¿Hay tareas que se te resisten porque no te gustan?

¿Necesitas optimizar tu tiempo?

¿Sientes que no avanzas?

¿Piensas que tu perfil de profesional freelance no necesita una Secretaria Virtual Administrativa?

Para mí es tan familiar mi profesión y lo que hago que quizás, se me haya escapado una cuestión de vital importancia y tan simple como contarte, en qué te puede ayudar una Secretaria Virtual Administrativa.

¿Eres un profesional freelance que apuesta por el teletrabajo y tienes un blog como una de tus herramienta de trabajo?

¿Por qué te sientes diferente a otros profesionales  y piensas que tú no puedes tener la ayuda de una Secretaria Virtual Administrativa?

No estoy aquí para venderte un servicio. No es mi intención ni el cometido de éste blog 😉

Estoy para hablarte de recursos que te ayuden a optimizar el tiempo y a ser más productivo. Y si por el camino te puedo ayudar con una solución a un problema, confía en mí, que lo voy hacer

Hoy como parte de esos recursos, me apetece hablarte de uno muy relacionado con mi profesión. El recurso de una secretaria virtual administrativa, para optimizar tu tiempo.

Tienes una guía gratuita en la que te cuento como organizarte y aprovechar tu tiempo.

En ella te hablo de objetivos claros para que pienses en tus funciones y responsabilidades.

¿Has definido esos objetivos que marcarán el rumbo de tu camino?

Te hablo de priorizar tareas porque quiero que te centres en lo verdaderamente importante, lo sepas combinar con lo urgente y que no quede nada por hacer.

¿Has clasificado ya tus actividades por tareas?

• Las que te aportan valor
• Las rutinarias
• Las que te roban tiempo por falta de organización y no estar delegadas

En el post: “Miedo a Delegar ¿Cómo superarlo Inseguridad o Confianza?

Hicimos un ejercicio.

¿Lo recuerdas?

Dividimos tu negocio en seis áreas ¿Cuál era el área quinta?

El área administrativa de tu negocio. En la que puede participar la figura de una Secretaria Virtual Administrativa para ayudarte a avanzar 😉

¿Recuerdas el hábito saludable número diez en la gestión del tiempo?

Delegar en un especialista

Tienes definida un área de tu negocio, la administrativa. Y un especialista en quien delegar, una Secretaria Virtual Administrativa.

¿Porqué no externalizar?

Un ejemplo de lo que opinan otros profesionales es el de Lourdes Sánchez que te recomienda «externalizar tareas que no sean el corazón de tu empresa» en su post.

Como recargar la batería de tu negocio de servicios

¿Qué es lo que te impide dar el paso?

Posiblemente estás tan ocupado ejerciendo de emprendedor orquesta y apagando tus fuegos que no te has parado a pensar.

¿Porqué no tienes una Secretaria Virtual Administrativa?

• Una cuestión económica
• Problemas con la confianza
• Ser un teletrabajador freelance y no tener oficina
• El tamaño de tu proyecto
• No saber por dónde empezar a delegar
• No  conocer en qué consiste ésta profesión

Te voy a presentar la profesión de Secretaria Virtual Administrativa.

¿Quieres conocerla?

En el campo en el que me muevo es difícil asociar unos servicios que proceden de unas habilidades, unidas con una forma de trabajo, con una denominación común para todos los profesionales, que nos movemos en éste círculo.

Lo ideal sería hablar en nombre propio. Pero no se puede. Y yo he definido mi profesión como la de Secretaria Virtual Administrativa.

¿Por qué el nombre de Secretaria Virtual Administrativa?

Ya te lo adelantaba en éste post:

¿Quién hay detrás de La Secretaria Externa? Una Persona o un Robot

Porque soy una persona y no un robot que trabaja para ti realizando unas tareas de secretaria.

¿Qué tipo de tareas?

 

Las tareas rutinarias de toda la vida, te detallo una lista de algunos ejemplos:

• Recibir, clasificar y organizar tu correspondencia. Hoy en formato correo electrónico
• Atender a tus clientes. Ya hablaremos  de éste punto en otro post. Hablamos de atención para optimizar tu tiempo, la solución y prestación de tu servicio te corresponde a ti
• Mantener firmes a tus proveedores. Optimizar el servicio
• Tener al día las facturas de tu negocio, registradas y archivadas. Evitando sustos al final del trimestre
• Enviar presupuestos en tu nombre
• Mantener al día la base de datos de tus clientes y el archivo de tu documentación
• Buscar información en internet
• Programar tus viajes
• Atender y organizar tu agenda

A estos ejemplos les denominamos tareas administrativas.

Trabajo para ti online porque defiendo el teletrabajo y lo hago de manera externa porque disponemos de medios para hacerlo de manera virtual.

Creo en la externalización como un valor añadido a los servicios de los profesionales online. Pero trabajando en equipo contigo

Si hablamos de trabajo en equipo. Tienes que ver a tu Secretaria Virtual Administrativa como un colaborador más. Y un equipo requiere de organización e iniciativa.

