¿Qué es lo primero que haces al empezar un día de trabajo?

¿Cuánto tiempo pasas en las Redes Sociales o dedicas a gestionar tu correo electrónico?

¿Has contado las interrupciones en un día de trabajo por asuntos de poca relevancia?

¿Cuánto tardas en organizar y planificar tus tareas rutinarias?

LADRONES DEL TIEMPO

¿Quiénes son los ladrones del tiempo más habituales y conocidos de los profesionales 2.0?

Te falta tiempo para casi todo. Empiezas tus tareas programadas y planificadas pero no las terminas. Todo te parece imposible. Atender el teléfono, mantener al día tu bandeja de entrada de correo electrónico o gestionar los imprevistos.

Estas circunstancias y distracciones que te van robando minutos a tu día y  a las que no les das importancia ni pones interés en evitarlas, a veces porque pasan inadvertidas y otras porque te sientes cómodo en su gestión, son los ladrones del tiempo. Unos proceden del exterior y otros te los inventas tú.

En la guía de “Cómo organizarte y Aprovechar tú tiempo”, te propongo un ejercicio al que denomino MI JORNADA LABORAL.

Y es tan sencillo como invitarte a una pequeña reflexión para detectar las fugas de tu tiempo. Esas distracciones que te desvían de tu actividad principal, de tus objetivos, de tus tareas planificadas y que disminuyen tu concentración.

Los ladrones del tiempo 😉

En el post “Qué significado le das a optimizar el tiempo” me despedía de ti con una doble pregunta:

¿Cómo empiezas tu día, eres constante con tus tareas rutinarias?

Y recibí la visita de varios amigos que compartieron su tiempo aportando valor a los comentarios de este blog 😉

Ana Bizarro , para la que “el tiempo es oro y absoluto” nos compartía su secreto.

“… tengo un calendario anual, mensual, semanal. Y dispongo de un horario diario que voy cambiando (cada 6 meses o una vez al año). Como cuando éramos estudiantes…Antes de añadir, tengo que suprimir, algo en mi agenda…”

Hilaida Teherán, nos regaló una frase de Covey.

 “No es que no tienes tiempo para algo, sencillamente no le das prioridad…”

Para ella, “… es todo un reto cada día poder distribuir y optimizar el tiempo, busco realizar a primera hora del día lo que considero es más importante…”

Javi Pastor, con su respuesta, hacía alusión a los ladrones del tiempo.;)

“…Demasiados proyectos, demasiadas distracciones y demasiadas personas pidiendo todo de manera urgente…habrá que empezar a hacer uso del bonito “no” para optimizar y sacar el máximo rendimiento a las horas, que esa es la verdadera productividad…”

Y a esos habituales de tu día a día en forma de distracciones los he clasificado en tres grupos:

1.- Herramientas de tu entorno 2.0 no usadas de manera apropiada.

Ante un tiempo limitado, la actitud no es decir “No tengo tiempo” y procrastinar. La actitud es saber qué hacer con tu tiempo y sacarle el máximo rendimiento a tus horas.

Para ello cuentas con herramientas que según el uso que las des pueden resultar el complemento perfecto a tu trabajo diario o convertirse en los ladrones de tu tiempo. Y esas herramientas no proceden del exterior, son distracciones que tú y yo creamos.

Herramientas muy relacionadas con tus canales de comunicación 😉

El correo electrónico.

Un básico en tus canales de comunicación. Fundamental para responder y atender consultas de tus clientes, enviar documentación y potenciar tus servicios y soluciones.

Puede resultar el mayor de los ladrones del tiempo por un mal uso y su excesivo abuso.

Hábitos como gestionarlo como tarea rutinaria a tu primera hora del día. Y la necesidad imperiosa de abrirlo cada dos por tres, convierten este canal tan personal y directo de llegar a tu cliente, en el enemigo número uno de tu productividad.

Toma conciencia de cómo trabajas para vencer a los ladrones del tiempo #optimizaTuTiempo Clic para tuitear

¿Cuánto tiempo eres capaz de concentrarte en una tarea sin revisar el correo electrónico?

¿Has valorado el tiempo que inviertes de tu jornada diaria en la gestión del correo electrónico?

Es difícil detectar y posiblemente no tengas una respuesta porque tampoco te lo has cuestionado.

Hasta que no seas consciente de esos tiempos no podrás controlar este hábito e incorporar en tu planificación diaria una rutina para el buen uso de esta herramienta.

Recuerda y aplica: El 90% de los correos electrónicos que recibes no son urgentes y carecen de valor. Y estar permanentemente conectado no es una obligación 😉

Esta herramienta te puede llegar a robar un 25 % de tu tiempo, además de venir acompañada con interrupciones y tareas no planificadas en base a tus prioridades.

