¿Ha llegado el momento de avanzar en tu negocio unipersonal y practicar con otros profesionales freelance  la cultura del trabajo en equipo?

¿Quieres formar un equipo de profesionales freelance en diferentes áreas que te acompañen en tu proyecto?

¿Por dónde y cómo empezar a organizar y planificar ese trabajo en equipo entre profesionales freelance?

¿Cómo elaborar un protocolo de trabajo en equipo?

El mundo 2.0 y las nuevas tecnologías han abierto un amplio abanico de posibilidades de colaboración y trabajo en equipo entre diferentes tipos de profesionales freelance.

Posiblemente seas tú uno de ellos y te identifiques con uno de aquéllos, que un día tomó la decisión de emprender y buscar su oportunidad, dentro del mundo de los profesionales freelance. Y te lanzaste al mundo digital, trabajando desde casa con una conexión a internet.

Trabajar desde casa tiene sus ventajas, entre ellas la independencia.

Si has hecho bien los deberes que te pusiste al definir tus objetivos. Lo más probable es que se hayan cumplido y hoy, te encuentres en una fase, en la que tu crecimiento como profesional freelance, se está convirtiendo en un negocio.

Un negocio que para avanzar, te está pidiendo alianzas con otros profesionales, para seguir sumando.

Un negocio que para avanzar, te está pidiendo ampliar y complementar tu propia actividad principal.

Y tus circunstancias, modelo de negocio y forma de trabajar solo permiten una fórmula.

Practicar la cultura del trabajo en equipo con otros profesionales freelance. 😉

¿Por dónde y cómo empezar a organizar y planificar ese trabajo en equipo?

No es una tarea fácil. Y es un proceso que requiere por tu parte de una importante inversión. Tu tiempo.

Pero además de responsabilidad y compromiso para que el resultado final sea productivo 😉

En el post de “Claves para trabajar en equipo con una secretaria virtual”, ya te desvelé algunos de mis secretos. Y no hay mucha diferencia en aspectos como estar sincronizados, alineados, bien comunicados y tener a tu equipo de trabajo motivado e involucrado en tu proyecto.

Parto de que si has tomado la decisión de subir ese escalón al maravilloso mundo del trabajo en equipo con otros profesionales freelance, es porque has superado el “miedo a delegar” y has priorizado sobre lo que para ti es importante.

Así que, antes de lanzarte a buscar a profesionales freelance para formar tu equipo de trabajo, empieza por coger lápiz y papel y realiza el ejercicio que te propongo de reflexión.

¿Por qué coger lápiz y papel?

• Porque  tener apuntado, organizado y planificado las tareas de tu equipo te ayudará a centrarte en lo que tienes que hacer como líder de ese equipo.
• Escribir te ayudará a pensar.
• El mero hecho de escribir te va a hacer analizar de manera más exhaustiva tu objetivo y tu plan de trabajo en equipo.
• Podrás definir de manera más clara lo que quieres y cómo lo quieres.
• Organizarte y planificarte mejor.
• Tener una mayor vinculación y relación con lo que quieres.
• Tomar decisiones y optimizar tus esfuerzos.

¿En qué consiste mi propuesta de ejercicio de reflexión?

Lo primero que definas qué es para ti el trabajo en equipo. Y que visualices y tengas claro el rol que vas a desempeñar.

Y a partir de ahí desarrolles tu plan de trabajo en equipo.

Y diseñes tu procedimiento con las herramientas apropiadas junto con unas reglas o normas de comportamiento y comunicación.

Una definición muy sencilla de trabajo en equipo, la tienes en Wikipedia: “es el trabajo hecho por varios individuos donde cada uno hace una parte pero todos con un conjunto en común”.

El trabajo en equipo va acompañado de estrategias, procedimientos y planificación 😉

El trabajo en equipo une a una serie de personas con habilidades y competencias que se complementan.

