos.
- La falta de voluntad necesaria para hacer primero lo importante antes de lo que te gusta. Es el virus que refleja la acumulación de tareas por indecisión y autodisciplina.
- La desorganización es el virus de los olvidos, el desorden y las tareas pendientes.
- La falsa creencia de que la productividad se mide por la cantidad y no por la calidad de tus acciones. Estar más ocupado no equivale a ser más productivo.
- La falta de planificación que conlleva perder el tiempo en cosas poco importantes y no cuantificar el tiempo que necesitamos para llevar a cabo las más importantes.
Prevenir es mejor que curar y por lo general un dolor de este tipo no surge de la noche a la mañana. Suele manifestarse en pequeñas señales que terminan en crisis con formato de estrés. No lo sufras, resuélvelo.
Siete vitaminas para prevenir la crisis:
- Prepara tus tareas con antelación.
- Establece una jerarquía en tus acciones. Importante, necesario, inaplazable. Que las tareas no se conviertan en urgentes.
- Prioriza lo importante, necesario y urgente sobre lo que te gusta hacer.
- Aprende a decir que NO.
- Elimina las distracciones, concéntrate y dedica tu atención a la tarea que estás haciendo.
- Tarea por tarea. Nada de varias al mismo tiempo.
- Reserva una parte de tu tiempo para tus actividades personales como el descanso, las relaciones sociales, el ejercicio y la diversión.
Si no has conseguido prevenir tu dolor
¿Qué tipos de tratamientos existen?
- Técnicas de productividad personal para combatir el dolor.
- Herramientas con las que automatizar tareas para aliviar el dolor.
- Recursos como delegar para hacer desaparecer el dolor.
Si buscas el éxito supera el miedo a DELEGAR
Con este post estreno una nueva sección en el blog en la que te hablaré exclusivamente de Optimizar el Tiempo y Mejorar tu Productividad.
Y lo haré a través de técnicas, herramientas y recursos que te ayuden en la gestión y optimización de un bien que si lo pierdes no lo puedes recuperar. Tu Tiempo.
Pero antes de pasar a la práctica definamos conceptos 😉
¿Qué es el tiempo?
En física se define como una unidad de medida que cuantifica un periodo organizado de manera secuencial en pasado, presente y futuro.
El tiempo lo podemos dividir en tiempo absoluto y tiempo relativo.
Un día tiene veinticuatro horas y eso es igual para todos. Es algo que no se puede cambiar. Eso es un tiempo absoluto.
Y un tiempo relativo es tu tiempo, el significado que tu le das en base a una situación y como te mueves en torno a ella.
El tiempo relativo está muy ligado a tu productividad personal y a tus hábitos en su gestión
¿Qué significado tiene la percepción del tiempo?
Existen dos percepciones del tiempo, la que marcan los relojes y denominamos objetiva.
Y la percepción subjetiva que es la que marca nuestro interior. Hace que tengas una noción del paso del tiempo y valores la velocidad a la que se mueve. Te sirve también para reconocer en qué lo empleas y cómo lo usas.
La utilizas para entender la duración de un acontecimiento, situarlo en un momento y generar una expectativa.
Una percepción subjetiva del tiempo te produce un estímulo. Vuela cuando una situación es agradable y te gusta. Y se hace eterno cuando lo pasas mal o esperas algo con impaciencia
Gestionar de manera óptima tú tiempo interior es la base de tu bienestar. Controlar tu tiempo y tener la sensación de tenerlo controlado.
El tiempo percibido no siempre coincide con el deseado y eso puede generar una situación de estrés
Tu percepción del tiempo va a estar relacionada también con tu sentido del orden y la organización. Lo que te va a llevar a una buena o pésima gestión del tiempo.
¿Qué significado tiene gestionar el tiempo?
Gestionar el tiempo no es hacer más cosas en menos tiempo.
Gestionar el tiempo es establecer unas rutinas para manejar tu tiempo en base a unos hábitos adquiridos suceptibles de mejora.
Para marcar esas rutinas tienes que tener definidos los conceptos de urgente, importante y prioritario.
- Urgente es aquello que necesita de manera inmediata tu atención. Tienes un plazo para desarrollar una tarea. Muchas veces la urgencia es solo una apariencia.
- Importante es algo que no requiere de acción inmediata y que medimos en base a las consecuencias que produce si no lo hacemos.
