¿Quieres pasar de gestionarlo tu todo, a trabajar en equipo con una secretaria virtual?
¿Cómo empezar a trabajar con una secretaria virtual y que el resultado de esa acción sea un éxito?
¿Hay un momento perfecto para empezar a colaborar con una secretaria virtual?
Resulta muy sencillo hablarte de las ventajas que supone para tu negocio y para tu productividad personal el delegar en una secretaria virtual tus tareas administrativas.
Son palabras e intenciones que suenan muy bien. Pero requieren ir acompañadas de acción, confiabilidad y credibilidad.
Tienes un problema, la falta de tiempo. Más del 40 % de tu jornada se va en apagar fuegos, atender correos electrónicos, gestionar urgencias de tus clientes, tareas burocráticas, tareas de facturación o simplemente organizando y archivando documentos.
A ese problema yo como secretaria virtual te doy una solución. Y te cuento lo profesional y buena que soy. Mis años de experiencia y lo que cuentan de mi algunos clientes.
Te digo que si confías en mí conseguirás optimizar tu tiempo, mejorar tu productividad y que es una oportunidad para avanzar en tu negocio.
No te quiero engañar. Pasar de ser tú quien se lo gestiona todo, a trabajar y delegar tus tareas administrativas en una secretaria virtual, no es un paso sencillo ni va a solucionar tus problemas de un día para otro.
No es fácil y va a requerir por tu parte, si tomas la decisión de hacerlo, de un ejercicio extra de responsabilidad 😉
Traspasar tareas es un proceso muy sencillo, cuando se tiene claro. Pero conlleva un tiempo de adaptación.
¿Cómo delegar y que el resultado de esa acción sea un éxito?
En su momento, cuando te hablé de cómo superar el miedo a delegar ya te conté que es un proceso que requiere de tiempo y esfuerzo. Lo primero es vencer tus miedos e inseguridades. Trabajando la confianza.
Una vez conseguido lo más difícil que es ese primer paso de superar tus miedos y confiar. Tienes que aprender a delegar.
Aprender a traspasar responsabilidades, para tú poderte dedicar a tu actividad principal.
No puedes avanzar si antes no traspasas tareas y dejas espacio para las importantes y otras nuevas, que conforme va madurando tu proyecto van llegando.
Delegar no es dar una orden y pasar a tu siguiente lista de tareas 😉
Es un hábito que tienes que aprender, incorporar a tus rutinas y desarrollarlo.
Requiere de tiempo y paciencia por tu parte. Y lo mejor es que inviertas un tiempo, en trabajarlo con la persona con la que vas a colaborar y trabajar en equipo.
Procura que la persona en la que estás delegando. En este caso una secretaria virtual. Esté alineada contigo, motivada e involucrada en tu proyecto.
¿Cómo debes alinearte con una secretaria virtual para trabajar en equipo?
Lo primero es tener muy definido qué tipo de tareas vas a delegar. Y qué perfil de secretaria virtual encaja en tu proyecto.
El entorno 2.0 abre un gran abanico de actividades profesionales, que amplía el número de tareas, que asociamos de forma errónea, al área administrativa de cualquier negocio.
Con ese abanico de actividades aparecen nuevos tipos de profesionales, con conocimientos y habilidades muy distintas a las tradicionales de cualquier secretaria convencional de hace 10 años.
Habilidades que surgen muchas veces de la necesidad de aprender para dar visibilidad, a tu propio proyecto de secretaria virtual en la nube.
Un ejemplo de esos conocimientos y habilidades son los relacionados con tareas propias de cualquier Community Manager. Como diseñar una newsletter, crear perfiles y gestionar las Redes Sociales o encargarse de desarrollar y planificar campañas de email marketing .
Con este ejemplo quiero que veas lo importante que es definir las tareas, las áreas de tu negocio y el perfil del tipo de profesional que necesitas.
Hay otro tipo de tareas más acorde con el perfil de lo que yo llamo secretaria virtual administrativa.
