¿Cansado y aburrido de gestionar tú solo, la facturación y contabilidad básica de tu negocio?

¿Cómo conseguir el próximo trimestre, que presentar tu declaración del IVA trimestral sea la bomba?

¿Qué tareas de contabilidad y facturación comprende un servicio de soporte administrativo virtual?

Acabamos de finalizar la primera campaña del IVA de este año. Y posiblemente, hayas sido uno de esos “super autónomos”, que se ha enfrentado a toda la carga de tareas que conlleva presentar el IVA, de manera solitaria.

¿Cómo te sientes?

Hoy te propongo una reflexión sobre un servicio, el de “Soporte administrativo virtual”.

Un servicio, que te puede ayudar a ganar tiempo libre y a reducir el caos, que conlleva la desorganización en la gestión, registro y contabilidad, de un documento contable que te acompaña en tu día a día. LA FACTURA.

¿Me acompañas a conocer, las ventajas de contar, con un servicio de soporte administrativo virtual, para las tareas más básicas de facturación y contabilidad?

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Como autónomo embarcado en un proyecto, que por tu actividad profesional generas unos gastos y unos ingresos. No solo debes tener un mínimo de nociones fiscales y contables. Como por ejemplo, los impuestos que debes pagar o las declaraciones que tienes que presentar ante Hacienda.

También debes apoyarte en especialistas que te ayuden en la gestión, resuelvan tus dudas  y te asesoren ante la asignatura fiscal y contable de tu negocio.

Dudas muy comunes …

¿Tiene las mismas obligaciones fiscales un autónomo con sociedad que un autónomo freelance?

¿Puedo aplazar las deudas con Hacienda, si tengo un problema de liquidez?

Si un trimestre no tengo ingresos, ¿Tengo que hacer igualmente la declaración?

Me dedico a la formación ¿Debo declarar mis ingresos por servicios de formación?

Al trabajar desde casa, ¿Puedo deducir mis facturas de la luz?

¿Cómo tengo que realizar mis trámites con Hacienda? ¿Relleno un documento, lo presento y me lo cobran directamente por el banco?

Te he puesto ejemplos muy sencillos, a los que seguro tienes ya la respuesta. 😉

Pero tu actividad y tu día a día puede generar otra serie de circunstancias y quizás las respuestas no sea tan sencillas, como las de mis ejemplos.

Por eso es importante tener siempre cerca la figura profesional de un asesor fiscal 😉

Además de un mínimo de nociones fiscales, como autónomo, debes saber que tan importante como cumplir con tus obligaciones fiscales, es conocer el procedimiento de contabilidad de tu negocio. Y tener unas bases mínimas en conocimientos de la materia.

Por ejemplo, saber cómo funcionan los libros de registro de facturas emitidas o recibidas.

O que no es lo mismo un libro de registro de facturas recibidas que un libro de registro de gastos.

Uno de los aspectos más descuidados y que más quebraderos de cabeza ocasiona, cuando tienes un negocio o al emprender, es el cumplimiento de las obligaciones fiscales y contables.

Principalmente por la falta de información y por las falta de tiempo que una gestión eficaz, conlleva 😉

Gestión que requiere de  una serie de tareas que por lo general siempre dejamos para más tarde y para el último momento.

Algo que perjudica a la gestión de nuestra actividad.

Y para lo que podría ser un buen apoyo, contar con un servicio de soporte administrativo virtual 😉

La contabilidad básica que se nos exige llevar a los empresarios y profesionales autónomos es muy simple, pero requiere dedicación, algún conocimiento y tiempo. Y es una importante herramienta, que te ayudará a enfrentarte cada final de trimestre a la confección de tus impuestos.

Tu contabilidad, es una fuente de información de lo que has ingresado y gastado. De lo que debes y te deben. Es el ejercicio principal de control de la situación y estado de tu negocio.

¿De qué se compone este ejercicio de llevar una contabilidad básica?

La parte más fácil de este ejercicio de llevar tu contabilidad, se la llevan los ingresos. Las facturas que emites.

¿Cómo saber lo que facturas a lo largo de un trimestre?

Con un libro de registro de facturas emitidas, donde contabilizar los ingresos que generas por tu actividad.

Datos que deben figurar en tu libro de registro de facturas emitidas.

