¿Trabajas de manera eficaz tu lista de tareas?

¿Priorizas en lo urgente o en lo importante?

¿Cómo priorizar tareas y mejorar tu productividad personal?

Priorizar es uno de los principios básicos en la administración del tiempo.

Una gestión eficaz de tu tiempo conlleva su optimización y mejorar tu productividad personal.

Para planificar y hacer un uso correcto de tu tiempo necesitas conocer en qué y cómo emplearlo.

Tomar la decisión de qué tarea realizar en cada momento es complicado y arriesgado. Y priorizar sobre una tarea menos relevante te puede llevar a convertir una tarea importante en urgente.

Hay tareas que por su escasa relevancia no requieren priorizar, simplemente de una organización y gestión eficaz.

¿Cómo decidir correctamente sobre qué tarea realizar ahora y priorizar?

• Confiando en tu intuición.

Un impulso puede ser más eficaz que una elección racional y te puede llevar a la decisión acertada. La intuición también es una buena consejera.

• Con información para tomar tu decisión.

No esperes ni aplaces porque el momento nunca va a ser mejor. Si no actúas tus días se convierten en semanas, tus semanas en meses y tus meses en años.

Tomar una decisión te llevará a la acción, dejarás de preocuparte y de dar vueltas a las diferentes alternativas. La falta de claridad afecta a tu productividad.

Tu decisión requiere de información de por qué y para qué son importante sus consecuencias.

• Con responsabilidad.

Tu pasión es lo que haces. No pierdas tu enfoque.

Priorizar sobre una tarea es simplemente establecer un orden y un momento en el qué realizarla 😉

Y para llegar a eso, el primer paso que tienes que dar es distinguir tus tareas.

Cada tarea es diferente y tiene su propio nivel de exigencia con sus propios resultados

Dibuja mentalmente un esquema de tu productividad diaria y confecciona tu lista de tareas.

Diferencia cada tarea con nombre, apellidos y etiquetas. En tu lista deberían aparecer:

• Tareas urgentes. Los resultados de una mala planificación y de posponer.
• Micro tareas. Pequeñas tareas que realizar en momentos de baja energía. A las que puedes recurrir en cualquier momento.
• Tareas repetitivas o periódicas. Las que te hipotecan, porque te roban tiempo y no te rentan nada. Tareas rutinarias y mecánicas que las realizas porque siempre las has hecho así. Y el tiempo que las dedicas, se lo robas a las importantes.
• Tareas clave para tu actividad. Tus tareas importantes.
• Macro tareas. Tareas complejas. Proyectos a medio y largo plazo.

Tienes una lista de tareas delante. Te toca ponerlas apellido y etiquetarlas. 😉

Para priorizar sobre tus tareas importantes, lo primero es organizar tu lista de tareas. Y una vez organizada pasar a la acción.

Y pasar a la acción es realizar tú, las tareas que tienes que hacer y el resto delegarlas y hacer un seguimiento de lo delegado.

Piensa un poco y reflexiona sobre cada una de las tareas de tu lista.

¿Debo realizar inmediatamente la tarea en menos de 2 minutos?

Si tu respuesta es SI, tienes delante de ti una micro tarea que no necesita de organización ni planificación. No pienses simplemente hazla.

Una regla básica para este tipo de tareas que David Allen en su libro Organízate con eficacia la denomina la “Regla de los dos minutos”.

Si la acción siguiente  puede hacerse en dos minutos o menos, hágala la primera vez que aparezca en su mente. Incluso si es esta acción no es “Alta prioridad”, hágala ahora si va a tener que acabar haciéndola igualmente

Si tu respuesta es NO, pasa a la siguiente pregunta.

¿Puedo delegar la tarea?

Si tu respuesta es SI. Recurre a los mecanismos que tienes a tu alcance para dar el paso y DELEGAR.

Si tu respuesta es NO, es porque se trata de una tarea:

• Que agrega valor a tu proyecto.
• Es clave y relevante en tu actividad.
• Y debes de hacer tú lo antes posible y a la mínima oportunidad.

¿Cuántas acciones necesitas para realizar tu tarea?

• Si tu respuesta es una. Tienes delante una tarea sencilla.
• Si requiere de varias acciones. Te acabas de encontrar con una tarea compleja o proyecto.

¿Cómo organizar tu lista de tareas en base a tus respuestas?

Utilizando el cuadro Eisenhower.

Tienes cuatro cuadrantes:

IMPORTANTE/URGENTE. Donde aparecen las tareas a realizar inmediatamente

IMPORTANTE/NO URGENTE. Donde aparecen las tareas que aportan valor a tu proyecto y que previamente has planificado cuando realizarlas.

NO IMPORTANTE/URGENTE. Donde aparecen micro tareas, tareas complementarias y que puedes delegar con seguimiento.

NO IMPORTANTE/NO URGENTE. Donde aparecen los ladrones de tu tiempo. Tareas que puedes descartar o delegar y olvidar por completo.