Tareas como la organización de tus documentos, la atención de tus clientes, la gestión de tu correo electrónico, la facturación de tu negocio, la atención y gestión de tus pagos y cobros, tareas burocráticas, búsqueda de información, organización de viajes y eventos, ayudarte con la planificación de tu agenda, encargarse de la programación de tu calendario o tramitar y gestionar tus citas.
Tareas para las que no existe una etapa ideal de tu negocio que yo te pueda recomendar para empezar a delegar. Deberás hacerlo cuando estés preparado y te sientas un apaga fuegos, un emprendedor orquesta y que no avanzas por falta de tiempo en tu actividad principal.
Puede ser que estés desbordado y solo necesites una ayuda puntual por sobrecarga de trabajo.
O que hayas decidido crecer y quieras contar con un equipo de colaboradores, profesionales de diferentes áreas que te acompañen en tu viaje.
Y entre ese equipo de colaboradores, contar con una secretaria virtual como persona de confianza. Ayudándote en la organización y planificación de tu negocio, además de estar al cargo de la gestión de tus tareas administrativas.
Si tu perfil de profesional es el primero. Solo tienes que encontrar una persona con habilidades especiales y profesionalizada en el tipo de tareas que quieres que ejecute.
Si tu perfil de profesional es el segundo. Vas a requerir de una secretaria virtual con algo más que habilidades para ejecutar un encargo puntual.
Define qué quieres y necesitas:
- Una secretaria virtual que te realice un trabajo puntual.
- Una secretaria virtual implicada en el día a día de tu proyecto siendo tu persona de confianza, involucrada y motivada a ayudarte a avanzar.
#Alinearte con una secretaria virtual que contratas para realizar un trabajo puntual o una tarea concreta es muy sencillo.
- Solo necesitas de un profesional que realice una tipo de tareas. Te conviertes en su cliente y pagas un precio por un servicio.
- No tienes que enseñar tan solo encomendar. Ya que estás en las manos de un profesional que sabe hacer su trabajo.
- Trabajas con una fecha de entrega y esperas un resultado.
- Contratar a este tipo de secretaria virtual es sencillo. Te basas en la recomendación, primera impresión y pagar un precio justo y asequible. Un profesional que está de paso en tu proyecto.
#Alinearte con una secretaria virtual implicada en el día a día de tu proyecto no te va a resultar tan sencillo.
Puedes elegir entre dos actitudes. La de jefe o la de líder.
Te hablo de alinearte con una secretaria virtual que quiera implicarse. Un tipo de profesional y colaborador que no va a estar de paso en tu proyecto.
Una persona que trabaja de manera externa y que la compartes con otros profesionales con los que también colabora. Y que además como secretaria virtual tiene su propio proyecto.
Lo que significa que no eres su jefe.
En este tipo de colaboración no existen jerarquías 😉
Puede ayudarte a resolver un problema. Pero su función es la de aportar un valor añadido a sus tareas de secretaria virtual, para ayudarte a avanzar en tu proyecto.
- Lo primero para alinearte con una secretaria virtual es hacerla partícipe de tus objetivos y metas a alcanzar.
Y eso solo se consigue con un buen trabajo de comunicación 😉
Mantener una buena y efectiva comunicación con tu secretaria virtual es uno de los pilares básicos de vuestro trabajo en equipo. Y la mejor estrategia por tu parte es elegir ser la figura de líder.
- Lo segundo aprovechar y encajar sus conocimientos, habilidades y experiencia en tu proyecto.
Aprovecha los recursos de tu secretaria virtual y que formen parte de tu estrategia al planificar tus objetivos.
- Lo tercero diseñar en equipo con tu secretaria virtual una ruta o mapa de trabajo. Planificando, organizando y programando en conjunto todas vuestras tareas.
El objetivo no es que tu secretaria virtual asuma las horas que a ti te faltan. El objetivo es que a ti te ayude a optimizar tu tiempo. 😉
Y eso solo se puede conseguir, invirtiendo parte de él en una o varias sesiones de organización y planificación con tu secretaria virtual 😉
Recuerda para alinearte con una secretaria virtual:
- Comunica como un líder.
