¿Se diferencia mucho el trabajo de una secretaria virtual al de la secretaria de un director general?

¿Cómo te imaginas la organización y planificación de la secretaria de ese ejecutivo que se pasa el día de viaje?

¿Es la distancia un impedimento para que el trabajo de una secretaria desarrollado de manera virtual o desde la oficina salga adelante?

Planificación, Organización y Comunicación. Los pilares básicos sobre los que se sustenta el trabajo de cualquier secretaria lo haga desde la oficina o de manera virtual.

Secretaria

Partimos con el primer contenido del 2.016 en Hablan los Invitados acompañados de una amiga bloguera muy presente en el mundo virtual a través de los contenidos de su blog.

Y además trabaja en una oficina como asistente personal de un director general.

Un combinación explosiva a la vez que aventurera. Se embarcó en la aventura del mundo 2.0, bajo un avatar. Contagia locura en clave de humor. En menos de un año ha conseguido posicionarse como un referente en el mundo de los blogueros.

Todo empezó ganando un concurso en Facebook. Ella misma te lo cuenta en esta entrevista en Visiblen la Nube.

En entorno virtual te da la oportunidad de conocer a personas que están ahí en el mundo real. Un día porque conectas, decides tomar un café y desvirtualizar.

Puede ocurrir varias cosas, llevarte una decepción o llegar a conectar aún más y tener la sensación de conocer a esa persona de toda la vida.

Hace unos días ella y yo, junto con otros dos de nuestros amigos Hilaida Terán Raúl Miruri hicimos una pequeña quedada en Madrid para compartir risas, anécdotas e intercambiar reflexiones.

Sentadas en la escalinata de la Biblioteca Nacional mientras esperábamos a Hilaida y Raúl, charlábamos de manera sencilla y muy cercana sobre nuestro comienzo del año.

Y la sensación se repitió una vez más. Cuanta cercanía, el reloj se para y es como si nos conociéramos de toda la vida 😉

Y así es ella realmente. Y no lo digo por el color de su pelo o de sus ojos. Como la han definido en alguna entrevista.

«La rubia que atrapa con sus anécdotas de secretaria«

Érika Martín, da el pistoletazo de salida con el primer post en «Hablan los invitados» de este 2.016.

Y ha venido a compartir sus conocimientos y experiencia en organización, planificación y productividad desde su figura en la oficina como secretaria.

Te darás cuenta que no es muy diferente la organización y planificación de Érika en su día a día en su oficina, a la mía como Secretaria Virtual.

Y que la distancia no es un impedimento para tener sincronizado tu trabajo con el de tu jefe, cliente o profesional al que prestas tus servicios como secretaria.

Así que sin más dilación, te dejo con ella. Y las claves que nos da para sacar adelante el trabajo como secretaria  a pesar de la distancia.


 

Cómo sacar adelante tu trabajo como secretaria a pesar de la distancia.

Hola, soy Erika y, al igual que Yolanda, soy secretaria. Ella trabaja desde casa y yo en una multinacional con más de 10 mil empleados repartidos a lo largo y ancho del Planeta.

Secretaria

Yolanda me ha invitado a compartir contigo mis experiencias como secretaria trabajando para un jefe que, durante unos años, estuvo a miles de kilómetros de la oficina y de mi puesto de trabajo.

Es decir, algo parecido a los servicios virtuales que ella presta a sus clientes 😉

Ya ves, no es necesario tener a tu secretaria sentada en la mesa de al lado para gestionar tus asuntos.

En este post te contaré cómo nos planificábamos el trabajo mi jefe y yo en aquella época. Verás que al final lo que más importa es la organización, la planificación y la comunicación.

Leyendo en el blog de La Secretaria Externa cómo se organiza y planifica una secretaria. Clic para tuitear

En una multinacional puede ocurrir tu estés en Madrid o cualquier otra ciudad española, tu jefe en Nueva York y tus compañeros de trabajo en Amsterdam.

Según el país en el que esté cada uno, habrá también diferencias horarias.

Aun así, la distancia o la hora de cada uno no son impedimento para que el trabajo salga adelante.

¿Cómo se consigue?

  • Organizando las tareas: cada miembro del equipo se encarga de unas funciones o tareas y los demás las conocen. Es decir, definir las funciones de cada uno es vital.
  • Con una comunicación fluida: las herramientas tecnológicas facilitan mucho la comunicación entre unos y otros. El teléfono, el correo electrónico, las videoconferencias …
  • Planificando a conciencia las reuniones virtuales: agendas con los temas a tratar, definición de objetivos y seguimiento de asuntos pendientes. No se puede quedar nada en el tintero 😉

Como te conté antes, hubo una época en la que mi jefe no pisaba la oficina. Le nombraron Director Regional EMEA, es decir, el director de los Países Mediterráneos, Oriente Medio y África.

Secretaria

Tantos viajes y tantas reuniones, hacían que no estuviera disponible durante muchas horas. Por eso, mi principal misión como secretaria, era optimizar su tiempo para que él pudiera dedicarse a pensar en las estrategias comerciales y olvidarse de los temas cotidianos.

Agenda

Su agenda me pertenecía jejeje. Vuelos, traslados, negociaciones, comidas, eventos … ¿con quién se reunía, para qué, dónde?. Todo lo decidía yo teniendo en cuenta el coste de aquellos viajes y los potenciales beneficios que obtendríamos si se llegaba a un acuerdo comercial. Si es ir pa’ná, no se va.

Atención al cliente

Su teléfono estaba directamente desviado al mío. Imagínate, un vuelo a Sudáfrica dura unas 10 horas. Ningún cliente o socio podía quedar desatendido porque él estuviera volando por encima del desierto del Sahara.