Todas esas personas están comprometidas con el mismo propósito, llegar a una meta y alcanzar un objetivo. Y además comparten responsabilidades.

Pero aprender a trabajar en equipo y luego ensañar a los miembros requiere de tiempo.

Y el rol que decidas adoptar de jefe o líder y de cómo lo desempeñes, va a ser fundamental para que funcione tu trabajo en equipo de manera eficaz.

Recuerda que en un trabajo de equipo donde colaboran diferentes profesionales freelance dentro de un mismo proyecto al que tú les has invitado a formar parte, no existen jerarquías.

Pero sí debe existir la figura de un líder, que guíe y dirija a ese equipo de trabajo 😉

Tu misión como líder …

• Es hacer que las cosas funcionen.
• Promover la unión y empatía entre los integrantes.
• Asignar funciones.
• Dinamizar el trabajo en equipo.
• Verificar las funciones de cada miembro.
• Promover el interés.

Y para ello deberás potenciar habilidades como la buena comunicación, la organización y planificación, el establecer metas y objetivos, la motivación y el saber cómo, cuándo y el qué delegar.

Cómo desarrollar un plan de trabajo en equipo con otros profesionales freelance Clic para tuitear

Las principales causas del fracaso del trabajo en equipo suelen ser.

• Partir de objetivos poco definidos.
• Una mala planificación.
• Falta de positividad y clima de trabajo poco agradable.
• La desmotivación y falta de perseverancia.
• Que los miembros no se sientan como parte del grupo.
• La falta de confianza.

De ahí la importancia, para evitar ese fracaso, de que desarrolles un plan de acción. Y diseñes tu procedimiento con una metodología acompañada de las herramientas apropiadas y unas normas con reglas de comportamiento y comunicación.

Lo que he denominado “Protocolo de trabajo en equipo con otros profesionales freelance”.

¿Cómo crear tu protocolo de trabajo en equipo con otros profesionales freelance?

Tu protocolo de trabajo en equipo es una memoria con 3 puntos que no pueden faltar.

3 Puntos clave para desarrollar tu protocolo de trabajo en equipo Clic para tuitear

1.- Un plan con objetivos definidos.

¿Qué quieres?

¿Qué necesitas para alcanzarlo?

¿Cuándo quieres llegar?

¿Qué tiempo necesitas para llegar?

Esta es tu principal prioridad a la hora de desarrollar tu protocolo de trabajo en equipo. Tener un enfoque claro y bien definidos tus objetivos.

• Una declaración escrita del resultado al que quieres llegar en un tiempo determinado.
• Con los pasos que tienes que dar.
• Las acciones que tienes que realizar.
• Las tareas que requieren cada acción.
• Y el perfil de profesional al que se las podrías delegar.

El perfil de profesional es otra de tus prioridades y que no debería faltar en esta parte. Es fundamental que definas qué conocimientos o experiencia requiere la tarea que vas a delegar.

Así como el grado de implicación que buscas, los intereses, aptitudes y la disposición, que deben de acompañar a ese perfil de profesional.

Vas a pasar de ser tú quien gestiona todas las tareas, a delegar en otro profesional tareas que vas a convertir en sus funciones.

Es importante que dibujes tu organigrama con cada una de esas funciones, personas, aptitudes y retribuciones 😉

El tema del dinero es muy delicado, ten claros los porcentajes y formas de pago.

Y por último los pasos que vas a dar para encontrar, seleccionar y bajo qué modalidad vas a contratar a tu colaborador.

2.- Un análisis de tus recursos.

¿Con qué recursos cuentas materiales, personales, económicos?

¿Dónde podrías encontrar los que te faltan?

¿Qué puedes ofrecer para que otros profesionales se interesen en colaborar contigo?

¿Cuál sería el costo en tiempo, dinero y oportunidad?

Aquí si es importante que valores tu punto de partida.

Has tomado la decisión de pasar a un nivel que al igual que una gran empresa, para cumplir tus objetivos necesitas de recursos humanos, financieros, materiales y técnicos o tecnológicos.