- Prioritario es solo un parámetro que te vas a marcar para decidir entre lo urgente e importante y discriminar tareas.
Priorizar no es apagar los fuegos de tu día a día 😉
Es definir unos objetivos para controlar tu tiempo. A partir de los cuales planificas, programas y ejecutas tus tareas.
Gestionar el tiempo es decidir cuándo realizar una tarea, definir cómo hacerla y qué recursos utilizar para realizarla en un tiempo no excesivo.
¿Qué significado tiene optimizar el tiempo?
Encontrar la mejor forma de realizar una tarea o actividad de manera efectiva y en el menor tiempo posible. Y que el resultado se traduzca en aumentar tu productividad personal.
Tu éxito va a ir ligado a tu capacidad para optimizar el tiempo. Es una habilidad que se desarrolla a través de la gestión del tiempo y división de tareas.
Si no eres capaz de optimizar el tiempo no tendrás éxito en lo que haces y no podrás disfrutarlo Clic para tuitearConsejos para trabajar la habilidad de optimizar el tiempo:
- Haz un análisis DAFO de tu estilo de trabajo. Reflexiona sobre cuál es tu misión y que objetivos quieres cumplir con ella.
- Define objetivos con un sistema de planificación personal. Qué tares te corresponde hacer directamente y cuáles podrías delegar. Utiliza la agenda como método para organizar.
- Desarrolla propósitos para conseguir tus metas. La escasa disciplina es uno de los peores ladrones del tiempo, la más difícil de corregir si no pones voluntad.
La gestión del tiempo es un proceso, la optimización una habilidad y el resultado una mejor o peor productividad personal.
El tiempo es la gasolina que necesita tu productividad personal y el motor de arranque una gestión eficaz 😉
Hoy te dejo un post de Javi Pastor en el que 10 bloggers te contamos nuestras técnicas y estrategias para ahorrar tiempo.
«CÓMO AHORRAR TIEMPO CON TÉCNICAS DE PRODUCTIVIDAD PERSONAL»
Tu tiempo y tu pasión son tus principales recursos. Sácales el máximo provecho 😉
Y recuerda estas dos frases:
- La actitud ante un tiempo limitado no es decir “no tengo tiempo” es saber qué hacer con tu tiempo.
- Optimizar el tiempo no es echar horas sino sacar el máximo rendimiento a las horas que dedicas a tu proyecto.
Dame tu respuesta a esta doble pregunta:
¿Cómo empiezas tu día, eres constante con tus tareas rutinarias?
Como siempre te digo pasa por el blog y comenta. Es una estupenda herramienta para comunicarnos y compartir con nuestro entorno social.
Pásate cuando quieras.
Un fuerte abrazo,
Siempre #conunasonrisa
Yolanda 🙂
Egunon! El tiempo es oro y es absoluto. Cierto.
En mi vida tengo tres prioridades: mi empresa, mi familia, y mi cuerpo. Y desde hace 4 años empiezo por el último.
Mi secreto es:
Tengo un calendario anual, mensual, semanal. Y dispongo de un horario diario que voy cambiando (cada 6 meses o una vez al año). Como cuando eramos estudiantes…
Antes de añadir, tengo que suprimir, algo en mi agenda. AHORA estoy delegando mucho en mi familia… que a veces se nos olvida que está ahí para algo.
A empezar la semana Yolanda 🙂
Hola Ana:
Mi diseñadora de emociones favorita. Gracias por pasarte y aportar tu granito de arena.
En tres párrafos muy cortos has desarrollado varias ideas fundamentales.
Priorizar cuerpo, familia y empresa. Puede parecer una actitud egoísta el priorizar nuestro cuerpo sobre la familia y la empresa. Pero es la base para que funcione el triángulo.
Cuidar nuestro cuerpo y nuestra mente. Eso se consigue a través de los buenos hábitos en nuestro día a día con la alimentación y el deporte.
Calendario y horario. Parece lo mismo pero no lo son. Yo también tengo un calendario anual, mensual y semanal. Y en base a él planifico mi agenda diaria. Intento llevar un horario, dentro del que van incluidas mis actividades personales y para mí misma. Y de septiembre a junio ese horario va muy en paralelo al que nos marca el curso escolar. Ahora toca organizar el del verano y cambiar las rutinas, para poder disfrutar del buen tiempo y de las horas de sol que nos regala esta estupenda estación.