Hablar bien inglés era importante y más aún dominar el protocolo empresarial internacional para evitar malos entendidos y confusiones.

Correo electrónico

En su inbox entraban correos que debían ser gestionados y no podían esperar a que él los respondiera por la noche al llegar al hotel o en un rato de espera en el aeropuerto.

Por eso delegó esta tarea en mi 😉

Teníamos un sistema:

Entraba en su inbox y hacía un escaneo rápido por remitente y asunto:

  • Los de publicidad iban directamente a la papelera.
  • Algunos correos los contestaba yo en su nombre.
  • Otros los respondía con sus propias claves y así parecía que había escrito él el mensaje. Hay gente muy clasista que se molesta cuando recibe una respuesta de la secretaria y no del jefe supremo. Por no hablar de aquellos países donde la mujer aún sigue siendo un cero a la izquierda.

Los correos realmente importantes o delicados se los marcaba con una banderita para que él solo se centrara en ellos y no perdiera el tiempo en los demás.

Planificación de tareas

¿Cómo nos organizábamos?

Todos los días despachábamos por teléfono hacia las 10.00 am, salvo que él tuviera alguna reunión de negocio o estuviera metido en algún avión.

En estas conversaciones, hacíamos un repaso de todos los temas abiertos o pendientes que teníamos entre manos.

Además, a lo largo del día, me iba enviando por email temas o asuntos que le iban surgiendo según pasaban las horas.

Para poder hacer seguimiento de todos los temas y tareas, creé una tabla Excel. La tenía guardada en una unidad de archivo común 😉

Esto nos ayudaba mucho a la hora de establecer prioridades, a no perder el enfoque y también a no dejar temas pendientes por olvido o despiste.

Esta tabla era algo parecido a lo siguiente:

Tabla trabajo secretaria

La tabla no es en absoluto sofisticada, jajaja. Sin embargo, es muy visual pues se ve rápidamente en qué punto de gestión se encuentra cada tarea y es más fácil hacer seguimiento.

Muchas veces la sencillez y la simplicidad son mucho más efectivas 😉

Si esa tabla hubiera llena de datos, comentarios, fórmulas, tablas dinámicas, etc nos abríamos perdido debido al exceso de información.

Preparación de documentación.

Yolanda persigue a sus clientes para recopilar documentos y datos para pagos o emisión de facturas. Los plazos son los plazos.

Lo mismo me ocurría a mi. “Perseguía” por teléfono o por email a otros miembros del equipo para que me pasaran datos de su zona y así poder consolidar toda la información y preparar las presentaciones para las reuniones de mi jefe con clientes y potenciales clientes.

erika-martin-working-2

Esto tenía su punto de complejidad. No, no era por el idioma ni por el protocolo. Era por los distintos  horarios. Pej en Israel, Arabia Saudí o Marruecos no llevan la misma hora que nosotros.

Incluso el fin de semana es diferente al nuestro. En Israel es el viernes y el sábado, y se trabaja el domingo.

Cada país tiene sus festividades, claro. Navidad, Hanukkah, Ramadán … podía ser muy complicado encontrar un día y una hora en la que coincidiéramos todo el equipo para tener una phonecall.

A principios de cada año, me enviaban todos el calendario laboral de su país. Lo consolidaba en un Excel (me encanta ese programa jeje) y enviaba copia a todos. Así era mucho más fácil localizarnos los unos a los otros.

La distancia no es un impedimento para que salga adelante tu trabajo como secretaria Clic para tuitear

Conclusión

Como resumen del post te diré que lo más importante para que tu trabajo o negocio salga adelante y avance, es que debes planificarte y organizarte.

Créate un sistema de establecimiento de tareas prioritarias o urgentes.

De igual modo, sigue una rutina e intenta no saltártela de forma recurrente.

Solo así lograrás optimizar tu tiempo, evitar despistes y centrarte en los temas que son realmente importantes 😉

Ya verás como tu productividad será mucho mayor y tu nivel de estrés menor.

Yolanda, muchas gracias por dejarme compartir contigo y tus lectores mis experiencias en el trabajo. Espero que os resulten útiles mis trucos para planificar tareas y aprovechar mejor el tiempo.

Un abrazo a todos.

Erika Martín 🙂

Gracias Erika por pasarte por el blog y compartir tus consejos y experiencias en organización y planificación. Dos hábitos fundamentales en productividad.

Si te has quedado con ganas de más y quieres saber curiosidades cómo ¿Por qué las secretarias nunca pasan las llamadas comerciales? , ¿Quién gestiona el correo electrónico del CEO?, un Caso práctico de cómo hundir tu negocio pásate por el blog de Erika y prepárate porque «Anécdotas de secretarias» no te va a dejar indiferente.

Cómo bien nos ha explicado Erika en este post la gestión de tu agenda, la atención al cliente y el correo electrónico son tareas clave para ayudarte a optimizar tu tiempo.

¿Por qué no empezar a delegarlas en una secretaria virtual?

Estos son algunos de los contenidos del blog que te pueden ayudar a tomar tu decisión y empezar a delegar en una secretaria virtual.

«La Planificación a largo plazo no es pensar en decisiones futuras, sino en el futuro de las decisiones presentes» Peter Drucker.

Y como siempre te digo, estás invitado a pasarte por los comentarios. Erika y yo te esperamos #conunasonrisa

Te veo durante la semana por las redes compartiendo con #generosidadSocial.

#mejoraTuProductividad y #optimizaTuTiempo

Un fuerte abrazo!

Yolanda 🙂