¿Qué actitudes debe reunir una Secretaria Virtual Administrativa para trabajar en equipo contigo?

• Ser capaz de mantener una buena relación sinérgica contigo
• Ofrecerte sus puntos de vista, aceptar tus críticas y usarlas como una herramienta para mejorar. Aportar ideas y ser persuasiva
• Ser una persona fiable. Con las ideas claras de donde quiere ir y con un plan de ruta para llegar
• Cooperar con los demás. Felicitando por un buen trabajo, compartiendo experiencias, conocimientos ó pensamientos. Tratándoles con apoyo y respeto
• Tener una buena y cuidada comunicación. Un trato cordial, directo y personal es la forma de construir buenas relaciones
• Siempre positiva. Aunque las cosas no salgan como se planearon
• Mantener la cabeza fría en los momentos de presión
• HABILIDAD, para ofrecer opciones, escuchar de manera efectiva, buscar cómo ahorrar tiempo, establecer prioridades, finalizar cada actividad, cumplir con los compromisos y resolver problemas
• Mantener las reglas del juego y a ser posible mejorarlas
• Ser una buena embajadora de tu marca

El éxito es un trabajo de constancia, método y organización Clic para tuitear

Si eres un profesional freelance como yo, que no tiene infraestructura porque trabaja desde casa:

• No necesitas una secretaria ejecutiva
• No necesitas una secretaria de alta dirección

Necesitas una persona con conocimientos ofimáticos y habilidades de comunicación que atienda tus necesidades administrativas. Una Secretaria Virtual Administrativa.

Aclarado el concepto de Secretaria Virtual Administrativa, que sí es compatible con tu actividad profesional.

¿Te queda alguna duda?

• No es incompatible con tu profesión y actividad
• Ni con tu forma de trabajar online
• Da igual que seas un teletrabajador freelance
• Y el tamaño de tu negocio no importa

¿Te preocupa la parte económica?

Con una Secretaria Virtual Administrativa no tienes un compromiso económico. Puesto que la pagas por horas efectivas de trabajo. Y esas horas las puedes comprar en bonos en base a tu presupuesto y necesidades.

Es una inversión en tu tiempo, que tú decides hasta donde quieres llegar. Valora tu hora de trabajo, el tiempo que ganas si dejas de realizar las tareas administrativas y haz tu cálculo.

Aunque sean cinco horas al mes, seguro que te resulta rentable delegar.

Para delegar hay que confiar 😉

¿Cómo solucionar la parte de la confianza?

• Pide ejemplos de sus trabajos
• Averigua como ha ayudado a otros profesionales
• Seguramente tiene un perfil social, una página web y un blog. Seguro que eso te da mucha información.
• Conócela, habla con ella. Desvirtualiza, si es necesario
• Comprueba cómo se mueve en el entorno social

Una secretaria virtual es algo más que realizar tareas administrativas. Es imagen y saber estar Clic para tuitear

Y si llegado el momento, tomas la decisión de delegar y confiar en una Secretaria Virtual Administrativa, no te olvides de formalizar vuestro acuerdo en un documento de colaboración.

Es importante dejar reflejados algunos conceptos como:

• Servicios a desarrollar
• Facturación y forma de pago
• Confidencialidad respecto a tus asuntos y privacidad
• El tipo de información que la vas a facilitar, para realizar el trabajo y la protección que se le va a dar frente a terceros

Es muy importante que una Secretaria Virtual Administrativa, tenga conocimiento de la LOPD y de su obligación de salvaguardar tus datos y protegerlos

Organizar y planificar las tareas administrativas de otro profesional requiere de tiempo y habilidad para dominar las diferentes formas de comunicación, protocolo social y empresarial

Dentro del rol multitarea de una Secretaria Virtual Administrativa, nunca debe faltar:

• El cuidado de los pequeños detalles
• La interacción personal para generar confianza
• La atención, información y resolución en tiempo real

¿Te sigue quedando alguna duda?

Pues lo tienes muy fácil. Te invito a participar y a que me la cuentes. Es otra forma de ayudarte. Y si necesitas una consutoría administrativa. Escríbeme y organizamos una reunión por skype.

Hace unos días lancé ésta pregunta en mi entorno social

¿Cómo una Secretaria Virtual puede ser embajadora de tu marca?

Una de mis amigas virtuales Hiladia Teran de visiblenlanube.com me respondía muy cariñosamente 😉

«Con la llegada de Internet, el rol de secretarias lejos de desaparecer, que un tiempo se creyó, se ha súper valorado. 
Me encanta considerar a la secretaria virtual como una embajadora única para las Marcas en la atención a los clientes. Transmitir de manera oportuna y verás el mensaje de las Marcas hacia las grandes audiencias online es una responsabilidad enorme.
Aquellas secretarias que tomen ventaja diferenciadora en la atención a los usuarios online, serán grandes embajadoras»

No me cansaré de invitarte a participar y darnos tu opinión en el blog. Pásate cuando quieras.

Un fuerte abrazo,

Siempre #conunasonrisa

Yolanda 🙂