¿Cómo gestionar tu lista de tareas?

Centrándote en las tareas que son importantes y relevantes para tu negocio.

Definiendo tus prioridades.

Una vez definidas tus prioridades en tu cuadro. Enfócate en las tareas que vas a realizar tú. Y estima el tiempo que dedicar a cada tarea.

Agrupa tus tareas por bloques. Y clasifica por:

• Tareas repetitivas.
• Tareas que necesitan de los mismos recursos y herramientas para llevarlas a cabo.
• Tareas por bloques de tiempo. No pierdas de vista una de las reglas más importante de la productividad.

Hay un momento para cada tarea y una tarea para cada momento Clic para tuitear

Gran parte de las tareas rutinarias se prestan a ser realizadas en un mismo bloque de tiempo.

Te pongo un ejemplo de algunas de las mías. 😉

En un bloque unifico mis tareas de facturación, en otro la gestión de mis cuentas de correo electrónico y un tercer bloque para la gestión de todas mis redes sociales

Con ello consigo:

• Simplificar mi trabajo.
• Menos cambios por imprevistos de mi hoja de ruta diaria.
• Eficacia y rapidez.

¿Y qué pasa con el resto de las tareas que no deberías realizar tú?

En tu lista de tareas aparecen tareas no importantes que hay que realizar. Tu recurso es delegar.

Ya te hablé en el post: Miedo a Delegar ¿Cómo superarlo? Inseguridad y Confianza. De dividir tú negocio en áreas y priorizar sobre tu parte productiva y enfocarte en su gestión. El resto de tareas complementarias siempre las puedes delegar.

No trates a todas tus tareas por igual. Cada tarea te pide y te da algo distinto Clic para tuitear

Crear una lista de tareas, darles nombre y organizarla. Es sencillo. Pero priorizar no solo se basa en evaluar las opciones que tienes en tu lista y decidir sobre lo urgente e importante.

También tienes que prevenir las emergencias. Valorar tu contexto y no pasar por alto tus niveles de energía a lo largo del día.

¿Qué puedo hacer aquí y ahora?

Una tarea importante no gestionada en su momento se convertirá en urgente.

Tres sencillos consejos que evitarán lo urgente:

• Dedica tus horas más productivas del día a las tareas más importantes.
• No pospongas lo que te genera resultados. Evita procrastinar.
• Elimina distracciones.

Marca tus prioridades por tu grado de compromiso a realizarlas Clic para tuitear

¿Conoces el principio de Pareto?

20% de esfuerzo produce el 80% de resultados 😉

De tu lista de tareas, aplica el principio de Pareto para tomar la decisión sobre qué tareas priorizar porque requieren tu atención, son importantes y vas a realizar tú mismo.

En cuanto a las tareas que de tu lista puedes delegar. Utiliza el recurso de la externalización.

Y después de haber priorizado, todavía nos queda un tercer tipo de tareas en tu lista. Las que no necesitas priorizar.

Son tareas muy rutinarias, cómodas y sencillas que invitan a la procrastinación. Tareas que no agregan valor a tu proyecto porque no son relevantes.

Evita priorizar sobre las tareas poco relevantes

Estas tareas solo requieren por tu parte de organización y ser gestionadas de manera efectiva. Un método de organización como GTD, te puede resultar efectivo.

Dentro de los recursos para ayudarte con tu productividad personal, tengo previsto dedicar varios post a este método y que lo conozcas de manera clara y sencilla.

Vamos poco a poco. Ahora toca priorizar y definir tus prioridades.

No pierdas de vista lo urgente. Las tareas que requieren de tu inmediata atención.

Y enfócate en lo importante para lograr cumplir tus objetivos a corto y medio plazo.

¿Cómo priorizar sobre las tareas importantes?

No solo es cuestión de ejecutar y hacer. Quieres conseguir resultados.

Un resultado requiere de una meta, unos objetivos y una estrategia. Y una buena planificación te llevará a un resultado mejor.

La clave es poner tu foco de atención en tu trabajo de calidad. Tus tareas importantes.

Esta es mi fórmula:

Ante una tarea me hago las siguiente preguntas.

• ¿Es importante para mí?
• ¿Voy a conseguir un resultado que me acerque a mi meta?

Si la respuesta es SI.

Paso a la acción con la ayuda de mi agenda. Inmediatamente asigno a mi tarea el momento en la que la voy a realizar. Reservo un bloque para su ejecución y me comprometo a llevarlo a cabo.

Ya te hablaré en su momento de los bloques y la técnica Pomodoro.

¿Y si no hay sitio en mi agenda para mi tarea importante?

Hago sitio. Priorizo sobre ella y descarto o pospongo otras tareas menos importantes.

Para priorizar sobre las tareas importantes también tienes que saber decir NO y moverte guiado por tus objetivos.

