¿Cómo y dónde anotas tus pensamientos para liberarlos de tu mente?

¿Qué haces cuando una idea asalta tu cabeza?

¿Cuál es el sistema más práctico y sencillo para organizar tus notas?

Al cabo del día, aparecen en tu cabeza infinidad de ideas y pensamientos que sabes que no terminan de plasmarse, porque las olvidas.

La saturación de ideas y pensamientos invita a su olvido.

¿Cómo evitarlo? 😉

BLOG DE NOTAS. EL SISTEMA MÁS SIMPLE PARA ANOTAR TUS IDEAS Y TENERLAS SIEMPRE A MANO.

¿Qué métodos y herramientas son los más efectivos para escribir tus ideas o pensamientos y tenerlos siempre a mano?

Si no quieres olvidar un pensamiento o una idea, desarrolla el hábito de escribirla en un blog de notas.

Nos vienen ideas en la ducha, dando un paseo, mientras conducimos, tomando un café con un amigo o simplemente a mitad de un bloque importante de trabajo.

Recibimos llamadas, mensajes y correos electrónicos con peticiones y recordatorios que debemos anotar para no olvidar.

Tu día a día y el mío, es un no parar de chispas mentales en forma de pensamiento, ideas y recordatorios.

Chispas en forma de anotaciones, que si no escribimos, terminamos olvidando 😉

Estamos constantemente creando notas para uso personal o para compartir con terceros.

Y cualquier sitio donde se pueda anotar, nos sirve para escribir.

¿Dónde escribimos esas notas que nos pillan fuera de juego?

En una servilleta de papel, la palma de la mano, un ticket de gasolina, la factura de la luz o un sobre deambulando por nuestra mesa sin rumbo fijo, son algunos ejemplos.

¿Te resulta familiar? 😉

Hace unos días con motivo de mi primer aniversario del blog. Una buena amiga, me regaló un “Super Kit de secretaria bloguera”, ideal para “Gente Wonder”.

Me encantan los artículos de papelería y en especial los de esta marca. Y el kit de mi amiga no tenía desperdicio. 😉

Entre otros artículos, como preciosos lápices de colores, el kit contenía:

• Una libreta rosa que decía: “Trabaja duro y lo conseguirás seguro”.
• Un pack de 3 libretas, para que no se me escape ninguna idea. Es genial, cada libreta tiene un objetivo. Una, es para buenas ideas y proyectos geniales. Otra, para grandes proyectos y la tercera, para cuando me viene la inspiración.
• Un taco de notas con consejos incorporados.
• El blog de notas, para despistados. “No te olvides”. Con este blog de notas es imposible procrastinar. Ha pasado a formar parte de la decoración de ni frigorífico. Mis hijos están encantados. Ahora sí que apuntan sus tareas importantes, que su madre debe gestionar con urgencia y priorizando sobre todo lo demás. 😉
• Un blog, para apuntar las tareas de mí día a día. Muy chulo, es el blog de notas que más me ha gustado. Tengo un espacio para hacer un plan después de trabajo. Puedo anotar mis objetivos, urgencias, caprichos, listas de tareas, llamadas a realizar o emails que enviar. Y con 6 caritas divertidas, para recordar mi estado de ánimo.
• Una super taza take away, con un mensaje: “Hoy voy a conseguir todo lo que me proponga”.

Muy útil el “Kit de secretaria bloguera” 😉

Ahora, para trabajar de manera efectiva y organizada, en mis planes geniales del día, haciendo uso de mi “Kit de secretaria bloguera”. Me tendría que levantar cada mañana una hora antes, de buen rollo y tomarme en mi taza take away, un café cargadito de energía y positividad.

¿Sabes una cosa?

Que no me levanto una hora antes. Aunque sí me tomo ese café 😉

De nada me sirve tanto blog de notas bonito, si primero no sé qué hacer con mis ideas y pensamientos 😉

Ante demasiadas ideas …

¿Qué ocurre?

Te bloqueas por el exceso de información. Tienes muchas ideas, no puedes centrarte en todas y al final no logras nada.

¿Qué es una idea?

Una idea no es una tarea, ni un proyecto.

Una idea es un pensamiento mental de realizar algo. A partir de ese pensamiento, podrás comenzar un proceso, proyecto o una acción.

Pero para lograr algo debes organizar, clasificar, seleccionar, priorizar y descartar.

¿Cómo dar forma a tus ideas y ponerlas en práctica?

Lo primero es tener un sistema de organización de tus ideas.

Tu sistema empieza …

Primero, teniendo un único espacio donde apuntar la idea y liberar a tu mente de ella. TU BLOG DE NOTAS. Puede ser una libreta, como cualquiera de las de mi colección, el blog de notas de tu móvil, una aplicación o un archivo de tu ordenador.

