¿Llevas al día tus cuentas del IVA?

¿Porqué todos los finales de trimestre se te echa el tiempo encima?

¿Qué puedes hacer para llegar a ese momento sin vivirlo con angustia?

Cuando leas éste post estarás en plena resaca de la presentación de tu declaración trimestral del IVA. Y no es una borrachera cualquiera. Cada tres meses se repite.

¿Podrías evitarlo?

Posiblemente, pero lo dudo si desde ya, no pones remedio.

El día a día es muy traicionero y el cajón de tu escritorio te está pidiendo a gritos alimentarse de nuevo, con facturas sin archivar.

¿Cómo te gustaría verte cada final de trimestre?

Te cansarás de oírme hablar de organización y planificación. Pero ahí está el truco. Lo más básico en tu vida cotidiana.

Organiza desde el primer día la facturación de tu negocio y no vendrá el lobo Clic para tuitear

Cuando decidiste emprender, no te dieron un manual de instrucciones con los pasos a seguir para organizar de manera coherente la facturación de tu negocio.

¿Alguien te contó y te hizo una foto del peor de tus escenarios?

• No tengo tiempo para organizar mis facturas
• Mis nociones de contabilidad son muy básicas
• No tengo ni idea de impuestos
• Lo papeles me comen y el cajón está a rebosar

Eres un ejemplo perfecto de mi cliente estrella. El que más me gusta, porque te puedo ayudar a organizar la facturación de tu negocio.

Te voy a dar unos consejos en éste post, enfocados a realizar unos pequeños cambios en tu manera de actuar

Mi intención no es venderte un servicio o un software de facturación. No pretendo hablarte de conceptos contables ni fiscales. Tampoco darte una lección de moralidad.

Quiero crear en ti un hábito: “El de la organización”

Me da igual que utilices un software de facturación, un CRM o registres tus facturas en una excell, porque si no eres organizado ni planificas, tu caos va a ser el mismo.

Así que olvídate de la resaca, si te duele la cabeza, tómate un paracetamol, porque empezamos a darle calidad de vida a la facturación de tu negocio. 😉

¿Quieres que organicemos la facturación de tu negocio correctamente?

Pues vamos a ello 😉

Lo primero vas a separar las facturas por grupos:

Grupo 1.- Facturas emitidas

Grupo 2.- Facturas recibidas

Grupo 3.- Gastos comunes o puntuales, que son deducibles.

En segundo lugar las vas a registrar.

Puedes utilizar un software de facturación o un CRM pero vamos a partir de lo más sencillo, una excell donde vayas anotando los datos más relevantes para tu organización. Recuerda, una pestaña por grupo.

¿Qué datos son interesantes que figuren en tu excell?

• Nº de Registro
• Nº de Factura
• Fecha factura
• Nombre cliente/proveedor
• Importe (Desglosar por filas la base imponible, IVA, IRPF y total te ayudará a tener una radiografía completa de tu día a día en cada concepto)
• Forma de pago
• Fecha de pago

Y por último la parte más aburrida, archivar las facturas.

¿Cómo te las mandan tus proveedores. En papel o en formato online?

Si te las mandan en papel, ya estás tardando en enviarles un correo electrónico pidiendo que a partir de la fecha te las manden online.

Adjuntar una factura en pdf, es lo más sencillo del mundo y simplificará tu trabajo de registro, archivo y envío a gestoría.

Te surge una duda ¿Tienen que ir selladas y firmadas las facturas? Ya hablaremos de éste punto, con profesionales en la materia. Estamos en la etapa de organización y archivando la facturación de tu negocio.

Al recibirlas online, tienes la facilidad de crear carpetas en tus escritorio para archivarlas. Un proceso que te llevará menos de cinco minutos y ahí quedarán para cuanto toque enviarlas.

Crea una carpeta por grupo. Así las tendrás visibles y accesibles en menos que canta un gallo.

Quizás has llegado a un punto en la lectura de éste post en que esto te parece absurdo y lo das todo por hecho. Porque eres de los que tienes organizada la facturación de tu negocio.

Si no es tu caso, enhorabuena porque has llegado al final del trimestre con los deberes hechos. Y te recomiendo no continuar.

Hay que optimizar el tiempo. 😉

Si hoy estoy aquí hablándote de ello, es porque he vivido 15 días de auténtico caos, ayudando con ésta tarea a otros profesionales.