• El nº de factura.
• La fecha de emisión de la factura.
• El destinatario.
• La Base Imponible.
• El tipo de IVA.
• El importe del IVA.
• Y si practicas por el tipo de actividad retención en la factura, el IRPF.

Algo más complicado en tu ejercicio de llevar la contabilidad de tu negocio, es la parte de los gastos.

Para saber si tu negocio genera beneficios o pérdidas, deberás tener controlados todos los gastos que genera tu actividad y que son necesarios para que obtengas ingresos.

¿Son todos los gastos deducibles?

Respuesta genérica y de manual 😉

Si se producen por el desarrollo de tu actividad y son necesarios para la misma. Sí son deducibles.

Te aconsejo aplicar el principio de la prudencia y consultar con un asesor fiscal, qué gastos puedes deducirte según tu actividad y circunstancias.

No todos los gastos son iguales, y cada uno tiene su sitio de registro.

Tienes que tener por una parte,

Un libro de registro de facturas recibidas. Donde contabilizar todas las facturas que recibes por compras de bienes o servicios, necesarios para el ejercicio de tu actividad.

Deberás anotar en tu libro de registro:

• El nº de factura.
• La fecha de expedición o emisión.
• El nombre y apellidos o razón social del emisor.
• El NIF o CIF del emisor.
• La Base Imponible.
• El tipo impositivo.
• El importe del IVA.
• Y en su caso el importe del IRPF.

Por otra parte,

Un libro de registro de bienes de inversión. Donde contabilizar aquéllos bienes que no puedes contabilizar como único gasto. Y que por su naturaleza y coste, te obligan a contabilizarlo dividiendo su importe de manera proporcional a lo largo de varios trimestres o ejercicios.

Un ejemplo, un ordenador que has comprado por 1.200 €.

Y por otra,

Un libro de registro de gastos. Donde contabilizar, los gastos que no tengan una factura. Pero sí, un justificante de pago, como un ticket de compra o un recibo bancario.

El ticket de la comida con un cliente o del taxi del desplazamiento a la comida con ese cliente sería un buen ejemplo.

Otro ejemplo, el recibo bancario del pago de tu cuota de autónomos a la Seguridad Social.

Ante un ticket y una factura por una misma compra. ¿Cuál contabilizar?

La factura, ya que así podrías desgravarte el IVA asociado a ese gasto 😉

Todo esto que te acabo de explicar de manera sencilla y muy por encima sobre tu contabilidad básica. Ingresos, gastos y libros de registro.

¿Te resulta complejo de llevar?

¿Cuánto tiempo te consume?

¿Son tareas que no te gustan y te aburren?

Dos recomendaciones:

• Apoyo profesional a través de un servicio de soporte administrativo virtual.
• Sincronizado con una buena herramienta de facturación que te ayude con el control y la gestión de tu contabilidad básica.

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¿Qué servicios profesionales requiere llegar al final de tu trimestre con las tareas realizadas, seguridad, garantía y tiempo libre en tu bolsillo?

Tu relación de autónomo con Hacienda es constante a lo largo de todo el año. Y además tiene unas fechas clave en tu calendario fiscal. IVA, IRPF …

Si las pasas por alto, tardas en presentar y pagar tus impuestos, Hacienda te va a cobrar aún mas 😉

Porque no entiende de falta de tiempo, recursos, medios e infraestructuras. Es tu obligación y ante un incumplimiento, te va a penalizar con una multa y un recargo. Acompañados de un buen papeleo.

Tu principal cita como autónomo con Hacienda y la más recurrente, son las declaraciones trimestrales del IVA.

Las cuáles, general unos protocolos y procedimientos de papeleos contables y fiscales 😉

¿Cómo lo organizas? ¿Lo planificas? ¿Cuándo realizas todo este papeleo?

Ahora es cuando entra la cadena de servicios profesionales en los que te puedes apoyar.

• Ya te he puesto como ejemplo la figura de un asesor fiscal, para resolver tus dudas y como consejero ante circunstancias y situaciones  excepcionales en tu actividad, que rompan con la generalidad. Es algo más que un profesional que se dedica a presentar tus impuestos. Es quien te puede ayudar con la estrategia fiscal, para que tu negocio crezca.
• Un gestor administrativo profesional, es quien te va a ayudar con tus obligaciones fiscales y tributarias. Confeccionando y presentando tus documentos e impuestos en tiempo y forma.
• Y una secretaria virtual, dándote soporte administrativo virtual y ayudándote, en las tareas más básicas de facturación y contabilidad.