Lo segundo, saber qué hacer con cada una de las ideas que tienes anotadas en tu blog o lista de ideas y decidir si …

• Esta idea la empiezas ahora.
• Esta idea es para el mes que viene.
• Esta idea la volverás a considerar más adelante.

Y sobre la idea que elijas. Tener muy claros los pasos que vas a seguir.

Que cuando te pongas a trabajar en tu idea, no tengas que parar y pensar qué hacer o por dónde empezar. Simplemente ponerte en marcha 😉

CÓMO USAR EL BLOG DE NOTAS

Tres sencillos consejos para usar con efectividad tu blog de notas.

1. Tener claro qué y cómo anotar. TIPOS DE NOTAS
2. Llevar un único criterio de clasificación de tus notas por categorías. CATEGORIZAR Y CLASIFICAR.
3. Saber qué hacer y decidir qué hacer con tus notas. REVISAR Y PROCESAR.

Tres sencillos consejos para usar tu blog de notas con eficacia #mejoraTuProductividad Clic para tuitear

1.- QUÉ Y CÓMO ANOTAR. TIPOS DE NOTAS.

El objetivo de tu blog de notas, es que puedas capturar y procesar diariamente, cualquier tipo de información e identificar lo que es importante de lo que no lo es, a vista de pájaro.

Tu blog de notas va a ser tu herramienta de captura de ideas en formato texto 😉

Una nota, es un mensaje breve que se escribe en un papel, con el objetivo de acordarse posteriormente de ella o ampliarla.

¿Qué tipo de información puede recoger una nota?

• Un recordatorio.
• El esquema para un proyecto.
• Ideas rápidas.
• Material para investigar.
• Una tarea.

¿Cómo anotar?

Siguiendo un sistema de registro rápido utilizando símbolos y etiquetas.

Para identificar tus notas utiliza un sistema de símbolos como el del ejemplo:

• * … Acción o tarea
• ! … Dato importante
• ? … Idea o propuesta
• @ … Asignar a o enviar a
• # … Referencia o tema a revisar

Las etiquetas te servirán como guía para conectar conceptos y englobar ideas.

A la hora de anotar, tienes dos opciones:

• Al crear la nota y capturar la información. Directamente pones el título, etiquetas tu nota y asignas la categoría que corresponde con la carpeta de destino de tu nota.
• O simplemente haces la anotación en tu libreta y dejas el etiquetado y clasificación para más adelante.

Mi opción, es la segunda 😉

Ya que por lo general, suelo crear notas en medio de otra tarea. Para evitar la interrupción que supone etiquetar y clasificar mi nota, prefiero utilizar otro momento del día para procesar todas las notas.

Haciéndolo coincidir con la revisión y planificación de mis tareas del día siguiente 😉

Si el volumen de tus notas, no es elevado. La rutina de procesar se puede realizar una vez por semana. Coincidiendo con la revisión y planificación semanal de los viernes.

Una vez por semana, los viernes, en tu revisión semanal revisarás y procesarás todas las ideas anotadas en tu blog durante la semana. Decidirás qué hacer con la información capturada 😉

2.-CATEGORIZAR:

Se trata de tener un sistema de clasificación de tus notas por categorías. Para posteriormente poderlas revisar y procesar de una manera ágil y sencilla.

Podemos categorizar inicialmente por ubicación.

• Entorno de trabajo.
• Entorno personal.

Y en segundo lugar por objetivo.

• Analiza la funcionalidad de tu nota ¿Para qué me sirve esta nota?
• Las características ¿De qué trata y de qué se compone esta nota?
• Los pasos para su implementación ¿Requiere de una acción inmediata o es un pensamiento futuro?
• El resultado esperado ¿Es un recordatorio o requiere de una acción?

Esta clasificación te servirá más adelante para tomar la decisión de forma rápida de qué hacer con tu nota.

Crea categorías lo más amplias posibles.

Y reserva un grupo genérico, para aquéllas notas que no sepas dónde incluir 😉

Para organizar las notas de tu libreta, trabaja con códigos de colores.

Utiliza rotuladores fosforitos o marcadores de colores, para resaltar tus notas. Trabaja con 5 CATEGORIAS, máximo.

3º REVISAR Y PROCESAR.

Procesar es convertir tu anotación en algo manejable. Decidir qué hacer con tus notas a base de preguntas.

Puedes crear un BANCO DE IDEAS A REVISAR. Un archivo estructurado por categorías, donde proceses las anotaciones de tu blog de notas, que corresponden a ideas.

La revisión consiste en descartar o seleccionar tus ideas y priorizar sobre ellas, para luego procesarlas en tu banco de ideas.