- Aprovecha sus recursos para marcar objetivos.
- Trabaja la planificación de manera conjunta y sincronizada para optimizar tu tiempo.
Si consigues alinear tus objetivos con los de tu secretaria virtual conseguirás aumentar su motivación. Y aumentarás las probabilidades de éxito de vuestra colaboración.
Conseguirás resultados increíbles y ver como tu negocio avanza 😉
Si has llegado a la fase de alineación para trabajar en equipo con tu secretaria virtual.
¿Cómo mantener y cultivar de motivación tu relación con ella?
Tan fácil como trabajar por metas y practicar la transparencia.
Si tu secretaria virtual conoce tu proyecto al dedillo. Le resultará fácil establecer metas enfocadas a su trabajo para ser más productiva.
Es importante que sepa por dónde trabajar y qué camino o ruta debe de seguir.
Para ello, tú la tienes que indicar hacia dónde ir. Evalúa y aprueba. Y revisa y modifica si es necesario.
Ten tú el control. Pero siempre confiando 😉
Practica la transparencia. Habrá épocas de mucha actividad y de poca comunicación.
Que tus ausencias no te desconecten de tu secretaria virtual 😉
Compartiendo con ella tu agenda, planificación y programación, evitarás que puedan malinterpretarse tus ausencias.
Trabajar por metas y practicar la transparencia te ayudará a que se considere persona de confianza. El camino a involucrarse en tu proyecto, será aún más sencillo. 😉
¿Cómo involucrar en tu proyecto a una secretaria virtual que tiene su propio proyecto?
Entre tu secretaria virtual y tú no hay jerarquías. Sois dos profesionales compartiendo los mismos intereses. Y si tu avanzas en tu proyecto. Ella avanza en el suyo.
Fomenta la colaboración y participación 😉
Es tu persona de confianza. Conoce a la perfección tu proyecto, tus intereses y tus inquietudes. Trabaja en un área de tu negocio con gran visibilidad para aportar ideas y soluciones.
Valora su opinión y propuestas de crecimiento 😉
Fomenta “la lluvia de ideas” con reuniones periódicas. En ambientes físicos o virtuales pero relajados.
Una visión desde fuera de tu proyecto es un aporte de soluciones frescas Clic para tuitearConsejos para ayudarte a fomentar la colaboración y participación de tu secretaria virtual en tu proyecto.
Es muy cómodo tener una persona colaborando en tu proyecto que piense y actúe como tú. Hablando el mismo lenguaje.
Es el complemento perfecto para trabajar en armonía.
¡Ojo! eso puede limitar la innovación 😉
Una secretaria virtual no es un robot programado para complacerte. Tiene que tener su propio estilo y fortalezas para complementarlas con las tuyas.
- Fomenta su libertad de pensamiento.
- Desarrolla la escucha activa.
- Estimula e invita a tu secretaria virtual a participar y opinar.
- Transmite una actitud positiva y tu disposición a aceptar nuevas propuestas.
¿Cómo es la figura de una secretaria virtual en el mundo 2.0?
Hace unas semanas siguiendo las recomendaciones de Ana Sastre que recordarás como parte de las claves para optimizar el tiempo que dedicas a tu blog.
Practiqué la técnica de promoción de mi marca personal de “La Secretaria Externa” con un post de invitado en el blog de Carlos Guerra Terol.
En este post: La figura de una secretaria virtual en el mundo 2.0 tienes las claves más básicas para empezar a delegar en una secretaria virtual.
Y me despedía con una frase 😉
“Mi misión es ayudarte a implementar en tu negocio un sistema de organización y gestión de tareas que te ayuden a optimizar tu tiempo y mejorar tu productividad”
¿Qué espero yo como secretaria virtual al colaborar contigo?
Puedes tener una ilusión y una idea a la que has dado forma con un proyecto. Pasar a la acción acompañado de una estrategia.
Si me has invitado a formar parte de tu viaje. No me conformo con que pases a la acción. Porque el mejor resultado es rematar tus acciones.