Acabamos de finalizar la primera campaña del IVA de este año. La del primer trimestre.

Abril, por lógica suele ser un mes con picos altos de trabajo comercialmente hablando. Un mes en el que estamos enfocados en cumplir de lleno nuestros objetivos.

Y un mes en el que no interesa perder de vista, la atención en la actividad principal de nuestro negocio, la que nos genera los ingresos.

Y de repente, tenemos que abandonar esos objetivos y el foco principal de nuestra atención, por culpa de la desorganización en nuestras facturas y falta de planificación. Porque Hacienda nos llama a su cita trimestral del día 20.

¿Puedes evitarlo?

La cita con Hacienda, salvo que te apetezca pagar de más, en multas y recargos, NO.

Pero sí, el ser tú quien tenga que abandonar tus tareas principales y clave de tu actividad. Por atender tareas de facturación y contabilidad.

Y de aquí se deriva la importancia de contar con un buen servicio de soporte administrativo, capitaneado por tu secretaria virtual 😉

¿Cómo te puede ayudar con todo este papeleo tu secretaria virtual?

• Gestionando y ejecutando ese papeleo que conlleva la contabilidad y facturación de tu negocio.
• Actuando de portavoz e interlocutora, con los miembros participantes en la cadena. Clientes, proveedores y gestores. Para que los procesos se agilicen.

¿De qué tareas hablamos dentro de un servicio de soporte administrativo virtual?

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La contabilidad básica y la facturación 😉

Te voy a hablar de tres situaciones muy cotidianas, que cada final de trimestre se repiten, cuando se acerca el día 20 y que seguro que alguna te resulta familiar.

1.- La situación con un cliente desesperado, recopilando las facturas del trimestre. Entre las que están las que tú le has emitido.

Todos tenemos que cumplir con hacienda y llegar al plazo del día 20. Tus clientes también 😉

Por eso es habitual en estos 10/15 días, recibir llamadas o correos electrónicos, reclamando de manera urgente, facturas emitidas que se perdieron en una parte del proceso o se quedaron por el camino sin llegar a su destino.

Ante esta situación …

¿Cómo actúas?

• Dejas abandonada una tarea importante, sales de una reunión o interrumpes un bloque de trabajo, para buscar y enviar la factura que te reclaman.
• Lo pospones, con el riesgo de olvidarte,  hasta que tengas un hueco libre, para ocuparte de la petición de tu cliente desesperado, por llegar a tiempo a presentar su liquidación del  IVA.

En cualquiera de las dos alternativas, las consecuencias de tu decisión serán negativas.

• Pérdida de tiempo y de concentración.
• Cliente descontento, por no hacer sido atendido en el momento de su urgencia.

Para los clientes que doy, este tipo de soporte administrativo virtual, la receptora y ejecutora de esa petición, soy yo. Y de manera inmediata el cliente de mi cliente, es atendido con eficacia y de forma resolutiva.

Si no tuvieran un servicio de soporte administrativo virtual, posiblemente esta gestión se demoraría bastante 😉

Además de las interrupciones, que la simple atención de la llamada o gestión del correo electrónico suponen, suma la inversión de tiempo en localizar la factura en tu contabilidad, escribir un correo electrónico adjuntándola y hacer un seguimiento de que el envío ha sido correcto.

2.- Segunda situación. Estás punteando tu contabilidad y te encuentras un movimiento en la cuenta, de una compra que hiciste con tu tarjeta a tu proveedor de material de oficina. No encuentras la factura, ni la tienes reflejada en tu libro de facturas recibidas.

Ante esta situación …

• Pierdes la oportunidad de desgravar el IVA de esta compra, por no tener tiempo para contactar con tu proveedor, reclamar la factura, contabilizarla, registrarla y archivarla cuanto te llegue.
• Sacrificas parte de tu tiempo libre en realizar este tipo de tareas, que no puedes realizar en tu jornada de trabajo semanal, por falta de tiempo y que con un servicio de soporte administrativo virtual, tendrías cubiertas.

