¿Confías en tu memoria?

¿Cuál es el formato de agenda que más se ajusta a tus necesidades?

¿Qué es mejor y más práctico una agenda de papel o digital?

Hoy vengo acompañada de dos herramientas básicas para mi negocio. Esenciales en mi trabajo diario y un aporte de primera para mi productividad personal. Mi agenda y mi calendario.

Tú y yo formamos parte de los denominados “trabajadores del conocimiento”. Nuestro principal capital en nuestro conocimiento. Y aplicamos nuestro saber y experiencia a nuestro servicio profesional.

Lo que conlleva estar continuamente aprendiendo y aplicando.

La naturaleza de nuestro trabajo nos obliga a vivir vinculados a dos memorias.

• La de nuestra mente que nos facilita poder recordar y retener hechos. Muy relacionada con el tiempo y nuestra percepción.
• La memoria de almacenamiento que es la que nos aporta las nuevas tecnologías. La que nos permite retener y almacenar nuestra información en distintos dispositivos y en la nube.

Vivimos cargados de recordatorios sobre nuestra actividad diaria.

Acciones cotidianas que deberían ser un acto reflejo se convierten en olvidos 😉

¿Confías en tu memoria?

Un día de trabajo te acompaña de tareas, citas, notas e imprevistos que te hacen luchar contra corriente.

Tu día y tus rutinas necesitan de un mapa que te sirva de guía para organizarte y planificarte.

Y ese mapa es tu agenda 😉

La agenda es tu herramienta para controlar cuándo y cómo realizar tus actividades. Y aunque tengas una buena memoria, es una buena compañera de trabajo para planificar tus actividades diarias profesionales y personales.

Es tu aliada para programar de manera eficaz tú tiempo

La clave de tu agenda es ganar tiempo a tu día en base a una buena planificación y programación 😉

No saber llevar una agenda puede generar el mayor de los resultados negativos para tu productividad.

Así que, lo primero que tendrás que tener claro es para qué quieres utilizar tu agenda y el uso que la vas a dar.

¿Cuál es el formato de agenda que más se ajusta a tus necesidades?

Una agenda no es un blog de notas donde apuntar todo lo que se te ocurra.

Hay infinidad de maneras de utilizar una agenda y existen diferentes tipos de agendas para cubrir tus necesidades y el uso que tú la quieras dar.

Tú elección va a depender de eso. Del uso que tú le quieras dar a tú agenda.

Valora:

• Si vas a utilizar tu agenda como una lista de planificación de tareas o como una memoria para programar recordatorios.
• Cómo quieres visualizar tu planificación y programación.
• Si eres de los que escribe mucho o solo lo más importante.
• Si quieres un planning de citas, un planning de trabajo o ambos sincronizados.
• Personal, profesional o mi día combinado.

Mi consejo:

• Si tú día a día es una aventura de responsabilidades cargada de un calendario apretado. Apuesta por una agenda en la que cada día tenga su propia página. Agenda diaria.
• Si solo necesitas una fotografía de tus citas, recordatorios y fechas señaladas. Trabaja con una agenda semanal.
• Y si solo vas a utilizar tu agenda para registrar lo más importante elige un formato mensual a dos páginas. Agenda mensual.

Mi profesión me obliga a tener una buena planificación y programación. Lo que convierte a la agenda en una de las herramientas básicas en mi trabajo. 😉

Además necesito visualizar mi día al completo y mi planificación semanal. Porque cada semana parte con unos objetivos y prioridades diferentes. Lo que requiere analizar y ajustar mis tiempos y fechas.

Eso me facilita una gestión eficaz de los imprevistos y anticiparme.

Utiliza la agenda de guía para planificar y programar tu día #optimizaTuTiempo Clic para tuitear

Mi plan de ruta tiene un tiempo asignado en mi calendario y llevarlo todo por escrito me genera tranquilidad 😉

Pero ya también me encontré con un dilema 😉

¿Agenda digital o de papel?

Antes de tomar una decisión y hablarte de la decisión que yo tomé, quiero definir dos conceptos. Cita y tarea.

Una cita es una actividad programada en tu calendario. Ejemplo la reunión con un cliente.

¿Qué debes anotar de una cita?

La fecha, hora de inicio y finalización, un título y un asunto.

Una tarea es una labor a realizar en un tiempo determinado. Un ejemplo sería enviar a un cliente una oferta o iniciar un proyecto.

¿Qué debes anotar de una tarea?

La fecha para la que te la programas, el título de tu tarea y el tipo de actividad que conlleva esa tarea.

Las dos necesitan:

• De un espacio en tu tiempo.
• De un recordatorio en tu memoria.
• Que planifiques qué vas a hacer y cuando lo vas a terminar.
• Que programes cuando y con qué recursos lo vas a realizar.

Para planificar esa tarea o cita. Y además  avisar a tu memoria de tu programación 😉

¿Qué es más práctico una agenda de papel o una agenda digital?

Se trata de encontrar el método que a ti te venga mejor para registrar tus actividades.

No vas a ser más productivo llevando varias agendas.

Duplicar la información en varios registros no es efectivo y te puede llevar a perder el control del tiempo 😉

Y de lo que tratamos es de enfocar tu tiempo en tareas productivas. Recuerda PRIORIZAR EN LO IMPORTANTE  😉

Si eres de los que te sientes más cómodo trabajando con herramientas digitales, apuesta por una aplicación simple para tu sistema de programación y planificación. Y utiliza el papel como sistema de apoyo para tus anotaciones.

Y si por el contrario te decides por la agenda de papel,  aprovecha la agenda digital como soporte para tus recordatorios.