Ventajas de decir NO:

• Centras tu atención en lo importante. Te motivas y aumentas tu creatividad.
• Tienes más tiempo para centrarte en lo importante y en lo que de verdad te merece la pena.
• Te liberas de compromisos insignificantes. Tú eliges y estás al mando. Tienes libertad y control sobre tu proyecto y objetivos.

Ventajas de moverte guiado por tus objetivos:

• Saber por dónde y hacia dónde vas.
• Tus acciones tienen un sentido y un resultado.

Persigue un resultado en forma de meta. Marca objetivos para llegar a tu resultado. Traduce tus objetivos en tareas. Y construye tu lista de tareas.

Tu éxito productivo requiere tomar pequeñas decisiones sobre cuestiones que muchas veces no prestas atención.

Un día productivo es un puzzle en el que irás a base de pequeñas acciones, encajando piezas hasta llegar al final de tu jornada.

Para elegir la pieza y el momento del día en el que encajarla. Ten en cuenta tus niveles de energía y tú tiempo. Encaja las piezas de tu puzzle en base a tus circunstancias.

¿Qué nivel de energía requiere tú tarea?

¿Cuánto tiempo tardarás en ejecutarla?

Tu respuesta y la decisión que tomes en base a ella. Será la base para priorizar o no sobre tu tarea importante 😉

Otra pieza a encajar en tu puzzle diario serán las tareas imprevistas.

¿Cómo conseguir encajar la pieza y que no afecte a las importantes?

Usando el comodín de los imprevistos. La pieza de tu puzzle que contiene una porción de tiempo en blanco sin tareas asignadas.

Tus tareas importantes y sobre las que priorizar son las tareas clave de tu actividad. La columna vertebral de tu proyecto.

Planifica tu día empezando con un bloque de tareas clave

Empezar tu día gestionando una de tus tareas clave te aporta tres beneficios:

• Avanzar y dejar atrás uno de tus bloques importantes de trabajo.
• A primera hora suelen existir menos distracciones. Lo que supone aumentar el ritmo de trabajo y mejorar su calidad.
• Dispones de un tiempo que según avanza el día no vas a tener. Al disponer de más tiempo evitas la procrastinación y el dejar de hacer tareas importantes,  para atacar imprevistos.

La gestión de una tarea clave a tu primera hora del día puede suponer un 50% de tu productividad 😉

Habrá días que te sientas bloqueado e incapaz de empezar por una tarea clave. Una mala noche la tiene cualquiera. Te confieso un truco.

Empieza con una micro tarea tu día para desbloquearte. Una tarea sencilla, corta, que requiera de pocos minutos  y que no necesite concentración.

Que sepas que vas a terminar. Te pondrá en marcha y te motivarás a arrancar con una importante.

Productividad Personal no es trabajar muchas horas. Es gestionar de manera eficaz tú tiempo y organizarte con sentido 😉

Como secretaria virtual administrativa mi principal herramienta de trabajo y la más importante es mi productividad personal.

Mis clientes se merecen que yo me organice de manera eficaz y eso me abra el camino a poder priorizar sobre lo importante

Salvo contadas excepciones en forma de imprevistos. Las urgencias no tienes cabida en mi profesión.

• Trabajo guiada bajo la metodología GTD ideada por David Allen.
• Con un sistema de organización a base de bandejas de entrada.
• Un sistema de archivo  en el que predomina la sencillez.
• Listas organizadas por nombres, apellidos y etiquetas de colores de fácil identificación.
• Un calendario para los recordatorios.
• Y el apoyo de una agenda de papel como básico en mi  planificación.

Para planificar y organizar tus listas de tareas basta con una hoja de papel y un boli BIC.

Pero si eres de los que te encanta automatizar todos tus procesos. Prueba con Trello  destacarte su sencillez para crear notas simples y moverlas por tus listas dentro de un mismo panel y Evernote una aplicación estupenda para tomar notas y elaborar listas de tareas.

Y hasta aquí la aventura de priorizar sobre tus tareas importantes. Espero haber aportado un granito de arena y que te sirva para mejorar tu productividad personal.

Priorizar es un principio básico para tu productividad personal. Pero recuerda que también necesitas:

• Ponerle ganas.
• Orden y organización.
• Tener tus objetivos definidos.
• No basta con leer y recopilar información. Aplica tu propio sistema de productividad.

¿Qué piezas forman parte de tu puzzle de productividad?

¿Qué herramientas utilizas para gestionar tus tareas?

Tienes abierta la puerta de los comentarios en el blog para compartir tus piezas. Pueden ser muy útiles para ayudar a completar otros puzzles de profesionales como tú y yo que quieren mejorar su productividad personal. 😉

Sabes que te espero. Además de vernos también por las redes sociales.

Y aplica esta frase de David Allen a tu productividad:

“Puedes hacer de todo, pero no todo” 😉

Un fuerte abrazo,

Siempre #conunasonrisa

Yolanda 🙂