Dentro de mis protocolos en este tipo de tareas, el punteo de los movimientos banco y registros de facturas, al menos una vez por semana, es una prioridad.

De esta manera detecto rápidamente, si falta algún documento que justifique una compra o gasto de mi cliente.

Y tengo suficiente margen de maniobra para evitar los sustos y agobios del final de trimestre, por falta de documentación contable 😉

3.- Tercera situación. Las llamadas de última hora de tu gestor. Como tú y como yo es una persona de carne y hueso, con unas necesidades y no está activo las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Durante estos últimos días en los que prepara tu liquidación, le suelen surgir dudas.

Ante una duda, tira de teléfono para resolverla de manera inmediata, porque en su programación del día, estaba terminar y cerrar tu contabilidad para presentar en tiempo y forma tu liquidación.

• ¿Estás siempre disponible para dedicarle media hora o el tiempo que sea necesario, para resolver sus dudas?
• ¿Puedes abandonar un bloque de trabajo o a un cliente importante para hablar, cuando tú gestor decide llamarte?

Los gestores de mis clientes, por lo general, salvo por cuestiones importantes, no les llaman a ellos, me contactan a mí.

¿Por qué?

Porque trabajamos de manera coordinada y en equipo en la gestión tributaria, fiscal y contable de nuestro cliente 😉

Si hay dos servicios y dos profesionales que te pueden ayudar día a día, mes a mes con la facturación, contabilidad y la parte fiscal de tu negocio.

Y esa ayuda, te va a suponer, más tiempo libre, tranquilidad y descanso.

¿Por qué sigues empeñado en gestionarlo tú?

Porque piensas que con un par de horas a la semana, puedes resolverlo. Un par de horas que no llegan nunca.

Porque consideras que es simplemente apagar un fuego.

¿Cuánto vale tu tiempo? 😉

¿De verdad piensas que un servicio de soporte administrativo no es para ti?

Dentro de mi porfolio se servicios de secretaría y administración virtual, te propongo darte soporte administrativo virtual para este tipo de tareas de facturación y contabilidad.

Tareas tan sencillas como:

• Preparar tu contabilidad básica (compras, gastos, ventas) y enviarla a tu gestor.
• Ser tu interlocutora y el puente con tu gestor.
• Llevar al día la facturación de tu negocio.

Y…

• Que tú no tengas que dedicar la tarde del viernes a este tipo de tareas.
• Que puedas estar más tiempo con tu familia, amigos o haciendo actividades que te gustan o son claves para tu negocio.
• Y que pelearte con facturas, no sea un motivo de estrés y agobio.

Sea dos horas a la semana o dos horas al mes, tener un profesional que te ayude con el papeleo de tu negocio, con las facturas y la contabilidad a través  de un servicio de  soporte administrativo virtual.

No solo te va a suponer más tiempo libre, ganarás en tranquilidad y la inversión en ese tiempo, la ganarás en mejorar tu propia productividad personal.

¿Tienes dudas de cómo empezar a trabajar en equipo con una secretaria Virtual?

En este artículo “CLAVES PARA TRABAJAR EN EQUIPO CON UNA SECRETARIA VIRTUAL”  tienes las respuestas.

Quizás también te interese leer:

– ¿AUTOMATIZAR Y DELEGAR TUS TAREAS DE FACTURACIÓN?

– LA FACTURACIÓN DE TU NEGOCIO TRAS LA RESACA DEL IVA.

Y si quieres conocer un poco más sobre cómo funcionan los impuestos de tu negocio.

En este artículo sobre fiscalidad, tienes algo más de información: “Los impuestos del autónomo: IRPF, IVA y sus gastos deducibles” 

¿Te siguen quedando dudas para contratar un servicio de soporte administrativo virtual?

Llámame o escríbeme. Y organizamos una pequeña sesión por Skype para responderte a todas esas dudas.

Y ahora te toca a ti …;)

¿Cuál es tu punto de dolor al final de cada trimestre?

¿Crees que la figura de una secretaria virtual puede ayudarte a optimizar tu tiempo?

¿Te gustaría dar el paso de olvidarte de las tareas de facturación y contabilidad y disponer de más tiempo libre?

Te espero en los comentarios.

Y muy agradecida, si das al botón de compartir en las redes sociales.

Un fuerte abrazo

Siempre #conunasonrisa

Yolanda 🙂