Los recursos humanos serán tu equipo de colaboradores freelance.

Los recursos financieros, los ingresos que genera tú negocio y de los que vas a necesitar para cubrir tus actividades y las de tu equipo de colaboradores freelance.

Una parte importante son los costos de tu equipo de colaboradores.

Evalúa los beneficios y las consecuencias económicas que va a suponer para tu economía ese tipo de colaboración.

Además de las oportunidades que se te pueden abrir en el mercado.

Los recursos materiales serían tus bienes tangibles. Si decides dejar de ser un profesional que trabaja desde casa y montas una oficina, tus equipos informáticos, mobiliario…

Y los recursos técnicos o tecnológicos, son tus herramientas además de otros recursos auxiliares como tu sistema de ventas, visibilidad, tu sistema administrativo o tu capacitación.

También es importante valorar el tipo de clientela que tienes. El ámbito geográfico donde actúas. La cercanía y facilidad de movilidad de tus posibles colaboradores freelance.

3.- Un procedimiento y metodología de trabajo en equipo.

Una vez definidos tus objetivos, claros tus recursos y encontrado a tu perfil de profesional que requiere la colaboración. Toca pasar a la acción y organizar vuestro trabajo en equipo.

Para organizar el trabajo en equipo, tienes que tener muy claros tus objetivos y muy bien desarrollados hábitos como la disciplina, organización y planificación.

Que tu productividad personal, no haga aguas 😉

Lo primero, tener unas normas en las que basar vuestra colaboración con unas reglas de convivencia entre profesionales.

NORMAS EN LAS QUE BASAR TU TRABAJO EN EQUIPO CON OTROS PROFESIONALES FREELANCE

Las señas de identidad.

Si van a trabajar abanderando tu marca personal, es fundamental que en sus firmas de correo y cualquier comunicación al exterior bajo tu marca, quede reflejada tu identidad, tanto en la imagen, como en el tono de las comunicaciones.

Establece unos protocolos de comunicación con el exterior.

La sincronización.

Es fundamental respetar vuestros espacios y tiempos. Y tener un método flexible y dinámico de trabajo entre todas las partes colaboradoras.

La disponibilidad.

Es importante dejar claro a tu colaborador cuando puede hacer uso de tu tiempo.

Haz respetar tus actividades productivas y que tus prioridades sean comprendidas y el tiempo que bloqueas a tus tareas importantes conviértelo y hazlo saber que es sagrado.

La comunicación.

Debes establecer los canales más acordes y que permitan un rápido flujo de información y de toma de decisiones.

Potencia la comunicación abierta entre todos los miembros del equipo. Básico para poder coordinar las diferentes actividades individuales.

Una comunicación en todas las direcciones. De arriba abajo, tú  hacia tu colaborador. De abajo a arriba, del colaborador hacia ti. Y horizontal, entre colaboradores.

Las reuniones periódicas son una buena manera de fomentar la comunicación. Pero sin abusar de ellas, porque consumen tiempo. Importantes para definir tareas y según con qué tipo de colaborador, una vez por semana o una vez al mes.

Compromiso y Autonomía.

 Para que el trabajo en equipo entre profesionales freelance conectados virtualmente funcione, se necesita un alto grado de compromiso. Y que este de alguna manera quede reflejado, como si de una norma se tratara.

Es muy importante también, que el profesional colaborador disponga de cierto grado de autonomía para planificarse y con libertad para organizar su trabajo.

Valores básicos.

Valores sólidos y claros. Como el respeto, la confianza, la solidaridad, y la unión.

Con las normas sobre la mesa, lo segundo sería diseñar la metodología de trabajo con herramientas y recursos para potenciarlo y que el resultado sea una mejor productividad del equipo.