Toma tu decisión en base a lo que a ti te funcione y si con una simple agenda de papel solucionas tu programación y planificación. No te compliques

Quizás tu productividad no dependa  de elegir un método u otro sino de tener sincronizada tu agenda sea de papel o digital con tu calendario.

¿Cómo ser productivo sincronizando agenda y calendario?

Te voy a diferenciar entre planificar y programar tareas fijas y atadas a un horario y tareas flexibles que no requieren de horario.

Tu día tiene 24 horas en las que atender asuntos personales, asuntos profesionales y por supuesto tus caprichos.

Si el tiempo te sobra, posiblemente no requieras de un sistema de planificación y programación. Pero si a tu día le falta horas el escenario cambia bastante.

Y aquí aparece mi otra herramienta protagonista el calendario 😉

Te he hablado de tareas fijas y flexibles. Y a cada unas les voy a asignar un lugar.

He reservado el calendario para tus tareas fijas, las que no vas a mover. Y he reservado de tu tiempo un 20% para esas tareas.

¿Qué hacemos con el resto del tiempo de tu calendario?

Crear bloques de trabajo. A los que irás subiendo las tareas flexibles de tu agenda.

Y he reservado la agenda para tus tareas flexibles, las cuales moverás a tu calendario en base a tus prioridades.

En el calendario visualizas tus obligaciones y programaciones del día y en la agenda las tareas que has planificado hacer 😉

Un ejemplo de tarea fija que anotar en tu calendario. La reunión con un cliente.

Un ejemplo de tarea flexible que anotar en tu agenda. Preparar la facturación del día 20.

Sincroniza agenda y calendario y mantén al alza tu #productividad Clic para tuitear

Pero para que este sistema funcione debes tener en cuenta que aparecerán imprevistos que no tenías programados en tu calendario ni planificados en tu agenda.

Por eso es fundamental que tu sistema sea flexible. Es decir susceptible de cambios en base a las circunstancias.

¿Cómo solucioné yo el dilema de agenda de papel o agenda digital?

Tomé como referencia mi libertad de movimiento. Comparando el tiempo que necesitaba para planificar una tarea en mi agenda de papel y el tiempo que empleaba en planificarla en mi agenda digital.

Soy más rápida y por consiguiente más productiva planificando con un lápiz en mi agenda de papel,  que en una digital dándole a la tecla.

El no depender de una batería o de la cobertura me aporta seguridad.

Y el papel me da más visibilidad y margen de maniobra a la hora de manejar mi flexibilidad ante un imprevisto.

Mi sistema de productividad está basado en una agenda de papel sincronizada con una de mis aplicaciones favoritas Google Calendar 😉

En mi agenda de papel anoto mi planificación diaria y semanal. Utilizo el formato diario porque mi día es una aventura cargada de un calendario apretado. Y la reviso y ajusto cada viernes.

Mantener mi programación no sería posible sin un calendario con recordatorios de mis citas y donde visualizar las tareas fijas de mi día.

Llevo organizado mi calendario por colores según los clientes, citas programadas, actividades planificadas y bloques de trabajo.

Mi agenda es personal y no la comparto. Me ayuda a no tener 50 listas y siempre todo a mano. Viaja siempre conmigo. Con un espacio reservado para la lluvia de ideas.

¿Por qué me decidí por Google Calendar?

• La posibilidad de crear varios calendarios. Cada cliente tiene el suyo y yo el mío personal.
• La funcionalidad a la hora de abrirlos y visualizar en conjunto o de manera individualizada.
• Compartir con mis clientes mis horarios y actividades, de manera personalizada a cada uno de ellos. Coordinando mi actividad de Secretaria Externa con cada uno de ellos.
• La posibilidad de añadir detalles a mis tareas.
• La sencillez en la consulta y que a golpe de click eliminar las tareas completadas.
• Programo con facilidad mis recordatorios y como a través de mi cuenta de Gmail está sincronizado a mi móvil, no se me pasa ni una.
• Cuando toca ser flexible porque ha llegado un imprevisto optimizo bastante mí tiempo al reorganizar con sencillez las tareas.

Uso mi agenda para recopilar mis ideas y planificar mis tareas. Y me apoyo de Google Calendar para programar mi planificación. Editar y compartir lo programado.

Y siempre en mi organización como Secretaria Externa el apoyo incondicional de mi blog de notas y mis archivos de papel y digital.

Planificar es fácil lo complicado es cumplir con lo programado. La clave está en tener la suficiente flexibilidad para revisar tu plan, hacerle un seguimiento y ajustar lo que no funciona.

La falta de tiempo y organización muchas veces complica esa flexibilidad.

La planificación de tus tareas flexibles y proyectos va muy vinculado a tu actividad principal. Es muy personal y te aconsejo que lo gestiones tú.

Pero la programación en tu calendario de tus citas, tareas fijas. Su revisión y seguimiento son tareas que puedes delegar en tu Secretaria Externa.

Y tú 😉

¿Cómo te programas y planificas? ¿Agenda de papel o digital?

Mi apuesta es Google Calendar ¿La tuya?

Google Calendar es una herramienta perfecta para organizar tu día a día.

Si todavía no lo tienes claro este post,  «Una herramienta gratuita: Google calendar para organizar tu día a día» de ANDREA COLAZO nos trae un resumen de sus principales funciones y mucho más. Lo puedes leer en el blog de ANA BIZARRO «Acción con Alegría».

Hoy te he hablado de mis dos herramientas básicas en mi productividad, te invito a pasarte por los comentarios y que compartas las tuyas.

Sabes que te espero. Además de vernos también por las redes sociales.

No ignores esta frase de Benjamin Franklin «Dirige tus asuntos, o ellos te dirigirán a ti» 😉

Un fuerte abrazo,

Siempre #conunasonrisa

Yolanda 🙂