Delegar en la familia, que buena recomendación. Es fundamental cuando eres madre emprendedora, que tu familia se implique en tu proyecto y de alguna manera y en base a sus capacidades que colaboren. Es la única manera de estar todos en el mismo barco.
Empezamos la semana con la mejor de las sonrisas 🙂
Hola Yolanda…
Cuánto he aprendido del tiempo en tu Blog. Me ha encantado la explicación sobre el tiempo absoluto y el tiempo relativo… Estupendas recomendaciones amigas. La gestión del tiempo es tan importante.
En mi caso estoy de acuerdo con la frase de Covey: No es que no tienes tiempo para algo, sencillamente no le das prioridad…. A pesar de que es todo un reto cada día poder distribuir y optimizar el tiempo, busco realizar a primera hora del día lo que considero es más importante..
Muchas gracias por tan buenos conocimientos… Un fuerte abrazo
Hola Hiladia,
Gracias por pasarte y por tu tiempo. Me alegro de haber aportado un poquito.Y que te haya gustado la explicación de los tiempos.
Me encanta la frase que nos regalas de Covey.
Priorizar es todo un reto. Y hay que tener muy claras las ideas. El no tengo tiempo, al final es una excusa y muchas veces por no querer salir de la zona de confort.
Me parece una buena filosofía lo de hacer a primera hora del día lo importante. De esa manera no se vuelve urgente.Y te queda tiempo para esos inconvenientes que vendrán a lo largo del día y para los que también hay que reservar un hueco en nuestras agendas.
Un fuerte abrazo amiga 🙂
Tengo que leer más posts de este tipo porque mi gestión del tiempo sigue siendo más que deficiente. Demasiados proyectos, demasiadas distracciones y demasiadas personas pidiendo todo de manera «urgente» como tú comentas.
Habrá que empezar a hacer uso del bonito «no» para optimizar y sacar el máximo rendimiento a las horas, que esa es la verdadera productividad y la que tú promueves en este post 🙂
¡Un saludo y gracias por mencionar el post!
Hola Javi:
Lo primero gracias por pasarte. Encantada de tenerte hoy en mi casa y como invitado especial.
Antes de nada decirte que tu post fue una gran iniciativa. Y desde aquí invito a quién nos lea a que se pase por tu blog y lea los comentarios. Hay muy buenas ideas y recursos de otros profesionales que nos pueden ser y de mucha ayuda.
Y respecto a tu tiempo, que te cuento que tú no sepas. Mientras no trabajes en ti mismo, da igual las herramientas o técnicas que pruebes, no te van a servir.
La experiencia me ha enseñado que antes de automatizar nuestras tareas debemos corregir nuestros hábitos. ¿Te acuerdas de cuando ibas al cole? teníamos un calendario de actividades del curso, del mes y de la semana. Y en ese calendario se basaba nuestro horario y toda nuestra jornada escolar.
Nuestra jornada se planificaba día a día en nuestra agenda. Y podían surgir imprevistos como el famoso castigo de copiar diez veces la lección o un examen de un día para otro. Y eso no afectaba a nuestro rendimiento ni productividad personal.
¿Por qué no afectaba? por la simplicidad de nuestra organización y planificación.
Por eso promuevo la productividad basada en sacar el máximo rendimiento a nuestras horas. Que no es lo mimo que trabajar más horas para ser más productivo.
Ya sabes donde me tienes y si en algo te puedo ayudar, cuenta con ello.
Un fuerte abrazo 🙂
¿Sabes cuál es el problema? Que yo era uno de los pocos que no usaba agenda en el colegio jajaja madre mía soy «especialito».
De pequeño tenía una memoria casi infalible, de verdad, y nunca necesité agenda. Ahora es otro cantar, de hecho ando leyéndome el libro de Nestor Braidot sobre la memoria porque voy fatal. Entre eso y mi falta de productividad…
Yo tengo un calendario pegado al lado de la pantalla, Trello y un Excel con las tareas que tengo que hacer. Aparte de eso, cada noche escribo todo lo del día siguiente en un papel para que no se me olvide nada.
Aun así, tengo que mejorar muuuuucho y leyendo cosas como esta seguro que lo consigo.
Un abrazo 🙂
Hola Javi,
Ya me imaginaba yo que eras un coquito en el colegio y que la agenda te pesaba mucho en la mochila.