Pero también puede ser que te sientas identificado con la vivencia de ese caos.

¿Para qué sirve todo esto que te he contado?

• Para llevar al día las cuentas del IVA, lo que se traduce en que tengas controlado tu IVA soportado y repercutido.
• Para que tu gestor no te acose cada final de trimestre.

No acumules tus facturas en un cajón. Organiza y dejará de ser un trabajo laborioso Clic para tuitear

Un consejo para tu planificación en la gestión de la organización de tus facturas.

Asigna una tarde a la semana, para ésta tarea. ¿Es mucho pedir? Me conformo con que el día 5 de cada mes lo tengas organizado.

Reflexiona sobre estas preguntas ¿Cuánto tiempo necesitas para organizar la facturación de tu negocio? ¿Dispones de él? ¿Cómo se podría optimizar?

Pasemos a la segunda parte

¿Cuándo y Cómo enviar las facturas a tu gestor?

Ya hemos organizado la facturación de tu negocio. Ahora toca el envío de manera planificada a tu gestor.

Un gestor no es un superhéroe para sacar en 15 días el trabajo de tres meses. Ni la jefa de estudios de un colegio que tenga que ir detrás de sus alumnos para que hagan los deberes

Le pagas por un servicio, tan simple como que se encargue, de tu liquidación trimestral del IVA e IRPF.

Tú eres el que debes de preocuparte por tener la facturación de tu negocio al día y enviársela en tiempo y forma

Lo ideal y para evitar sustos de última hora, es enviar la primera semana de cada mes, el paquete de la facturación de tu negocio del mes anterior.

Puede resultar un proceso muy sencillo si ya lo tienes organizado

Tan sencillo como enviar el listado del mes, con las correspondientes facturas de cada grupo adjunto en un correo electrónico. ¿Cuánto puedes tardar en ésta tarea si ya está organizado?

Cómo ves son unos pasos muy fáciles de incorporar en tus rutinas cotidianas, que no sólo te ayudarán a optimizar el tiempo, también a llevar al día tu contabilidad, a tener un archivo organizado y a evitar sorpresas de última hora que descabalen tu tesorería.

Vas a tener en todo momento controlado tu IVA, la gran incertidumbre del autónomo cada final de trimestre

¿Por qué pasa esto? ¿Por qué ésta incertidumbre?

Cuando cobramos una factura nos olvidamos que una parte de lo cobrado tiene un dueño, que es Hacienda y que en unas fechas muy señaladas, en un calendario de eventos como es el fiscal, dice que se lo devuelvas.

¿Qué haces con ese dinero cobrado que no es tuyo? ¿Te auto finanzas o lo reservas para devolverlo?

No te financies con algo que no es tuyo y que vas a tener que devolver. Vive de tus ingresos

El IVA no es un ingreso. Traspasa a una cuenta independiente ese dinero que le estás custodiando a Hacienda. Separarlo te ayudará a ser más realista y a tener mayor visibilidad de tus ingresos y gastos.

Me vas a decir, no es mi caso, mis liquidaciones me salen a devolver.

Madre mía ¡pues sí que tienes gastos! ¿Es rentable tu negocio?

Rentable o no. ¿Qué pasa si un cliente se demora en el pago de una factura?

Ponte en el peor de los escenarios, un remanente, te sacará del apuro

Ya sé que podrías aplazar el pago, pero eso no es una buena gestión, estás endeudándote con Hacienda, además de ser la consecuencia de una mala planificación en la facturación de tu negocio.

Y para terminar un consejo

No veas una factura sólo como un documento mercantil. Ya que la tienes que emitir que sea una buena embajadora de tu marca personal

Ya hablaremos de ello 😉

Estoy para ayudarte a optimizar el tiempo. Hay veces que el día a día no te dejará hacer estos deberes, puede ser también que no sea tu asignatura preferida y te resulte muy aburrida.

Si es el caso, te propongo que hablemos. Te invito a llamarme o a escribirme, incluso podemos charlar por skype.

Como siempre, recordarte que puedes comentar en el blog. Será interesante conocer tu opinión y como has vivido la borrachera del IVA.

Un fuerte abrazo,

Y recuerda a pesar de la resaca del IVA, siempre #conunasonrisa

Yolanda 🙂