¿Cuánto tiempo pierdes con tus tareas de facturación?

¿Cómo hacer de la factura una embajadora de tu marca?

¿Cuál es la manera correcta de hacer una factura?

¿Qué herramienta es la más apropiada para emitir tus facturas?

Cuando decidiste emprender no lo hiciste porque te emocionara realizar tareas de facturación. Sino por otra actividad muy diferente que sí te apasiona.

Las tareas de facturación son de las más aburridas y menos agraciadas. Pero la factura es un documento que desde el momento que inicia su viaje camino de su receptor se convierte en embajador de tu marca.

¿Cómo hacer de la factura un documento de marketing de tu negocio?

La factura como documento mercantil debe cumplir con unos requisitos legales. Pero también con una finalidad. Transmitir imagen de profesionalidad y ser un documento más de marketing en tu negocio.

Así que presta atención al diseño y trabaja su personalización 😉

La factura es un elemento más de marketing de tu negocio personaliza su diseño y cuida la redacción Clic para tuitear

¿Qué elementos no deben faltar en el diseño de tu factura?

• Tu logo
• Tus colores
• La tipografía de tu marca

¿Qué debes cuidar en la redacción de los textos de tu factura?

El concepto facturable es uno de los requisitos legales que no pueden faltar en tu factura. Consigue impactar y enamorar de nuevo a tu cliente a través de la redacción de su texto.

Has realizado un servicio. Haz una descripción del mismo pensando en fidelizar a tu cliente. No acortes por falta de tiempo en la gestión de tus tareas de facturación y hagas una valoración corta y pobre del servicio prestado.

La factura puede ser una tarjeta de visita y recomendación si mañana te necesitan 😉

Enfoca tu concepto a un modelo de factura persuasiva que muestre la solución que le has dado a su problema y demuestra a tu cliente con tu texto que ha elegido la mejor opción.

Muestra que tu solución ha sido eficaz. De esa manera no se fijará tanto en el precio sino más en la solución de su problema.

No hagas una lista de lo que has hecho utilizando terminología técnica. Plantea el precio desde la solución.

¿Qué requisitos legales debe reunir una factura?

En éste link de la AEAT los tienes desarrollados.

Aunque existen diferentes formatos de factura hay una información mínima y necesaria para que el documento sea válido. Te la voy a simplificar y enumerar.

1. Rótulo donde indicas que el tipo de documento es una factura.

2. La fecha de emisión.

3. Número de factura correlativo con la fecha de emisión.

4. Información básica del emisor. El profesional que emite la factura. En este caso tú.

• Nombre y dos apellidos si eres persona física o razón social si eres persona jurídica.
• Dirección completa.
• CIF, NIF, NIE según proceda.

5. Información del receptor. La persona física o jurídica a quien diriges la factura. Tu cliente.

• Nombre y dos apellidos si es persona física o razón social si es persona jurídica.
• Dirección completa.
• CIF, NIF, NIE según proceda.

6. Concepto facturable. Describe el servicio que has realizado. Recuerda que la descripción debe contener la suficiente información para determinar sin que lleve a error el tipo de IVA aplicable.

7. Conceptos numéricos. Para calcular el subtotal del importe a facturar deberás incluir.

• El número de unidades
• El precio por unidad
• El precio total

Si vas a aplicar un descuento tendrás que aplicarlo sobre el subtotal. Y antes de proceder al cálculo de impuestos y retenciones.

La cantidad resultante es la denominada base imponible.

El IVA que lo aplicas sobre la base imponible

Las retenciones que las aplicas sobre la base imponible.

¿Qué datos de utilidad son aconsejables incluir en la factura?

• El plazo de pago. Le servirá como recordatorio a tu cliente.
• La forma de pago. Si es mediante transferencia, no olvides incluir el código IBAN le facilitarás bastante la labor a tu cliente cuando tenga que gestionar el pago.

Ya tenemos los datos legales y útiles que necesitamos para confeccionar tu factura y desarrollar tus tareas de facturación.

Ahora viene la pregunta del millón. 😉

¿Qué herramienta utilizar para gestionar tus tareas de facturación?

• Word. Poco práctico y anticuado para lo que conlleva las tareas de facturación.
• Excel. Lo más utilizado desde hace años para todo lo que tiene que ver con finanzas y facturas. Muy manual.
• Un software de facturación y la gran duda.