1. Si no es viable, la tachas. Y si tiene potencial vas al siguiente paso.
2. Marca la idea en tu blog con el color de la categoría que corresponda.
3. Tu idea ¿Requiere de una acción inmediata? TAREA. O de lo contrario, ¿Necesita ser pensada para tomar una decisión?. Futuro PROYECTO, que puede abarcar una idea principal, seguida de ideas secundarias.

Si tu idea requiere de una acción inmediata y deberá ser implementada en los próximos días. La tachas y la pasas a la lista de tareas del día que creas que puedes empezar.

Si tu idea no requiere de una acción inmediata, la tachas y la pasas a tu banco de ideas a ir revisando dentro de la categoría que corresponda.

Una vez al mes revisas tu banco de ideas y elimina las que ya no son viables 😉

Pero además de ideas, tu blog de notas, contiene anotaciones que pueden ser recordatorios de eventos, citas, reuniones o acciones y tareas a realizar.

Es importante tener sincronizado tu blog de notas con tu agenda y calendario. Y que forme parte de tus herramientas diarias y semanales a la hora de planificar y programar tus objetivos y tareas.

Al igual que ocurre con tu agenda y calendario. Tú eres, quién debe decidir qué tipo de blog de notas es más apropiado para ti. Formato papel o digital.

En papelería tienes un amplio abanico de posibilidades y formatos de blog de notas. Es cuestión de elegir el que más te guste y que su formato sea cómodo para anotar y tener siempre encima.

Pero tu blog de notas, también puede ser en formato digital.

¿Cuál es la mejor aplicación para sustituir y reemplazar a tu blog de notas de papel?

En cuanto a orden y productividad, recomiendo diferenciar entre herramientas digitales para tomar notas y herramientas para gestionar tus listas de tareas.

Una nota ya sea a nivel personal o profesional, es imprescindible y la mano derecha de cualquier profesional 😉

¿Cuál es la mejor aplicación para sustituir a tu blog de notas de papel? #mejoraTuProductividad Clic para tuitear

¿Qué tener en cuenta a la hora de elegir tu aplicación en la nube para tomar notas?

El diseño, la facilidad, rapidez y sencillez de uso y la sincronización con otros dispositivos.

Para mí, las 3 mejores aplicaciones para tomar notas y sustituir al blog de notas de papel son:

Google keep,

Sencilla, cada nota la ves como un post-it. Puedes asignar colores y ordenar por etiquetas.

Totalmente gratuita y la puedes sincronizar con tu cuenta de Google.

Microsoft OneNote,

No tan sencilla, como la anterior. Ideal para los fans de Microsoft. Variedad de funciones, pero bajo mi punto de vista poca facilidad en su uso.

Gratuito para Smartphones, pero para trabajar con algunas de sus funciones avanzadas de sincronización con el PC o la oficina, deberás optar por versiones de pago de la misma aplicación en Office.

Evernote,

La más popular de las aplicaciones de productividad. Y mi favorita para apuntar ideas y notas de forma rápida y organizada. Puedes clasificar tus notas por carpetas temáticas, añadir etiquetas, avisos y alarmas.

En cuanto a sencillez, ocuparía un puesto intermedio entre las dos anteriores. Es gratuita, pero hay funciones que solo son accesibles a través de su paquete Premium.

Si como yo, a pesar de haber cotilleado estas aplicaciones, sigues siendo un romántico del blog de notas en papel, entra en Mr Wonderful Shop y crea tu propio kit de supervivencia para recordar ideas.

CONCLUSIÓN

Llegar a la máxima productividad con una servilleta de papel como blog de notas, no es lo más habitual y la mayoría fracasa en este absurdo intento 😉

Debes partir de un método de recopilación de ideas y pensamientos, algo más organizado. Que con el tiempo irás perfeccionando. Aplica como principios básicos de tu método la sencillez e inmediatez.

Es increíble como la creatividad se desarrolla aún más, ante un lápiz y un papel. Los dos sistemas más básicos, para recopilar ideas y pensamientos. Te recomiendo hacer la prueba 😉

Si has decidido, olvidarte de la servilleta de papel como herramienta para anotar tus ideas y pensamientos y pasar a capturarlas en un blog de notas. Ya solo te queda que en la ducha, dando un paseo, mientras conduces o tomando un café con un amigo, venga la idea y pongas a funcionar tu proceso.

Cuidado si la idea llega  a la mitad de un bloque importante de trabajo. Que no se convierta en una interrupción y se haga amiga de los ladrones del tiempo.

Te toca … 😉

¿El blog de notas forma parte de tu Kit de herramientas de productividad?

¿Blog de notas de papel o digital?

Te espero en los comentarios y hablamos sobre ello 😉

“Comienza haciendo lo que es necesario, después lo que es posible y de repente estarás haciendo lo imposible” – San Francisco de Asis

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Un fuerte abrazo, siempre #conunasonrisa

Yolanda 🙂