METODOLOGÍA DE TRABAJO EN EQUIPO CON OTROS PROFESIONALES FREELANCE

 Encontrar el mejor método para el trabajo en equipo que nos lleve a obtener los mejores resultados en productividad y optimización del tiempo no es una tarea sencilla.

¿Identificas tú día a día con un constante bombardeo de correos electrónicos con documentos adjuntos, listas de tareas y hojas de cálculo?

Igual que cuando hablamos de productividad personal y asociamos la organización a métodos como GTD o técnicas como POMODORO.

En el caso del trabajo en equipo, podríamos asociarlo con KANBAN. Un sistema de organización enfocado al trabajo en equipo.

Aplicar el método KANBAN te va a facilitar a vista de pájaro una fotografía más clara de qué está pasando con tus proyectos, tus tareas y como está funcionando tú trabajo en equipo con los profesionales colaboradores en los que has apostado confiar.

La finalidad de la metodología de KANBAN es simplificar y agilizar la comunicación y organización, entre los miembros de un equipo de trabajo y así evitar los errores típicos que se producen por la falta de información.

Su objetivo es que gestiones y  tengas una visión clara en tu pizarra o tablero, de cómo se van completando las tareas.

Y de esta manera poder actuar y evitar los cuellos de botella 😉

Para lo que se divide el proceso productivo en 3 fases muy delimitadas.

1.- Visualizar el flujo de trabajo. 

Imagina una pizarra en blanco dividida verticalmente en diferentes columnas.

Esas columnas llevan un nombre asignado.

Tu pizarra tendrá tantas columnas, como estados por los que tenga que pasar cada tarea.

Irás rellenando cada columna, con  post-it de colores. Cada color representa un proyecto que estás gestionando de manera individual o con tus colaboradores trabajando en equipo. Cada uno de los post-it lleva definida una tarea.

La información de esa tarea puede ser un nombre que la describa, con una breve descripción de la tarea, la fecha estipulada de entrega y la persona a la que se la ha asignado.

El flujo de trabajo de una tarea tiene un número de fases, que son esos estados por los que va a pasar.

Fija plazos para cada fase de tu proyecto.

La pizarra te sirve para visualizar de manera clara el trabajo a realizar y lo que tiene que hacer cada persona 😉

2.- Controlar la ejecución del número de tareas.

Poner un límite al trabajo en curso. El objetivo es que puedas definir el número máximo de tareas que puede haber en cada fase.

Esto te da una visión más clara, de cuando puedes empezar el ciclo de una nueva tarea. No antes de haber terminado otra previa.

Lo importante de este método es ayudarte a que te centres en terminar tareas y no en empezar otras nuevas 😉

3.- Medir tus tiempos en completar tareas.

Puedes realizar dos tipos de mediciones.

Lead time, medirías el tiempo desde que has hecho la petición del trabajo de esa tarea hasta que se ha completado la tarea. Esta medición te puede servir para gestionar los tiempos de entrega con tu cliente.

Cycle time, medirías desde que se comienza el trabajo de la tarea hasta que es completada. Esta medición te sirve para tener más visibilidad en los tiempos que tardas con tu equipo de trabajo en completar los procesos.

Aunque la esencia de KANBAN es utilizar un tablero o pizarra físico de pared. Este método no funciona, si el trabajo en equipo de realiza de manera virtual, como es nuestro caso. Por lo que tendríamos que apoyarnos en herramientas KANBAN.

Ejemplos de herramientas para el trabajo en equipo basadas en esta metodología serían:

• KANBAM TOOL
• KANBANFLOW 
• TRELLO 

Mi apuesta, para gestionar proyectos bajo el método KANBAN sería TRELLO. Mi amigo Jorge Jiménez,  en este post te hace un mega tutorial para ser más productivo y optimizar tu tiempo con el uso de esta herramienta. “Tutorial: Trello en Español, el mejor Gestor de Tareas”

KANBAN apoyado con una herramienta como TRELLO es un buen comienzo para organizar el trabajo en equipo con tus colaboradores.