Rutinas que te van a ayudar a evitar convertir al correo electrónico en uno de tus ladrones del tiempo:

  • Tener activadas las notificaciones en tus dispositivos convierte la tentación de abrir tu correo en irresistible. Mientras no lo necesites y estés concentrado en otra tarea, notificaciones desactivadas.
  • Aplica la regla de los dos minutos. Si abres un correo y lo puedes responder en menos de dos minutos, no lo pospongas y envía tu respuesta.
  • Si la respuesta a un correo no conlleva contenido relevante y tardas menos en realizar una llamada que en redactar y enviar tu respuesta. Realiza la llamada.
  • Crea filtros y clasifica tus correos con un sistema de carpetas con etiquetas por temáticas. Y cuando recibas un correo que no puedes contestar archiva y clasifica.
  • Aplica la regla de´«Inbox a Cero» que es mantener al día tu bandeja de entrada. En ella solo deberá figurar los mensajes nuevos. El resto procesados y archivados.
  • Toma ejemplo de los altos directivos y delega en tu secretaria externa tareas como la revisión de tu correo, que sea ella la que se encargue de filtrar y desviar lo importante a tu bandeja especial. Y de responder bajo vuestro protocolo de comunicación lo menos importante.
  • Para no saturar de correos tu bandeja de entrada. Para comunicaciones rápidas con tus colaboradores utiliza herramientas de mensajería rápida o una plataforma de chat.

Herramientas de mensajería instantánea.

WhatsApp, Google Hangouts, Facebook Messenger o Skype.

Su principal ventaja, que es la posibilidad que te ofrecen de interactuar en tiempo real con tus contactos, su inmediatez y posibilidad de interacción en grupo, las ha convertido en uno de los canales de comunicación más populares.

El 90% de los mensajes de texto son leídos a los 3 minutos siguientes a su trasmisión. Lo que te invita a vivir permanentemente conectado a un sistema de notificaciones.

No desenchufar o desactivar esas alertas, va a provocar la entrada de distracciones de tu exterior 😉

Que convertirán a estas herramientas en otro de los ladrones del tiempo, que llega con fuerza atacando a tu concentración.

Si estás concentrado en tu tarea y no requieres de comunicación rápida con tu entorno, mientras dure tu bloque de trabajo desactiva toda notificación.

Tú eres el que gestiona las urgencias. Que ellas no te gestionen a ti. Y deja el cotilleo para tus tiempos de descanso 😉

Las Redes Sociales.

Su gestión hoy en día es algo esencial para cualquier profesional 2.0. Implican de tareas que requieren de unos objetivos claros y a su vez de planificación.

Puedes perder el tiempo de muchas maneras en las redes sociales y cada minuto mal gestionado es oro.

¿Cada cuanto tiempo interrumpes tus tareas para revisar y actualizar tus redes sociales?

No eres más productivo por estar constantemente revisando tus cuentas en Twitter, Google+, LinkedIn ó Facebook. Y son el comodín perfecto para procrastinar respecto a otras tareas.

Siempre hay tareas que puedes automatizar porque te falta tiempo, no llegas a publicar y compartir tu contenido con la frecuencia que desearías. O simplemente para descubrir nuevos contenidos.

Tienes el apoyo de herramientas tan estupendas como Hootsuit y Klout por citar dos ejemplos. Tienes una gran variedad.

Pero no te conviertas en un robot, combina la parte automática con un aporte de generosidad social 😉

Las redes sociales son una poderosa herramienta para hacer negocio y conocer nuevos contactos. Y la mejor inversión que puedes hacer en ellas es la de tu tiempo.

¿Cómo gestionar ese tiempo sin que se convierta en uno de los ladrones del tiempo?

  • Teniendo muy claros tus objetivos y desarrollando una estrategia para cumplirlos.
  • Definiendo cuáles son tus actividades y que tareas conllevan.
  • Asignando un tiempo y bloque de trabajo para cada uno de esas actividades. Siempre trabajando por bloques de tareas.
  • Aprovechando tus tiempos muertos para interactuar.

2.- Hábitos poco saludables como la desorganización e indisciplina profesional.

La falta de organización y disciplina en tus actividades rutinarias te puede llevar a perder muchos minutos en tu día.

Rutinas como mantener tu escritorio ordenado, tu agenda bien planificada y tu calendario al día pueden ser un aporte a tu productividad.

Pero si las usas sin disciplina y de manera desordenada podrán convertirse en ladrones del tiempo.

¿Qué consecuencias tienen estos ladrones del tiempo formato indisciplina y desorganización?