Y ya que te has puesto con las lecturas, si no lo has leído ya, hoy te voy a recomendar un libro de José Miguel Bolívar de productividad personal: «Aprende a liberarte del estrés con GTD». Antes de introducirnos en el método, da muy buenos consejos de cómo formatear el disco duro y liberarse de esos vicios que no nos dejan gestionar nuestro tiempo de manera efectiva.
Si lo lees, ya me contarás. A mí me ha sido de mucha ayuda.
Un abrazo 🙂
Hola, hace muy poco que empecé a leer tu blog. Muy buenas recomendaciones acerca del tiempo. Por circunstancias, ahora estoy disfrutando de mucho tiempo «libre» que quiero llenar con todo aquello que siempre dije que haría cuando tuviera tiempo y oh, que horror siento que nunca me ha faltado tanto tiempo. Creo que la clave principal estará en no tratar de hacer tantas cosas a la vez y priorizar. Gracias por compartir tus conocimientos.
Hola Katy:
Qué alegría me dan tus palabras.
Soy de las que piensa, que la multitarea no es productiva. La clave está en priorizar sobre lo importante. Y aprender a decir «no» a las urgencias de terceros que nos son tus urgencias. Respetar siempre tu planificación.
Gracias por leerme y dedicar un pedacito de tu tiempo a compartir en el blog tu experiencia.
Un abrazo 🙂
Hola!
Vaya que si es instructivo.
Dando un paseo por la red mediante palabras clave sobre el tiempo, llegue a tu blog.
Hace 9 meses que soy madre (primeriza) y ama de casa a tiempo completo. 24h jornadas sin fin.
Mi hija lleva poco mas de un mes con su sueño normalizado, vamos que duerme desde las 21h-09h por suerte. Tenemos una casa pequeña y yo soy la encargada de absolutamente todo dentro de ella.
Nunca había sido ama de casa. Tengo 27 años y jamas supe gestionar mi tiempo, vivía como llegaba cada cosa pero ahora me siento frustrada, me agobio y estoy cansada física y mentalmente. Quiero gestionar mi tiempo, optimizarlo y aprender a priorizar pero hay algo dentro de mi cabeza que no me deja aprender a diferencia una cosa de otra. Quiero seguir mis estudios a distancia, quiero ir al gimnasio, quiero seguir cocinando con amor (es mi pasion) pero todo se queda en QUIERO. Quizás es mi falta de motivación. La poca ayuda que tengo, el vivir en un país que no es el mio muy lejos de mi familia. Un marido centrado en su trabajo y que viéndolo de malas maneras me dasmas trabajo del que ya tengo. Su ayuda es prácticamente nula en casa y eso causa aun mas estrés y frustración en mi.
Re leeré este post hasta que se me quede grabado cada pauta. Saldré a comprar la agenda y Aprenderé a priorizar mis tareas. Quiero dar valor a lo que vale, no quiero causar mas estrés y enfados entre mi pareja y yo. Deseo centrarme en mi misma, dejar de añorar la chica libre que era y no extrañar lo que hacia antes porque yo decidí crear una familia. Aprender a vivir esta etapa de mi vida es lo que mas deseo. Hacer cada cosa sin amor y dejar de sentir que todo lo hago por obligación es mi nueva meta.
Gracias !!!
Buenos días,
Lo primero felicitarte por tu maternidad. Y aunque ahora la falta de tiempo te haga estar algo negativa. No te preocupes, porque poco a poco irás adaptándote a tus nueva circunstancias.
Soy madre de dos chicos. Uno de 16 años y otro de 11. Cada etapa es un mundo. Y te diré que no es un camino fácil, pero es muy bonito.
Una de las razones por las que tomé la decisión de ser Secretaria Virtual y hacer de La secretaria externa, no solo una profesión sino una forma de vida, fue precisamente para ser la dueña de mi tiempo.Y ser yo la que gestione mi agenda y no, mi agenda a mi.
Marca pequeños objetivos que puedas cumplir. Y pasa a la acción. Lo más importante es que tengas muy claras tus prioridades como madre, pareja y persona. Y a partir de ahí, dibuja tu propia hoja de ruta.
Si en algo más te puedo ayudar, cuenta con ello. Escríbeme cuando quieras.
Un fuerte abrazo y mucho ánimo 🙂