Te puedo ayudar como secretaria virtual con tus tareas puntuales.
O ser tu colaboradora y persona de confianza. Trabajando en equipo para avanzar, optimizar tu tiempo y mejorar tu productividad.
Si apuestas por esta segunda opción. Que nadie te engañe.
La confianza y la apuesta por el trabajo en equipo siempre requieren de implicación, tiempo y dedicación 😉
Tienes que probar, experimentar y averiguar si lo que te cuento en el SOBRE MI es pura palabrería o verdaderamente funciona.
Mi proyecto de La Secretaria Externa no está enfocado a luchar por precios con los buenos profesionales de mi sector.
Ni enfocado a hablar de lo que hacen o dejan de hacer otras profesionales para captar tu atención.
Está basado en la honestidad y confianza. Y le sostienen unos pilares muy sólidos avalados por la experiencia.
Tu decisión es confiar y delegar. Y mi objetivo ayudarte a optimizar tu tiempo y mejorar tu productividad.
¿De qué manera?
- Empezando desde cero a trabajar en equipo.
- Poco a poco a través de la comunicación, motivación y confianza.
- Convirtiéndome en tu guía para aprender a delegar y desarrollar esta habilidad.
Motivación no es tener ganas. Motivación es tener motivos. Y con esfuerzo conseguirás superar tu día a día. Que un desafío no te paralice. 😉
¿Qué motivos te impulsarían a delegar y trabajar en equipo con una secretaria virtual?
No me cansaré de invitarte a participar y dejarnos tu opinión en el blog. Pásate cuando quieras. 😉
Un fuerte abrazo,
Siempre #conunasonrisa
Yolanda 🙂
Te vas superando cada día Yolanda, ¡enhorabuena!
Gracias Marina. Trabajando muy duro. Como ya sabes.
Un abrazo 🙂
Yolanda yo a este post digo ….AMEN!!! Una secretaria virtual no tiene jefe porque no esta en plantilla. Es un profesional independiente dando un servicio a un cliente. Aporta valor, tiene opinión y toma decisiones. Y hay que escucharlas porque como profesional especialista que es…probablemente lleve mucha razón en lo que diga, aunque no nos guste.
Me parece este un post esencial , y súper útil para negocios online que son los primeros quetrabajan con asistentes virtuales.
Lo dicho, eres una genia. Un beso sabia Yolanda
Hola Ana, pues si tú lo dices, va a misa. 😉
Y si ha quedado alguna duda, gracias por decorar el pastel de trabajar en equipo con una secretaria virtual.
La verdad es que no tenía muy claro si publicarlo o no. Dudaba si podía interesar.
Pero pensando precisamente el muchos profesionales que han confiado en mí. Todas las dudas e inseguridades que nos acompañan en el camino de aprender a delegar. Al final me lancé a la piscina, por si mi pequeño granito de arena, servía a otros emprendedores con negocios online, para dar el paso de confiar y delegar tareas, trabajando en equipo con figuras por citar un ejemplo, como la mía, la de Secretaria Virtual.
Un enorme abrazo y gracias por tu comentario. Motiva y mucho 🙂
Hola Yolanda
Justo ayer hablaba con mi hermana, la importancia de ese momento cuando ves que no llegas a todo. Da miedo, pero hay que superarlo para poder crecer.
La verdad es que la clave está en lo que comentas, la confianza. Si ves a la persona que trabaja contigo como otra herramienta más, malo. Nunca esa relación será efectiva 100%.
Suerte con ese nuevo proyecto que estás preparando y pasa unas navidades geniales.
Un abrazo
Cova
Hola Cova,
Tú lo has dicho, el secreto está en la confianza. No se puede ver a la persona en la que delegas y colabora contigo como una herramienta más.
La base está en el trabajo en equipo y en la confianza.
Gracias, ahí estoy trabajando duro en mi nuevo proyecto, para que vea la luz lo antes posible.
Felices Fiestas 😉
Un abrazo 🙂