Pero esta metodología necesita de algo más para que el sistema funcione 😉

Deberás definir también unos protocolos de actuación con cada uno de los miembros de tu equipo. Y dentro de esos protocolos, concretar un sistema de comunicación.

Puntos a valorar a la hora de definir tu protocolo de actuación:

• Cómo se va a gestionar la información y documentación que se deriva o necesita para la ejecución de cada tarea.
• Establecer unas pautas para actuar y ser resolutivo ante una urgencia o imprevisto.
• Definir cómo van a ser y quién va a gestionar las comunicaciones con los clientes.
• Cuándo, con qué frecuencia y por qué canal de comunicación, te vas a reunir con tu colaborador.

Aplica los consejos que te doy en el post “Optimizar tu tiempo con el uso de tus canales de comunicación” y utiliza las herramientas de comunicación más efectivas para tu negocio.

Y si ya cuentas con la colaboración de una secretaria virtual, que te ayuda en la organización y planificación de tus tareas, agenda, correo electrónico y atención a los clientes.

Aprovecha su figura para coordinar el trabajo en equipo con otros profesionales freelance 😉

Te diré, que hoy por hoy, una de las principales funciones que han confiado en mí varios profesionales con los que colaboro es precisamente esa, ayudarles a planificar y organizar el trabajo en equipo.

6 TIPS PARA QUE EL TRABAJO EN EQUIPO SEA PRODUCTIVO

1.- Comparte y compromete en tu objetivo. Que cada miembro de tu equipo aporte e influya en el resultado final.

2.- Crea un ambiente de trabajo basado en la confianza. Cómodo e informal. De crecimiento y aprendizaje. Con profesionales dispuestos a asumir riesgos. Involucrados e interesados por tu proyecto.

3.- Potencia la comunicación abierta, libre y honesta. Practica la transparencia. Facilita la expresión de ideas, sentimientos y pensamientos.

4.- Estimula la creatividad. Experimenta con soluciones diferentes. Apuesta por una mejora continua. Y percibe los errores como parte del proceso de aprendizaje.

5.- Fomenta los sentimientos de compromiso y pertenencia. Que tus colaboradores se sientan parte y que sepan que lo que hacen marca la diferencia.

6.- Nunca olvides el liderazgo participativo. Escucha, elimina temores, valora resultados, reconoce logros, aconseja, guía, estimula la creatividad, comparte información y motiva.

6 Tips para que el trabajo en equipo sea productivo Clic para tuitear

Que el resultado de tu trabajo en equipo con tu colaborador freelance sea la consecuencia de tener y reunir las mejores condiciones para realizar el trabajo.

Y que tu cliente lo traduzca en calidad, rapidez y eficacia 😉

“El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo y la inteligencia gana campeonatos” Michel Jordan.

 ¿Te has parado alguna vez a observar cómo hacen su trabajo en equipo las hormigas?

• Son perseverantes, tienen sus objetivos claros, cada una tiene una función definida.
• Colaboran unas con otras para conseguir llegar a la meta del equipo. Y aunque no lo parezca, se comunican de manera muy eficaz.
• Son rápidas ante los imprevistos.
• Aprovechan su tiempo al máximo. Son disciplinadas y saben trabajar en equipo.

¿Se te ocurre algún ejemplo que debamos seguir de trabajo en equipo?

Como siempre te digo, no lo dejes en una reflexión, pásate por los comentarios y cuéntanos tus experiencias del trabajo en equipo. En el colegio, con el deporte, en tu trabajo o dónde sea.

La vida y las relaciones sociales son una invitación constante al trabajo en equipo 😉

Y ya sabes #mejoraTuProductividad y #optimizaTuTiempo

Si has llegado hasta el final y te ha parecido útil lo que has leído, ayúdame a compartirlo por las redes. Gracias por tu #generosidadSocial

Un fuerte abrazo, siempre #conunasonrisa

Yolanda 🙂