  • No terminar lo que empiezas conlleva aplazar tareas.
  • Toma protagonismo la procrastinación.
  • La falta de organización invita a la multitarea.

Este grupo quizás lo forman ladrones del tiempo que tú y yo nos inventamos. Suelen ser además los que más desapercibidos pasan.

Al hablar de ladrones del tiempo lo solemos asociar a despistes o distracciones.

Y muchas veces el mayor de los ladrones del tiempo son las actividades rutinarias que realizas en un día desorganizado y mal planificado de trabajo 😉

Muchas de esas actividades rutinarias están relacionadas con tareas administrativas y burocráticas que puedes delegar y que gastan como media de una a dos horas de tu día.

Lo que las convierte en ladrones del tiempo, ya que no aportan valor a tu actividad principal. Y son una barrera para tu productividad personal.

¿Cuánto tiempo pierdes en arrancar una tarea que no te dio tiempo a terminar?

Para arrancar necesitarás buscar donde lo dejaste, donde la archivaste, donde la apuntaste como tarea pendiente y recuperar el hilo de tu concentración.

Y estos lo resuelves con disciplina y dos hábitos productivos de los que ya hemos hablado. Planificando y Priorizando en lo importante.

3.- Entorno y Circunstancias. Las famosas interrupciones.

Hablar de ladrones del tiempo está asociado muchas veces a este tercer grupo. Para mí el menos importante, porque procede del exterior. Y el más fácil de combatir. Tan sencillo como decía Javi Pastor, aprendiendo a decir “NO” 😉

Decir «NO» es cuestión de práctica, valorar tu tiempo y trabajar algunos de tus comportamientos.

En este grupo he incluido las llamadas telefónicas, las reuniones improductivas y las urgencias de terceras personas.

Dejarte llevar por tu entorno y sus circunstancias te va a convertir en un apaga fuegos de sus urgencias. Y el día terminará habiendo perdido el foco de tu atención en las actividades realmente importantes.

Lo que conlleva volver a priorizar, organizar, planificar y programar 😉

No existen ladrones del tiempo. El tiempo lo pierdes tú no haciendo lo que debes hacer #productividad Clic para tuitear

 ¿Combatir y ganarles la partida o protegerse de los ladrones del tiempo?

La clave de tu éxito la tienes en luchar con una buena armadura de disciplina que te proteja de los malos hábitos.

Combatiendo con orden, planificación y priorizando sobre lo que para ti es importante 😉

Diez estrategias básicas para ganar la partida a los ladrones del tiempo:

  • Identificar lo que te hace perder el tiempo.
  • Tomar medidas para reducir las interrupciones.
  • Respetar el tiempo de los demás y hacer respetar el tuyo.
  • Reservar y programar bloques de trabajo para trabajar sin nada ni nadie te moleste.
  • Tener tus objetivos claros y tareas definidas.
  • Mantener siempre visible tu lista de tareas. Revisada y actualizada.
  • Realizar tus tareas por orden de importancia.
  • Aprovechar tus horas más productivas para realizar tus tareas clave.
  • Planificar en tu agenda tus tareas pendientes y programar tus plazos de entrega en tu calendario.
  • Disfrutar siempre de un entorno de trabajo agradable y ordenado.

La accesibilidad que te facilitan los nuevos dispositivos y tecnologías, a la información y comunicación. Ha multiplicado tus distracciones.

Las cuales te incordian más rápido, muchas más veces y desde cualquier lugar 😉

Parte y mantén la filosofía de que no existen ladrones del tiempo. Tu tiempo es tuyo y nadie te lo puede robar. Salvo tú mismo. Perdiéndolo en hacer lo que no te corresponde en ese momento realizar.

A partir de tener un control de tu tiempo podrás plantearte optimizarlo 😉

¿Cómo empezar a tomar el control de tu tiempo?

  • Midiendo tu productividad. Haz un cómputo del tiempo que inviertes en realizar cada una de tus tareas.
  • Detectando donde están las fugas de tu tiempo. Por un día conviértete en un espectador de tu propia productividad y valora.
  • Practicando la prevención a través de la organización y planificación.

No te conviertas en el saboteador número uno de tu tiempo. El super poder del “Yo puedo con todo” no existe. Para y reflexiona.

¿Quién te puede ayudar?

Delega, da el paso y déjate ayudar 😉

No me cansaré de invitarte a participar y dejarnos tu comentario en el blog como hicieron Ana, Hilaida y Javi. Cualquier comentario resulta productivo 😉

Pásate cuando quieras.

Un fuerte abrazo,

Siempre #conunasonrisa

Yolanda 🙂