¿Comprar un programa con licencia e instalarla en tu ordenador o decidirte por un sistema de facturación online?

Los programas clásicos que conozco que requieren de instalación y actualización. Por lo general si no tienes unos conocimientos básicos de contabilidad suelen resultar algo complicados, confusos y de poca utilidad.

Además de ir acompañados con una licencia y limitar bastante su uso si vas a delegar tus tareas de facturación.

No lo veo práctico para un profesional como tú que enfocas mayormente tu actividad al mundo online.

Si desarrollas principalmente tu negocio en la nube empieza a automatizar tu proceso de facturación con herramientas en la nube 😉

¿Qué ventajas te aporta apostar por un sistema de facturación online?

• Evitas instalaciones, actualizaciones y mantenimientos.
• No necesitas compartir tu ordenador ni intercambiar archivos con tus colaboradores y asesores a la hora de gestionar tus tareas de facturación.
• Al automatizar procesos optimizas tiempo. Un ejemplo lo tienes con tus facturas recurrentes.
• Accedes a tu programa de facturación desde cualquier lugar, dispositivo y en cualquier momento.
• Tienes toda la información en un mismo contenedor que a golpe de click te hace una simple radiografía de tus finanzas.
• Evitas errores y sustos a la hora de calcular y presentar tus impuestos.
• Facilitas el acceso a tus colaboradores y asesores in situ, a la hora de necesitar y formular la resolución de una consulta fiscal y financiera.
• Te ahorras la inversión inicial y las renovaciones en actualizaciones.
• Optimizas todo lo que conlleva la gestión de tus tareas de facturación.
• Optimizas tu productividad personal.

Al automatizar y delegar tus tareas de facturación optimizas tu tiempo y productividad personal Clic para tuitear

Espero que estas diez razones te sirvan para despreocuparte, agilizar la gestión de tus tareas de facturación y ganar tiempo. Por supuesto para desarrollarlas es fundamental la parte humana.

Hay una parte del proceso que nunca podrás automatizar pero sí delegar en una secretaria virtual administrativa y que te ayude con esta tarea que no te gusta, te roba tiempo y no dominas.

Estas tareas de facturación tanto si las realizas de manera manual con una Excel como si están automatizadas, habrá que hacerlas igualmente. Y hacerlas de manera efectiva. 😉

En esa parte tomo yo la iniciativa porque es donde mejor te puedo ayudar y asesorar con el paquete de servicios y soluciones  de La Secretaria Externa.

Si te quedan dudas, te invito a leer este post, en el que te explico los beneficios para ser productivo y optimizar el tiempo que dedicas a tus tareas de facturación, si en vez de hacerlas tu, las delegas en una secretaria virtual, apostando por un «Servicio de Soporte Administrativo Virtual».

Si llegas a la conclusión después de leer este post de que este servicio es para ti.

Podemos trabajar juntos con acceso compartido a cualquiera de estas herramientas de gestión y facturación que te propongo para optimizar las tareas de facturación de tu negocio. 😉

¿Qué solución online puedes elegir para realizar tus tareas de facturación?

Entiendo que pasar de una excel a un programa de facturación online es un cambio importante en tu manera de trabajar.

Pero hay que avanzar y aunque hoy no sea necesario para tu negocio cuanto antes tomes la decisión antes simplificarás tu sistema de facturación.

Hay mucho donde elegir y estas son algunas soluciones que a un bajo precio puedes recurrir para automatizar tu proceso de facturación. SageOne , Ofipro , Anfix , Billage , Debitoor , Quaderno y una de mis favoritas ideal para empezar con un plan básico y gratuito Contasimple.

No gestiones en solitario la facturación de tu negocio eso te va a robar importantes horas de tu tiempo 😉

Automatiza y delega para llevarlo al día y evitar borracheras y resacas como la del IVA.

Sigue los consejos que te doy en este post: “La facturación de tu negocio tras la resaca del IVA”

Empieza a gestionar de manera óptima tú tiempo y a ser más productivo. Recursos y herramientas no te faltan.

Y si tienes alguna duda, compártela en el blog o de manera más directa, me puedes escribir un email. Estaré encantada de ayudarte a resolverla.

Como siempre te digo pasa por el blog y deja tu opinión. Es una estupenda herramienta  para comunicarnos y compartir con nuestro entorno social.

Nos vemos pronto.

Un fuerte abrazo,

Siempre #conunasonrisa

Yolanda 🙂